När du har valt vilka kandidater som du vill gå vidare med i rekryteringen så kan det vara läge att boka in dem på en intervju! 🕒

För att skapa en intervjutid i ett ärende går du in på knappen som heter "intervjuplanering". Denna knapp ser du i steget "Ansökningar" efter att den första ansökan har skickats in!

Det du kommer se först är en sektion som heter "information för kalenderinbjudan". Kontaktuppgifterna som du anger där är den information som parametrarna i kontaktmallen hämtar när information om intervjun skickas ut till kandidaten. Vi pratar mer om det senare i sektionen "Kalenderinbjudan/ bekräftelse på bokning" 😄

Den besöksadress som anges här kommer också vara den som per automatik inkluderas i nyskapade intervjutider, men den går även att ändra per intervjutid om du skulle önska.

Om det finns förinställda intervjuadresser angivna på organisationsinställningarna så kommer de hämtas in per automatik. Finns det fler än en så kan du välja vilken du vill använda i rullistan, och vill du lägga till en helt ny så bockar du bara i "Lägg till en annan adress" så får du skriva in en egen adress. Den kommer inte sparas på organisationen utan kommer bara finnas tillgänglig i det här ärendet.

Lite längre ner på sidan så ser du listan på skapade intervjutider och en överblick på deltagarna, datum och tid.

Finns det inga intervjutider så är listan tom, den kommer även vara tom om det inte finns någon aktuell intervjutid skapad. För att se intervjutider som redan har passerat så klickar du på knappen "Visa intervjutider som har passerat".

För att skapa en ny tid så klickar du helt enkelt på "Skapa ny intervjutid"!

Kontaktinformationen fylls i per automatik utifrån det du angivit i den tidigare sektionen "Information för kalenderinbjudan".

Om det finns flera användare tillagda i rekryteringsgruppen så kommer du även ha möjlighet att välja fler deltagare på intervjun! Det finns ingen begränsning för hur många rekryterare du kan markera, men åtminstone en behöver väljas. Annars är det svårt att genomföra intervjun 😉

Härnäst anger du också vilket datum intervjun ska ske på, mellan vilka tider och hur många kandidater som kan boka in sig på just det här tillfället.

Om ni använder er av modulen för intervjutidsklassificeringar så måste en klassificering också väljas vid upplägg av varje intervjutillfälle!

Kontaktinformationen hämtas, som vi pratade om ovan, från det du skrivit in i "Information för kalenderinbjudan". Men precis som där så kan du även här välja att ange andra kontaktuppgifter, en annan adress eller att ange en helt ny adress! Notera då att om du ändrar någon av uppgifterna så kommer ändringen bara att gälla för specifikt den här intervjutiden!

När du sparat intervjutiden kan du också skriva in anteckningar för den. Exempelvis noteringar gällande vem som är ansvarig för/ska hålla intervjun om det finns flera deltagare. Det gör du genom att trycka på anteckningssymbolen i listan på skapade tider.

När en kandidat har bokat in sig på en intervju så visas namnet på kandidaten i kolumnen för bokningsstatus, och är det fler än en deltagare så kommer det alla deltagarna synas i en lista.

Du kommer inte från denna vy kunna ta bort eller avboka en tid som redan är bokad, utan det görs genom att lägga på en händelse för att avboka en intervju på kandidaten/kandidaterna i fråga 😊

En intervjutid som en kandidat är inbokad på kan inte heller redigeras, utan det är bara obokade tider som kan redigeras!

När du registrerar en intervjutid så har du möjlighet att ange hur många kandidater som ska kunna boka in sig på ett och samma intervjutillfälle. Per automatik kommer antalet deltagare stå som "1", men du kan registrera att ni vill att upp till och med "100" kandidater ska kunna boka in sig på samma tillfälle!

I listan över intervjutider visar kolumnen ”Status” antalet kandidater som bokat in sig per vald tid, exempelvis 1 av 3 bokade. Öppnar du upp denna kolumn så kan du se namnet på alla kandidaterna som bokat in sig på just det tillfället.

