En process är det som bestämmer hur era ärenden ska vara formade, vilka steg som ska finnas med och vilka inställningar som är möjliga. Varje ärende behöver en process,
Du hittar era processer under rubriken Admin - Rekrytering och - Processer. Här har du möjlighet att skapa nya processer och inaktivera de som ni inte längre vill använda.
I listan visas endast aktiva processer. De inaktiva processerna går att komma åt genom att markera checkrutan "Visa inaktiva processer", placerad uppe till vänster om processlistan.
Du kan inaktivera och återaktivera processer, men inte ta bort dem helt.
För att inaktivera en process så trycker du på soptunnan längst ut till höger.
Vill du återaktivera en inaktiv process klickar du på pilikonen vid den inaktiva processen.
Observera!
Du kan inte ändra i en process som någon gång använts i ett ärende, denna är då låst.
Att inaktivera en process påverkar inte eventuella aktiva ärenden som använder processen i fråga, men ni kommer inte kunna välja processen i nya ärenden.
Att skapa en ny process
Klicka på "Skapa process".
Processdetaljer
Börja med att ge processen ett namn som anger vad den avser.
Det är inte obligatorisk men vi rekommenderar att du lägger in en beskrivning av när processen ska användas och vad den innebär.
Välj sedan vilken del av organisationen denna processen ska vara kopplad till.
Processinställningar
Beroende på vilka tilläggsmoduler ni har aktiverade kan era val här variera.
Valet att inkludera kompetensbaserad rekrytering (KBR) dyker upp när du senare väljer en organisation som har detta aktiverat. Detta inkluderar steget för kravprofil i ärendet.
Valet för att inkludera arbetsgrupper, tillåta användning av reservationer och tillåta lottning av kandidater till arbetsgrupper är val knutna till volymrekrytering
"Inkludera steget "Ärendeinställningar"" gör att du kommer åt inställningar för automatiseringar i ärendet. Det är även i detta steg som inställningar för t.ex. Refapp finns, om detta är något som ni använder.
Använd turordning för godkännandepunkter avgör om godkännandepunkterna måste godkännas i tur och ordning eller om de kan godkännas när som helst i ärendet. (Mer om godkännandepunkter längre ner).
Du kan välja att begränsa tillgången till processen. Då behövs en specifik rättighet hos användaren för att kunna använda den i ett ärende.
Notifieringar
Det finns möjlighet att lägga in lite olika notiser direkt i processen om ni vill! Det är så möjligt för er att ställa in notiser gällande ansökningsperioden och avslutandet av ärendet 😊
Inställningarna du gör här kommer påverka vilka notifieringsalternativ som är tillgängliga för medlemmar i en rekryteringsgrupp! De här inställningarna innebär alltså inte per automatik att en notis skickas ut, utan att du har möjlighet att välja i enskilda ärenden om och vilka medlemmar som ska få en sån här notis.
Ansökningsperioden
Det innebär att en notis skickas x antal dagar innan ansökningstiden går ut
När du skapar ett ärende, under första steget "Ärendedetaljer", när den här processen väljs så kommer valet "Ansökningstiden passerar snart" vara tillgängligt
Avsluta rekryteringsärende
Det innebär att en notis skickas x antal dagar efter att ansökningstiden gått ut, för att påminna användaren om att avsluta rekryteringen.
Den här notisen kommer att upprepas tills ärendet avslutas, så det är obligatoriskt att ange efter hur många dagar påminnelsen ska skickas ut. I exemplet ovan är det inställt att påminnelsen upprepas efter 7 dagar, vilket då innebär att var sjunde dag kommer användaren få en påminnelse ⌚👀
Det här gör att valet "Det är dags att avsluta rekryteringen" finns tillgängligt.
Noter att när inställningen för att skicka notis om att avsluta ärendet är aktiverat i processen så måste minst en deltagare i rekryteringsgruppen/ den ansvariga rekryteraren ha den notisen vald i ärendet!
Godkännandepunkter
Dessa används som incheckningar/informationspunkter för rekryterarna. Godkännandepunkter måste godkännas för att man ska komma vidare i ärendet.
För att lägga till en godkännandepunkt trycker du på "Lägg till godkännandepunkt. Då kommer följande ruta upp:
Skriv in namnet (Detta syns i ärende översikten i ärendet)
Skriv in en beskrivning, det som rekryteraren ska kolla/ säkerställa/ göra
Du har möjlighet att lägga in en checklista som du skapat (tänk på att denna då alltid kommer finnas i denna godkännandepunkten i de ärenden som använder denna processen. När den väl är skapad så kommer den inte gå att välja bort).
Vill du att det ska skickas påminnelser om att godkänna punkten så kan du även lägga in det här.
Till sist så anger du om och vem som ska kunna godkänna punkten.
Antingen användare med en specifik rättighet som du väljer i rullistan
Den som står som ansvarig rekryterare i ärendet
Hela rekryteringsgruppen (som man kan lägga till när man skapar ärendet).
Eller om det är en specifik person som kan godkänna, då lägger du in dennes mailadress.
Notera att om inget val görs så kan alla som har tillgång till ärendet godkänna punkten.
När du sparat godkännandepunkten så lägger den sig per automatik under steget "Ärende", vill du att punkten ska ligga senare i ärendet så flyttar du bara punkten genom drag and drop.
Sen är processen redo att användas, så snart du sparat!