För att få extra hjälp i en rekryteringsprocess, och göra den lite smidigare, så kan du använda dig av olika automatiseringar. Det kan vara allt från att få en gradering på kandidaterna baserat på deras svar på valda urvalsfrågor till att automatisk skicka ut meddelande till valda kandidater.

För att kunna nyttja automatiseringar så behöver steget "Ärendeinställningar" finnas med i de processer som ni har uppsatta på ert konto. Du kan läsa mer om processer och hur de funkar här 😊

Är steget "Ärendeinställningar" inkluderat i den processen som du valde när du skapade ärendet så kommer du se det som ett eget steg i ärendeöversikten.

I steget så finns det möjlighet att skapa automatiseringsregler för ärendet och, om ni använder det, så kommer det även vara här du kan göra inställningar för digital referenstagning via Refapp!

Automatiseringar

En automatisering innebär kortfattat att när A händer (t.ex. en ansökan inkommer) så leder det per automatik till B (t.ex. att ansökan graderas). Det finns många olika möjligheter med automatiseringar och beroende på vilka funktioner ni har på ert konto så kan ni ha olika alternativ i skapandet av automatiseringsregler.

Vi kommer gå igenom hur du skapar en automatiseringsregel och använda oss av ett vanligt exempel, vilket är en automatisering baserad på de svar som kandidaten gett på urvalsfrågor som vi valt att ha med i vårt ansökningsformulär 😊

Skapa ny regel

Du börjar med att trycka på "Skapa ny regel" inne på steget "Ärendeinställningar" i ditt ärende.
Det första du sedan gör är att välja en “trigger”, alltså vilken sorts händelse automatiseringen ska reagera på. Här kan alternativen vara lite olika beroende på vilka funktioner ni har på ert konto:
1. Ny ansökan mottagen - Automartiseringen kommer appliceras för alla nya ansökningar i ärendet.
2. Nytt externt testresultat mottaget - Automatiseringen kommer appliceras när ett nytt testresultat inkommer. Detta förutsätter att ni använder en testleverantör som har en integrering med systemet.
3. Nya svar på urvalsfrågor mottagna - Automatiseringen kommer appliceras baserat på svar från urvalsfrågor. Mer info om detta i exemplet nedan!
4. Nya svar på kompletteringsfrågor mottagna - Automatisering kommer appliceras baserat på svar från kompletteringsfrågor.
När du valt en trigger så får du sedan välja vad som faktiskt ska hända när automatiseringsregeln triggas. Det gör du under rullistan "Åtgärder".
1. Vissa triggers är också kopplade till enkäter, så som kompletteringsenkät och urvalsfrågor. Är en sån trigger vald kommer även en separat rullista fram där du får välja vilken enkät som regeln ska gälla för.
Du kan skapa flera händelser för en och samma trigger, t.ex. om du vill att en kandidat som svarat på ett visst sätt på urvalsfrågor både ska bli graderad och få ett mailutskick. För att lägga till fler händelser för samma trigger så trycker du helt enkelt på "Lägg till fler" innan du sparar.
Det går även att skapa flera separata regler!

Exempel

För att lite bättre illustrera hur en automatiseringsregel kan se ut och vad den innebär i praktiken så kommer vi gå igenom ett vanlig exempel. I det här exemplet så har vi valt att inkludera en enkät med urvalsfrågor i vår rekrytering och det är baserat på vad kandidaten svarar på de frågorna som vi vill skapa en automatisering.

Trigger

Vi väljer då att skapa en regel och att vår trigger ska vara "Nya svar på urvalsfrågor mottagna". Det innebär att regeln kommer gälla för alla kandidater som svara på ett visst sätt på våra frågor.
I det här fallet så har vi redan skapat annonsen innan vi skapar regeln, och där har vi lagt till en enkät som heter "Intresseanmälan", vilket innebär att den är förvald när vi skapar regeln.
Då får vi upp alla frågor i enkäten som går att skapa en automatisering från, då det inte går att skapa en automatisering baserat på fritextsvar så har alla frågor där kandidaten själv ska skriva in ett svar exkluderats.
Nästa steg är att välja vilka svarsalternativ som ska trigga regeln. Här är det viktigt att fundera på vad du vill få ut av automatiseringen. I detta fallet vill vi automatiskt gradera de kandidater som är av största intresse för oss, vilket vi då kommit fram till är de som har erfarenhet av att vara chef och antingen har ett körkort eller just nu håller på att ta ett körkort. Det vi gör då är att bocka i de svarsalternativ som vi vill lyfta fram.
Då ser det nu ut så här:

Notera att då det i det här exemplet inte spelar någon roll om kandidaten i fråga har ett körkort eller håller på att ta ett körkort, så vi har markerat både alternativet "Ja" och "Utbildning pågår". För automatiseringsreglen innebär det att regeln appliceras om kandidaten väljer ett av dessa svar, alltså antingen "Ja" eller "Utbildning pågår".

