Enkäter kan du använda i många olika fall, både innan kandidaten kommer till en annons, i själva annonsen, och som komplettering när en ansökan redan är inskickad.
Det finns även en enkättyp utformad för att hämta statistik från!
Vill du skapa en enkät så går du in under menyvalet Rekrytering -> Enkäter. Här ser du vilka enkäter ni redan har och har möjlighet att skapa nya enkäter 😊
Kopiera enkät
Vill du se frågorna i en enkät så klickar du på enkätens namn. Du kan även kopiera och radera befintliga enkäter genom symbolerna ute till höger.
Väljer du att kopiera en enkät så dyker det upp en ruta där du väljer vilken organisation enkäten ska tillhöra. Välj organisatorisk tillhörighet och klicka på ”Kopia”, enkäten lägger sig då i listan men med benämningen ”Kopia” efter namnet, t ex. ”Bibliotekarie – Kopia”.
Redigera sedan den kopierade enkäten för att göra de ändringar du vill göra, och spara sedan!
Global enkät
Kolumnen med jordglobssymbolen indikerar att en enkät är global, d.v.s. tillgänglig för hela organisationen. Enkäter som inte har symbolen är tillgängliga endast för vald enhet och de som har behörighet till den. För att skapa globala enkäter krävs en viss behörighet.
Skapa enkät
Börja med att döpa enkäten i fältet ”Namn”. Enkätnamnet behöver vara unikt, dvs två enkäter kan inte ha samma namn. (De sökande kommer inte att se namnet på enkäten).
Välj sedan om enkäten ska vara av typen urvalsfrågor, förinformation, kompletteringsfrågor eller fasta frågor.
Om du ska skapa kompletteringsfrågor, glöm inte att också skapa en kontaktmall för det! Se artikeln: "Organisationsinställningar - Kandidatkontakt"
Bocka i huruvida enkäten ska vara global eller knuten till en specifik organisation.
Om enkäten inte är global anger du vilken avdelning den ska tillhöra. Det valet görs bara en gång när enkäten skapas, och kan inte ändras senare.
Om enkäten är global behöver du inte välja avdelning/organisation
Om du klickar på “Visa ytterligare enkätuppgifter” öppnas ytterligare inställningar för enkäten som du kan fylla i om du vill 😊
Du kan där skriva in en eventuell text som rör enkäten eller ansökan. Det kan exempelvis vara information om syfte eller förklaring till hur kandidaten ska fylla i enkäten eller hur ansökningsprocessen ser ut.
Om du lägger in en URL i texten och vill att det ska bli en hyperlänk (klickbar) måste du skriva den med https:// före - det räcker alltså inte bara med www. T.ex.: https://recruit.visma.com. Texten kommer att ligga som en ingress ovanför frågorna.
Du har också möjlighet att lägga in en länk samt en beskrivning av länken i den separata rutan för detta. Det kan exempelvis vara en länk som leder till en sida med information om rekryteringsprocessen eller liknande. Länken hamnar under ingresstexten.
Bockar du i ”Aktivera viktning” så får du möjlighet att markera om någon eller alla frågor är avgörande för kandidatens aktualitet, d.v.s. om det är någon fråga som väger tyngre än de andra i rekryteringsprocessen och är avgörande för om kandidaten kommer få tjänsten eller inte.
Välj "Lägg till fråga" eller "Lägg till kvalificerande fråga". Observera att du bör göra frågorna utifrån kravprofilen i annonstexten. Kvalificerande frågor lägger du till om du vill att kandidaterna automatiskt ska sorteras baserat på deras svar i enkäten.
Om du har valt att ha med kvalificerande frågor måste minst ett av svaren markeras som "Kvalificerande svar".
Under fältet där du skrev in din fråga väljer du typ av svar – d.v.s. hur du vill ha svaren på frågan. Alternativen hittar du i rullistan.
Observera att du i en och samma enkät inte ska använda båda av följande tecken: < > (Ett av dessa går bra.)
Frågetyper
Vid enkätfråga finns fem olika svarsalternativ att välja bland:
Enradstextruta (Max 50 antal tecken inkl. mellanslag.)
Flerradstextruta (Max 8000 tecken inkl. mellanslag.)
Rullgardinsmeny (Bara ett val kan göras.)
Envalsknappar (Bara ett val kan göras.)
Flervalsknappar (Flera val kan göras.)
Rangordningslista (Flera val kan göras samt rangordnas.)
Frågetyperna envalsknappar, flervalsknappar och rullgardinsmeny bör ha minst två svarsalternativ. Välj envalsknappar där frågan ska besvaras med ”Ja” eller ”Nej”.
Väljer du någon av de två valen för fritextrutor (enradstextruta eller flerradstextruta) är det svårt att göra något urval utifrån svaren.
Vid valet ”envalsknappar” går det att lägga in följdfrågor knutna till specifika svarsalternativ.
Följdfråga vid envalsknappar
Vid skapandet av enkäter med frågetypen “envalsknappar” finns möjlighet att lägga till ett fritextfält efter respektive svarsalternativ genom att fylla i rutan "Kräv kompletterande fritextsvar". På så sätt kan du skapa en följdfråga till ett visst svarsalternativ som bara de kandidater som valt just det alternativet behöver besvara.
