När ni har valt vilka kandidater som ni vill gå vidare med i er rekrytering så kan det vara läget att boka in dem på en intervju!

För att skapa en intervjutid i ett ärende så går ni in på knappen som heter "intervjuplanering".

Det översta ni ser är "information för kalenderinbjudan", vilket är den kontaktinformation som anges i den kalenderinbjudan som per automatik skickas ut till kandidaten när de bokat en intervjutid.

Lite längre ner på sidan så ser ni ifall det redan finns några intervjutider skapade, vem som är ansvarig för intervjun, och om det har bokat in sig någon kandidat på den.

Notera att som standard visas enbart de intervjutider som inte har passerats än. För att visa även de som har varit så aktiverar ni rutan "Visa intervjutider som har passerat".

För att skapa en ny tid så klickar ni helt enkelt på "Skapa ny intervjutid".

Kontaktinformationen för kalenderhändelsen fylls i per automatik utifrån organisationen och den ansvarige rekryterarens inställningar.

Om ni har lagt till användare i rekryteringsgruppen så har ni även möjlighet att välja vem i rekryteringsgruppen som ska delta på intervjun och vem som ska motta bekräftelsemail, kalenderhändelse för intervjubokningen o.s.v. Det finns ingen begränsning för hur många rekryterare ni kan markera, men åtminstone en behöver väljas.

Besöksadressen för intervjun hämtas från organisationsinställningarna, men ni har möjlighet att markera rutan “Lägg till en annan adress” och istället ange en manuellt. Notera dock att detta används vid tillfälliga adresser, om ni har flera olika permanenta adresser så bör de läggas till under organisationsinställningarna!

Ni anger också vilket datum intervjun ska ske, mellan vilka tider och hur många kandidater som kan boka in sig på just detta tillfället.

Om ni använder er av intervjutidsklassificeringar så måste en klassificering väljas vid upplägg av varje tid.

När ni sparat kan ni också skriva in anteckningar för intervjutiden. Exempelvis noteringar gällande vem som är ansvarig för/ska hålla intervjun. Det gör ni genom att trycka på anteckningssymbolen.

När en kandidat har bokat in sig på en intervju så visas namnet på kandidaten i kolumnen för bokningsstatus, och är det fler än en deltagare så kommer det även vara listat vilka de andra deltagarna är.

Ni kommer inte från denna vy kunna ta bort eller avboka en tid som redan är bokad, utan det görs genom att lägga på en händelse för att avboka en intervju på kandidaten/kandidaterna i fråga.

Ni kan antingen bjuda in kandidaterna till intervju genom att skicka flera tider som kandidaterna själva får välja bland (först till kvarn) eller bjuda in en viss kandidat till en specifik tid ni lagt upp.

Om ni väljer att direktboka en eller flera kandidater så gör ni det genom händelsen ”Direktboka intervju” (händelsen kan ha ett annat namn om ni redigerat eller skapat en egen händelse för detta). Om ni markerar flera kandidater och väljer att direktboka dessa till en intervjutid behöver ni ha skapat en intervjutid som tillåter bokning av antalet kandidater ni markerat.

Om ni inte ännu lagt upp någon intervjutid och väljer att direktboka kandidater från ansökningslistan så har ni möjlighet att skapa upp en intervjutid direkt i rutan som kommer upp. Fältet ”Max antal kandidater” ändras då automatiskt till antalet kandidater som markerats och går inte att ändra från denna vyn.

Om det redan finns inlagda intervjutider så kommer alla tider där antalet platser är lägre än det antal kandidater som du markerat att vara låsta för bokning.

För att direktboka en kandidat på en tid som redan finns upplagd, så klickar ni på knappen “Boka” vid tiden som ni vill boka kandidaten på. Finns det ingen tid som passar så kan ni då skapa en ny, och sedan klicka på "Boka", enligt bilden ovan!

För att bjuda in en kandidat till en intervju så gör man det genom en händelse! Här kan ni läsa en överblick om vad en händelse är och hur de fungerar.

Men i korta drag är händelser helt enkelt en handling som ni gör via systemet, som antingen bara innebär att ni klassificerar en kandidat på något sätt, eller att ni kontaktar dem.

Beroende på hur ni jobbar och om ni valt att skapa/redigera egna händelser så kan de se ut och heta lite olika.

Så här heter de standard-händelser som är kopplade till intervjuer som kommer med ert konto:

Om ni använt Recruit under en längre period och inte ändrat namnen på standardhändelserna kan det hända att dessa istället heter:

När ni vill bjuda in en eller flera kandidater på intervju så behöver ni skapa intervjutider som kandidaterna kan välja mellan. Som vi förklarade ovan så kan det göras via intervjuplaneraren, eller direkt i kontaktrutan när ni lagt på händelsen på kandidaten/kandidaterna.

Kandidaterna som ni bjuder in till intervju kommer då få en lista på alla dagar och tider som ni skapat intervjuer på, och kommer få välja i listan vilken av dem som de vill boka in sig på.

Om ni använder er av intervjuklassificeringar så kommer kandidaterna endast kunna välja intervjutider som matchar den klassificeringen de blivit inbjudna till.

