Refapp är ett verktyg som underlättar referenstagningsprocessen. Med Refapp kan ni:
Boka tid med de referenser ni vill kontakta.
Skicka ut frågor som enkelt kan besvaras via mobil, mejl eller dator.
Alternativt boka en tid för att ringa upp era referenser direkt.
Om man använder ett importerat kompetensramverk i Visma Recruit kommer de personliga kompetenser man valt i ett KBR-ärende automatiskt att föras över till Refapp-projektet.
För att den automatiska överföringen av valda personliga kompetenser från kravprofilen ska fungera krävs det att den process som används i ärendet inkluderar:
Kompetensbaserad rekrytering
Ärendeinställningar
Detta sparar tid och eliminerar behovet av att konstant jaga referenser, eftersom de kan svara i sin egen takt.
Refapp erbjuder dessutom tydliga och strukturerade referensrapporter, som har fått mycket positiv feedback från deras kunder.
Modul & inställningar
När Refapp-modulen läggs till på ert konto aktiveras en ny kolumn när ni redigerar händelser i organisationsträdet: Admin → Organisation → Händelser och Automatiseringar.
Ny rättighet
En ny rättighet kommer finnas tillgänglig för er: ”Refapp - Digital Referenstagning”.
Användare behöver denna rättighet för att:
Kunna applicera Refapp-händelsen på en kandidat
Visa den nya Refapp-kolumnen i ansökningslistan
Ärendeinställningar
Den här sektionen är endast relevant för er som:
Använder Basic 2.0 eller KBR, och
Har aktiverat "Ärendeinställningar" i er process.
Använder ni inte Basic 2.0 eller KBR idag?
Kontakta er Customer Success Manager (CSM) för mer information!
Under Ärendeinställningar kan ni fördefiniera inställningarna för Refapp-projektet:
Ange vilken frågeenkät som ska användas
Definiera på vilket sätt kandidater och referenser ska kontaktas
Bestäm hur många referenser som ska begäras in
Etc.
När ni har gjort dessa inställningar, klicka på Spara och använd Refapp-händelsen enligt instruktionerna nedan.
OBS: Vilka enkäter som visas här beror på era inställningar på ert Refapp-konto. Om någonting saknas behöver ni kontakta Refapp.
Använda Refapp-händelsen
Skicka kandidaten till Refapp
När ni använder er Refapp-händelse skapas en spegling av ert rekryteringsärende i Refapp och kandidaten skickas automatiskt till Refapp-projektet. Refapp-händelsen applicerar ni på kandidaten genom "Hantera kandidater"-rullistan längst ner på sidan, alternativt under era egna händelserubriker. Ni kan öppna kandidatens profil i Refapp när ni applicerat händelsen genom att klicka på ”Profil i Refapp” i kandidatarket.Överföring av information
All nödvändig information skickas till Refapp, såsom:Namnet på ansvarig rekryterare
Namnet på kandidaten
Rekryteringstitel
Ny kolumn i ansökningslistan
En ny kolumn med namnet ”Refapp” läggs till i ansökningslistan. Den visar status för referenstagningen, exempelvis 1/3 (en av tre referenser har svarat).Ny sektion i kandidatkortet
I kandidatkortet kommer en ny sektion med information från Refapp att synas. Denna sektion placeras under personuppgifterna (såsom födelsedatum och kön).
Notera: Det finns ingen begränsning för hur många gånger ni kan använda händelsen.
Refapp-portalen
När Refapp-händelsen i Visma Recruit har applicerats på den första kandidaten kommer projektet i Refapp att skapas upp. All nödvändig information från Refapp-portalen kommer att visas i Visma Recruit på kandidatens ansökan. Man behöver därför nödvändigtvis inte arbeta utifrån själva Refapp-portalen. Med hjälp av Refapp-automatisering i Visma Recruit kan man fördefiniera inställningarna för Refapp-projektet. I Refapp-kolumnen i ansökningslistan ser man dels hur många referenter som besvarat frågeformuläret och om man klickar sig in på kandidatens ansökan kommer man åt referensprotokollet när alla referenter har svarat frågorna.
Fördelar med Refapp
Med Refapp får ni bättre struktur i er referenstagning, sparar tid och kan presentera professionella referensrapporter. Detta gör processen både effektiv och uppskattad av alla inblandade.