Tänk på att beroende på vad det är du vill att kandidaten ska fylla i, kan du behöva justera svarsalternativet eftersom fritextrutan inte får en egen rubrik.
För kandidaterna kommer fritextfältet att vara låst tills det att svarsalternativet, som fritextfältet avser, har valts. När det här svarsalternativet har valts öppnas fritextfältet och är då obligatoriskt att fylla i.
Fältet har en teckengräns på 500 tecken.
Fritextfältet är inte obligatoriskt och går inte att fylla i om tillhörande svarsalternativ inte har valts.
Frågeexempel och tips på formuleringar
Alla enkätfrågor är obligatoriska (med undantag för den följdfråga som går att lägga till i anslutning till ett alternativ med frågetypen envalsknapp). Det betyder att alla sökande måste besvara alla enkätfrågor oavsett hur frågorna är ställda. Undvik därför formuleringar som ”Ni får gärna ange…”.
Om du skapar en fråga som enbart ska besvaras som en följdfråga – d.v.s. hänger ihop med frågan innan – måste du ge någon form av förklaring. Detta för att göra det enklare för de sökande att förstå att de behöver svara på alla frågor, även om den inte är aktuell för just dem.
På vilken webbsida har ni sett annonsen? (Om ni inte sett annonsen på någon webbsida skriv ett x/punkt/streck i fältet nedan.)
I vilken tidning har ni sett annonsen? (Om ni inte sett annonsen i någon tidning skriv ett x/punkt/streck i fältet nedan. )
Om du skapar en fråga som ska besvaras i en textruta kan det vara bra att ange hur många tecken det får plats i rutan.
Därför söker jag denna tjänst. Ange en motivering (max 500 tecken).
Gäller frågan t ex utbildningar med olika exempel ska det alltid finnas med ett alternativ för de som inte tycker att något av alternativen stämmer. T ex: ”Annan”, ” Ingen av ovanstående”, eller liknande:
Socionomexamen
Beteendevetare
Annan
Väljer du någon av frågetyperna envalsknappar, flervalsknappar eller rullgardinsmeny klickar du på ”Lägg till svarsalternativ” för varje alternativ du vill lägga till.
Om du väljer frågetypen enradstextruta eller flerradstextruta kommer du inte att få alternativet ”Lägg till svarsalternativ”.
Vill du ändra ordningen på någon av frågorna klickar du på “Flytta upp” eller “Flytta ner” till höger om frågan.
När du är nöjd med dina frågor klickar du på ”Spara” och kommer då tillbaka till listan över skapade enkäter.
Söka efter frågor i mallar
Om du markerat en enkät med ”Tillåt att dessa frågor kan återanvändas i andra enkäter” går det att söka fram frågorna från den när du skapar/redigerar en enkät.
Längst ner i enkäten klickar du på "Kopiera fråga från andra enkäter" och skriver sedan in ett ord som du vet att frågan innehåller. Ordet måste innehålla minst fyra tecken.
Klicka sedan på ”Sök”.
Får du ett resultat och du tycker att frågan stämmer kan du använda den i din enkät genom att klicka på "Lägg till".
När du lagt till frågan lägger den sig högre upp på sidan bland dina andra inlagda frågor. Där kan du sedan redigera den för att se de svarsalternativen och eventuellt ändra dem.
Viktade enkätsvar
Har du tidigare i enkäten bockat i ”Aktivera viktning” kan du (för svarsalternativen envalsknappar, flervalsknappar och rullgardinsmeny) poängsätta alternativen. Är det något svarsalternativ som väger tyngre ger du det svaret en högre poäng.
Kvalificerande svar i urvalsfrågor
De kvalificerande frågorna kan ha ett eller flera korrekta svar som du definierar.
Beroende på svaret kommer kandidaterna att sorteras som "Ny" eller "Ny (ej kvalificerad)", vilket kommer att visas i ansökningslistan och i kandidatarket. Om du lägger till flera kvalificerande frågor måste kandidaten svara korrekt på alla frågorna för att få statusen "Ny". Om det finns ett eller flera inkorrekta svar kommer kandidaten att få status "Ny (ej kvalificerad)".
Vilka svar som är korrekta eller inkorrekta är naturligtvis inte synligt för kandidaten i ansökningsprocessen.
Kvalificerande svar i förinformation
Om du använder dig av enkättypen “Förinformation” kan du för varje enkätfråga bocka i ”Kvalificerande svar". Det gör du om frågan är av sådan karaktär att det är avgörande för om man kommer att anställas eller inte (exempelvis krav på en viss utbildning eller certifiering). Om kandidaten väljer ett okvalificerat svarsalternativ kommer följande meddelande visas:
“Dina svar motsvarar inte de krav som arbetsgivaren har ställt och därmed kan du tyvärr inte fortsätta med din ansökan.”
Redigera enkäter
För att ändra en enkät klickar du på pennsymbolen (redigera) som tar dig till enkäten med alla inlagda frågor. Du får då tillgång att korrigera bland era frågor. Om du hellre vill ta bort ett svarsalternativ klickar du på papperskorgen.
Och som vanligt, glöm inte att spara när du är klar!