När ni lägger på händelsen på kandidaten/kandidaterna så kommer en ruta att dyka upp där ni delvis ser de lediga intervjutiderna, men även ser hur meddelandet ser ut som kandidaten får.

Ni väljer om ni ska skicka e-post eller SMS (mer info om SMS nedan) till kandidaten och hur själva meddelandet ser ut.

Det vanligaste är att man har en redan färdig mall som med hjälp av olika parametrar automatiskt hämtar information om kandidatens namn, ärendenummer, namn på tjänsten, etc., men det är möjligt att skriva om/redigera denna direkt innan ni skickar iväg meddelandet ifall det behövs.

Vid intervjubokning finns möjlighet att skicka den som ett SMS till kandidaterna.

I SMS-kallelsen ska en länk skickas med (parametern för det behöver alltså läggas in i meddelandet), precis som i inbjudan via e-post. Det är denna länk som kandidaten behöver klicka på för att komma åt sidan där de kan boka in sig på en intervjutid. “Visma” står som avsändare i SMS:et.

Ser ni inte alternativet för SMS så innebär det att ni inte har detta tillagt på ert konto. Vill ni kunna skicka sms till kandidater så ta kontakt med er Customer Success Manager (CSM)!

När ni registrerar en intervjutid så har ni möjlighet att ange hur många kandidater som ska kunna boka in sig på en och samma intervjutillfälle. Per automatik kommer antalet deltagare stå som "1", men ni kan registrera att ni vill att upp till och med "100" kandidater ska kunna boka in sig på samma tillfälle.

I listan över intervjutider visar kolumnen ”Status” antalet kandidater per vald tid, exempelvis 1 av 3 bokade. Öppnar ni upp denna kolumn så kan ni se namnet på kandidaterna som bokat in sig.

Vid användandet av klassificeringsmodulen i intervjubokningen utesluter ni tidigare inbjudna kandidater, som inte gått vidare i intervjuprocessen, att komma åt tider vid kommande intervjuer för en specifik tjänst.

Varje tid som läggs till behöver klassificeras och varje klassificering räknas som en egen intervjuomgång.

Till exempel så kan man klassificera intervjuerna "Första intervjun", "Andra intervjun", Tredje intervjun" etc., etc.

När ni då skapar intervjutider så kommer det finns ytterligare ett val att göra, och det är "Intervjutyp". En intervjutid som är skapad som typen "Första intervjun" kommer bara vara synlig för de kandidater som bjuds in att dela på specifikt första intervjun, de kommer inte kunna se några tider som är skapade som typen "Andra intervjun".

På detta sätt är det lätt att hålla isär kandidaterna, att tydligare se hur långt de kommit i rekryteringsprocessen, och förhindra onödig administration vid skapande och raderande av intervjutider för olika steg i processen.

När en kandidat bokar in sig på en intervjutid (antingen som de valt själva eller blivit tilldelad) visas dennes namn i listan över tillagda intervjutider. Om det är en gruppintervju (mer än 1 plats) så visas antalet kandidater per vald tid, exempelvis 1 av 3 bokade. Namnet på kandidaterna visas när man fäller ut informationen via pilikonen.

För att bekräfta bokningen och skicka en kalenderinbjudan med information om besöksadress etc., kan du antingen göra det manuellt eller aktivera en organisationsinställning så att det skickas automatiskt. Vi rekommenderar alltid att denna ska skickas automatiskt och det är standard-inställningen på alla konton.

Har den skickats automatiskt så kommer det framgå i spalten för "Kalenderinbjudan", och om inte så finns möjligheten att skicka den manuellt genom att trycka på länken.

Om en eller flera kandidater bokas när intervjutiden skapas visas både texten "Skicka bekräftelse till nybokade kandidater:" och länken för att skicka bekräftelse. Detta tills att valda kandidater fått en kalenderinbjudan. När alla kandidater fått en intervjubekräftelse visas endast texten "Intervjubekräftelse skickad". Knappen för att skicka bekräftelse försvinner.

Kontrollera att rätt besöksadress och kontaktuppgifter är angiven innan du skickar kalenderinbjudan.

Texten "Intervjubekräftelse skickad" visas i bokningslistan.

Kandidaterna kan endast få en bekräftelse för varje gång de bokas.

Både ni och kandidaterna kan avboka en intervju om det uppstår förhinder. Vid avbokning av en kandidats intervjutid skickas ett automatiskt mail ut till kandidaten och valda deltagare (rekryterare). Om en kandidat anger att ingen av de tillgängliga tiderna passar – via samma länk som används för att boka en intervjutid – skickas ett mail till rekryteraren om att kandidaten önskar nya förslag på tider.

Om en rekryterare behöver avboka intervjutillfället har denne möjlighet att lägga till ett e-postmeddelande som ska skickas ut till kandidaten och deltagare. E-postmeddelandet kan läggas till vid användning av händelsen “Avboka intervju”. Om du vill skicka ett e-postmeddelande markerar du rutan “Skicka mail om avbokad intervju till arbetssökaren och ansvarig rekryterare” och skriver ditt meddelande. Du kan exempelvis lägga till orsak till avbokning och information om hur ev. ny bokning av tid kommer att ske.