Då har vi intervjutiderna skapade, nu är det dags att skicka ut inbjudningarna! 😍

Det gör du genom att lägga på en händelse på kandidaten, vill du ha en mer ingående genomgång av vad händelser är och hur de fungerar kan du läsa mer om det här!

Men i korta drag är händelser helt enkelt en handling som du gör via systemet, som i sin tur leder till olika saker. En händelse för att bjuda in en kandidat på intervju kommer leda till att ett mail går ut till kandidaten/ kandidaterna.

Händelser är något som många väljer att anpassa själva, så vad händelsen heter varierar ofta. Om ni inte anpassat händelserna själva, utan de är uppsatta av oss, så heter de händelser som relaterar till intervjuer följande:

Ganska tydligt, va? Även om ni anpassat era händelser själva så bör det framgå på namnet vad de innebär 😊

När du lägger på händelsen på kandidaten/kandidaterna så kommer en ruta att dyka upp där du ser vilka tider som finns skapade, och därmed bokningsbara, samt hur meddelandet ser ut som kandidaten kommer få.

Du ser säkert även att det finns en knapp för att lägga till nya tider 👀

Skulle det vara så att en tid glömts att läggas till, eller du kanske vill ta bort eller redigera en tid som är skapad, så kan du lätt göra det från den här vyn utan att behöva gå tillbaka till intervjuplaneraren!

Vill du skapa en ny tid så har du precis samma val som när du gör det i intervjuplaneraren, men det är enbart intervjutypen (om ni använder er av det) och antal kandidater som kan redigeras i en redan skapad tid i denna vyn.

När du är nöjd med intervjutiderna så är det dags att kika på själva meddelandet! Det vanligaste är att det finns en färdig kontaktmall som, med hjälp av olika så kallade parametrar, automatiskt hämtar information om kandidatens namn, ärendenummer, namn på tjänsten, etc. Det är parametrarna som tillåter att du kan göra ett massutskick till flera kandidater samtidigt men gör att varje meddelande blir anpassat efter varje kandidat! Det sparar er en massa tid men tummar inte på personligheten i meddelandet 🥰

Har ni enbart en kontaktmall, eller om ni knutit en specifik mall till den här händelsen, så kommer den per automatik finnas i meddelanderutan. Har ni fler än en mall så kommer det finnas en rullista där du väljer vilken mall du vill använda.

Skulle ni mot förmodan inte ha någon mall, eller om du hellre vill skriva ett eget meddelande, eller redigera en befintlig mall, så går det också bra! Eventuella redigeringar påverkar inte mallen i sig, utan bara just det här meddelandet.

Det finns även möjligheten att, istället för ett mail, skicka ett SMS till kandidaterna 📱

Det fungerar på samma sätt som utskick av ett mail, och även i SMS:et behöver du inkludera parametern %INVITELINK%.

Det är “Visma” som kommer att står som avsändare i SMS:et så det är bra om du inkluderar i meddelandet vilken annons det gäller och varifrån du kontaktar dem!

Ser du inte alternativet för att skicka ett SMS så innebär det att ni inte har den möjligheten tillagd på ert konto. Vill du kunna skicka sms till kandidater så ta kontakt med er kundansvarig!

Hur ser de då ut från kandidatens perspektiv? Oavsett om du skickat ett mail eller ett SMS så kommer kandidaten att få en länk som de ska följa. Länken tar dem till en internetsida med en lista på de dagar och tider som du skapat upp och kan där välja vilken de vill boka.

De kommer även kunna välja "Inga tider passar" om de vill ha förslag på fler tider och "Inte intresserad längre" ifall de inte längre är intresserade av att vara med i rekryteringen.

När en kandidat väljer antingen "Inga tider passar" eller "Inte intresserad längre" så kommer den användare som står som ansvarig rekryterare i ärendet att få ett mail med den här informationen.

När en kandidat bokar in sig på en intervjutid eller avbokar en redan bokad intervju så kommer alla valda deltagare på intervjun att få ett mail med den informationen så länge ni har aktiverat automatiska utskick av kalenderinbjudan. Mer om det nedan i sektionen "Kalenderinbjudan/ bekräftelse på bokning"!