Åtgärd

I nästa steg väljer vi vad som ska hända när regeln appliceras! 😊

I rullistan "Gör följande om..." har vi två alternativ att välja på två:
1. "Alla villkor är uppfyllda" - innebär att regeln är applicerbar när de val vi precis gjorde ovan är uppfyllda.
2. "Villkoret ovan inte är uppfyllt" - innebär tvärtom, reglen appliceras om de valen vi precis gjorde ovan inte är uppfyllda. Detta alternativ är användbart t.ex. när du kanske har en längre enkät med fler frågor men bara två eller tre svarsalternativ totalt som du vill utgå från i regeln. Istället för att markera alla andra svarsalternativ så kan du då bara markera de två-tre stycken och ställa in regeln till att appliceras när dessa inte uppfylls.
Sedan väljer vi åtgärden. I vårt exempel så vill vi gradera kandidaterna och därför väljer vi "Gradering" (vilka alternativ du ser i listan av åtgärder styrs av vad ni har för funktioner på ert konto, vilka statusar/händelser ni har skapade, etc).
I och med att vi valt att kandidaten ska graderas så behöver vi också ange vilken gradering vi vill ska tilldelas. I exemplet så har vi valt de svarsalternativ som är mest intressanta för oss, så om kandidaten väljer de svaren och uppfyller regeln så vill vi att de ska markeras som "Mycket intressant".

Den kompletta och färdiga regeln ser då ut så här 🤩:

Reglen kan då sparas som den är eller, om vi vill, så kan vi lägga till fler åtgärder.

Kontakta kandidat

Med hjälp av automatiseringar kan du även kontakta era kandidater! Att kontakta kandidater via en automatisering fungerar på samma sätt som i exemplet ovan, alltså att du behöver ange en trigger och specificera vilka krav som måste vara uppfylld/ inte vara uppfyllda för att kontakten ska ske.

Precis som när du hanterar kandidater i övrigt så finns det olika typer av kontakt, och detsamma gäller även för automatiseringsregler! Som vi nämnde innan så kommer alternativen i listan av åtgärder spegla de händelser och statusar som ni har på ert konto, men de olika "typerna" av kontakt du kan använda här är:

En allmän kontakt
Avslag

En allmän kontakt är kopplad till e-postmallar som är av typen "Allmän" och avslag är kopplade till e-postmallar som är av typen "Avslag". Du kan läsa mer om kontaktmallar här!

Exempel 2

I vårt nya exempel så har vi en händelse på vårt konto som heter "Kontaka kandidat" och innebär en allmän kontakt. När vi då valt detta i listan på åtgärder så kommer vi få upp en rullista med e-postmallar vi kan använda, och dessa e-postmallar kommer då vara alla de som är av typen "Allmän". I vårt exempel heter vår e-postmall också "Kontakta kandidat"

När vi valt en e-postmall så får vi möjlighet att:

Förhandsgranska utskicket
Redigera utskicket
Fördröja utskicket.

Att redigera utskicket fungerar på samma sätt som det gör när vi skickar ett meddelande till en kandidat i övrigt, vilket innebär att vi har tillgång till parametrar för att hämta info automatiskt från systemet, så som kandidaternas namn, vår logotyp, etc.

För att fördröja ett utskick så bockar vi i rutan "Fördröj utskick" och får då välja hur länge vi vill fördröja det. Antingen 2 dagar, 5 dagar, eller så kan vi sätta ett specifikt datum.

I bilden ovan kan vi se att vi valt att fördröja utskicket i 5 dagar, vilket innebär att kandidaten får mailet 5 dagar från när regeln triggades.

Skulle vi istället valt ett specifikt datum så kommer mailet att gå ut på det datumet, oavsett när regeln triggades.

Testa!

Det finns massor med olika möjligheter med automatiseringar och vår rekommendation är att du testar dig fram! Har du möjlighet att skapa ett eget test-ärende så kan du utan oro testa olika automatiseringar där utan att behöva oroa dig för att riktiga kandidater påverkas. Ett bra tips är att även dela test-ärendet med dina kollegor så att fler kan testa och få en bättre insikt i hur ni kan bli hjälpta av automatiseringar 😍

Refapp-automatisering

Om ni använder er av digital referenstagning via Refapp så är det även i steget "Ärendeinställningar" som du har tillgång till vissa inställningar för det!

Majoriteten av inställningarna för Refapp bör redan vara gjorda på ert Refapp-konto, men det finns ett par val som du kan göra här.

Val som du kan göra är t.ex. vilken enkät som ska skickas ut, hur ni ska be kandidaterna om referenser, hur många referenser ni vill begära in samt hur de faktiska referensutskicken ska ske.

Insamling/utskick via:

Manuellt tillägg av referenser i Refapp
SMS
Mail
Mail och SMS

Begärda referenser: 1-5.

Refapp och KBR

Har ni avtal för både Refapp och KBR (kompetensbaserad rekrytering) så kommer de kompetenser du väljer i er kravprofil vara synkade! Då kan det se ut så här i steget "Ärendeinställningar"