Under fliken kandidatkontakt så hittar ni inställningar och textmallar som ni kan använda i er kontakt med kandidater.
Tvåvägskommunikation (e-post)
Som första steg under "Kandidatkontakt" har ni möjlighet att välja huruvida ni vill att era kandidater ska ha möjlighet att svara på de e-postmeddelanden som ni skickar ut. Denna möjlighet ges både till kandidater som söker med eller utan konto.
Kandidater som söker med konto har även möjlighet att skicka nya meddelanden till er såvida de har en ansökan i en aktiv rekrytering hos er.
Om ni väljer att ha tvåvägskommunikation tillgängligt för kandidaterna kommer de meddelandena ni skickar ut att inkludera en svarslänk. Denna länk leder antingen till en inloggningssida (med konto) eller direkt till en sida där kandidaten kan svara (utan konto). Länken kan användas när som helst i upp till 30 dagar (såvida rekryteringen fortfarande är aktiv). Om rekryteringen avbryts inaktiveras länken.
Det är enbart via en händelse som är kopplad till systemfunktionen "Kontakta sökande" som tvåvägskommunikationen kan användas, inte via t.ex. inbjudan till intervju eller begäran om komplettering.
Konversationen med kandidaten syns sedan under fliken "Kontakt" i deras ansökan, och det är även där som ni kan fortsätta svara kandidaten!
Passerad ansökningsperiod
Här har ni möjlighet att välja huruvida ett automatisk e-postmeddelande ska gå ut till era kandidater när ansökningsperioden har passerat.
Kommunikationsmallar
Härnäst kommer vi till era kommunikationsmallar. Detta är alltså mallar ni kan skapa för olika typer av utskick till era kandidater så att ni kan standardisera kommunikationen och slippa skriva meddelanden för hand. (Ni kan alltid lägga till och ta bort information i utskicken när ni skickar dem, om ni önskar).
Det första steget är "Mallar för att kontakta sökande". Det är här ni väljer om ni vill se en befintlig mall eller om ni vill skapa en ny. Den kommer alltid stå på "Skapa ny" när ni går in på denna fliken.
Alla mallar som ni hittar här har gemensamt att de innebär kontakt med kandidat - det finns alltså inte mallar för t.ex. notifieringar för rekryterare.
Skapa ny mall
För att skapa en ny mall så låter ni "Mallar för kontakta sökande" stå kvar på "Skapa ny".
Ni väljer om mallen får användas av organisationer som ligger under den ni är inne och redigerar.
Ni väljer malltyp, alltså vilken typ av mall det är ni vill skapa. Detta kommer styra vilka parametrar som kommer vara tillgängliga för er.
Vissa mallar kan bara finnas en gång, t.ex. kalenderhändelser för intervjuer, och dessa kommer redan finnas på ert konto. Därav kommer dessa inte finnas som alternativ när ni skapar en ny mall.
Nästa steg är att välja ifall mallen ska avse epost eller SMS. Detta val kommer bara att vara tillgänglig om du som användare har rättigheten "Rekrytering - SMS".
Sedan ska ni välja en titel, var noga med att vara så tydlig som möjligt i titeln om vad mallen avser och om den gäller för epost eller SMS. Denna titel kommer inte synas för kandidaterna.
Sedan kommer ni till de tillgängliga parametrarna, ämnesraden och själva meddelandet.
I rutan för meddelandet så skriver ni det meddelande som ni vill ska gå ut till kandidaterna.
Här kan ni använda er av olika typer av formatering. T.ex. fetstil, kursiv, göra punktlistor o.s.v. OBS! Notera att man generellt inte kan använda sig av HTML-kod när man administrerar kommunikationsmallarna. Textredigeraren för kommunikationsmallarna kan endast hantera text och kan endast formateras med hjälp av formateringsknapparna i textrutan (inte via HTML).
I både meddelandet och ämnesraden så kan ni använda er av de tillgängliga parametrarna för att hämta information från systemet, så som referensnummer, logotyp, namn på kandidat, namn på rekryterare, etc.
De olika malltyperna styr vilka parametrar som kommer vara tillgängliga
Ni kan se alla parametrar tillgängliga för alla malltyper i artikeln "Översikt av parametrar i kontaktmallar".
Redigera befintlig mall
För att redigera en befintlig mall så väljer ni den i rullistan.
När ni öppnar en redan befintlig mall kommer resterande fält att vara ifyllda redan - i.o.m. att de är obligatoriska för att kunna spara.
Ni kan redigera samtliga fält, förutom om mallen för användas av underorganisationer samt malltypen.
För att ta bort en mall så trycker ni på soptunna-symbolen till höger om "Mallar för kontakta sökande".
I slutet hittar ni "Spara mallinställningar" - kom ihåg att spara varje gång ni skapar en ny mall alternativt redigerar en!