Det kan finnas tillfällen när du vill boka en kandidat till en specifik tid utan att kandidaten får välja på en hel lista, t.ex. om du pratat med kandidaten på telefon och ni bestämt en tid muntligt. Det går så klart också!

Istället då för att bjuda in kandidaten så direktbokar du kandidaten på en specifik tid. Det är en egen händelse, och precis som med inbjudan till intervju så kan den ha lite olika namn, och vi har här valt att benämna det som "direktbokning" i den här guiden 😊

När du lägger på händelsen på kandidaten så kommer du få upp en ruta som ser ut som nedan, där du antingen kan direktboka kandidaten till en intervjutid som redan finns skapad, eller skapa en ny tid för just den här kandidaten.

Det går att direktboka fler än en kandidat på samma gång, men enbart till intervjutillfällen som tillåter fler än en kandidat.

Väljer du att skapa en ny tid så kommer fältet ”Max antal kandidater” automatiskt ändras till antalet kandidater som du har markerat när du skulle lägga på händelsen och den siffran går inte att ändra från denna vyn.

Om det redan finns inlagda intervjutider så kommer alla tider där antalet platser är lägre än det antal kandidater som du markerat att vara låsta för bokning.

Så vad händer när en intervjutid blivit bokad? Jo! Direkt när intervjutiden bokats, vare sig det är gjort av kandidaten via en utskickad länk eller om de blivit direktbokade så skickas ett mail ut till samtliga deltagare, både kandidater och intervjuare. Mailet är en kalenderinbjudan där mottagaren kan lägga till bokningen i sin kalender, och det här mailet fungerar då som en bekräftelse på att bokningen är gjord!

Det är även i det här mailet som kontaktuppgifterna som du fyllde i under sektionen "Information för kalenderinbjudan" i intervjuplaneraren, så vi har nu slutit cirkeln 😄

Det absolut vanligaste är att kalenderinbjudan skickas ut per automatik men det går att stänga av den här funktionen. Är den avstängd så behöver kalenderinbjudan skickas ut manuellt, och i och med att det inte finns någon annan bokningsbekräftelse för intervjuer så rekommenderar vi att den funktionen är aktiverad!

Det är i intervjuplaneraren som du kan se ifall kalenderinbjudan har skickats, då det står "Intervjubekräftelse skickad" i spalten som heter just "Kalenderinbjudan" i listan av intervjutider

Skulle det vara så att det automatiska utskicket inte är aktiverat så ser du att det istället finns en klickbar länk i samma kolumn, och att det står "Skicka kalenderinbjudan". Vill du då skicka ut den så är det bara att trycka på länken!

Om du har en intervjutid där det är fler än en kandidat som ska delta så kommer det istället stå "Skicka bekräftelse till nybokade kandidater:" följt av samma länk för att skicka bekräftelsen.

När alla kandidater har fått en intervjubekräftelse visas endast texten "Intervjubekräftelse skickad" och knappen för att skicka bekräftelsen försvinner 😊

Både du och kandidaterna kan avboka en intervju om det uppstår förhinder!

Kandidaten gör det via samma länk som de bokade sin intervjutid via.

När en avbokning görs av kandidaten så får alla intervjuarna och kandidaten i fråga mail om att intervjun avbokats.

Ska du som rekryterare avboka en intervju så görs det via en händelse. När du lägger på händelsen på kandidaten så dyker den här rutan upp

Här har du möjlighet att göra en intern anteckning (den kommer kandidaten inte att se) och du kan välja om du vill skicka ett mail till kandidaten och den ansvariga rekryteraren. Vill du skicka ett mail i samband med avbokningen så markerar du rutan “Skicka mail om avbokad intervju till arbetssökaren och ansvarig rekryterare” och skriver ditt meddelande. Du kan exempelvis lägga till orsak till avbokning och information om hur en eventuell ny bokning av tid kommer att ske 😊

Tänk på att om du inte meddelar kandidaten så får de inte någon information om att intervjun är avbokad!