Enkäter kan du använda i många olika fall, både innan kandidaten kommer till en annons, i själva annonsen, och som komplettering när en ansökan redan är inskickad.
Det finns även en enkättyp utformad för att hämta statistik från kallad 'Fasta frågor'!
Mer om specifikt fasta frågor kan du läsa här.
Vill du skapa en enkät så går du in under menyvalet Rekrytering -> Enkäter. Här ser du vilka enkäter ni redan har och har möjlighet att skapa nya enkäter 😊
Kopiera enkät
Vill du se frågorna i en enkät så klickar du på enkätens namn. Du kan även kopiera och radera befintliga enkäter genom ikonerna ute till höger.
Väljer du att kopiera en enkät så dyker det upp en ruta där du väljer vilken organisation enkäten ska tillhöra. Välj organisatorisk tillhörighet och klicka på ”Kopia”, enkäten lägger sig då i listan men med benämningen ”Kopia” efter namnet, t ex. ”Bibliotekarie – Kopia”.
Redigera sedan den kopierade enkäten för att göra de ändringar du vill göra, och spara sedan!
Global enkät
Kolumnen med jordglobssymbolen indikerar att en enkät är global, d.v.s. tillgänglig för hela organisationen. Enkäter som inte har symbolen är tillgängliga endast för vald enhet och de som har behörighet till den, medan globala enkäter har alla tillgång till (som har rättigheterna för att använda enkäter i annonser).
För att skapa globala enkäter krävs en separat behörighet: "Enkät - Skapa globala".
Skapa enkät
Nu går vi igenom hur vi skapar en enkät på ert konto!
Notera att det även går att skapa en enkät direkt i en annons, och där välja att spara enkäten som en mall. Den kommer då också dyka upp i listan av era enkäter och kommer gå att använda i andra ärenden. Detta alternativ är endast tillgängligt i skapandeläget för enkäten (d.v.s. när enkäten skapas och innan den sparats första gången). När enkäten har sparats och du senare går in i redigeringsläget, kommer alternativet att spara som mall inte längre att vara tillgängligt.
Inställningar i enkäten
Vi börjar med generella inställningar för enkäten!
Namn
Börja med att döpa enkäten i fältet ”Namn”. Enkätnamnet behöver vara unikt, d.v.s. två enkäter kan inte ha samma namn. (De sökande kommer inte att se namnet på enkäten).
Enkättyp
Välj sedan om enkäten ska vara av typen urvalsfrågor, förinformation, kompletteringsfrågor eller fasta frågor.
Om du ska skapa kompletteringsfrågor så rekommenderar vi att se till att det även finns en kontaktmall för utskick till kandidaterna. Kika på vår guide om just att skapa en kompletteringsenkät 🤩
Tillhörighet
Bocka i huruvida enkäten ska vara global eller knuten till en specifik organisation.
Om enkäten inte är global anger du vilken avdelning den ska tillhöra. Det valet görs bara en gång när enkäten skapas, och kan inte ändras senare.
Om enkäten är global behöver du inte välja avdelning/organisation.
Ytterligare enkätuppgifter
Om du klickar på “Visa ytterligare enkätuppgifter” öppnas ytterligare inställningar för enkäten som du kan fylla i om du vill 😊
(Observera att detta inte är tillgängligt specifikt för enkättypen "Fasta frågor")
Text i enkät
Du kan där skriva in en eventuell text som rör enkäten eller ansökan. Det kan exempelvis vara information om syfte eller förklaring till hur kandidaten ska fylla i enkäten eller hur ansökningsprocessen ser ut.
Om du lägger in en URL i texten och vill att det ska bli en hyperlänk (klickbar) måste du skriva den med https:// före - det räcker alltså inte bara med www. T.ex.: https://recruit.visma.com. Texten kommer att ligga som en ingress ovanför frågorna.
Länk i enkät
Du har också möjlighet att lägga in en länk samt en beskrivning av länken i den separata rutan för detta. Det kan exempelvis vara en länk som leder till en sida med information om rekryteringsprocessen eller liknande. Länken hamnar under ingresstexten.
Viktning
Om du bockar i alternativet ”Aktivera viktning” så får du möjlighet att poängsätta svaren på frågorna. Detta är ett verktyg för att ange om något svar väger "tyngre" än något annat och ska vara viktigare än något annat. Vi går igenom det här i mer detalj nedan, under rubriken "Viktade enkätsvar"!
Skapa frågor
Nu är det dags att skapa själva enkätfrågorna, och här har du två val, antingen skapar du en "vanlig" fråga via alternativet "Lägg till fråga" eller så skapar du en så kallad kvalificerande fråga via alternativet "Lägg till kvalificerande fråga". Kvalificerande frågor använder du för att kunna välja om ett svarsalternativ är kvalificerande för kandidaten, och baserat på detta så kan ett första urval göras! Vi förklarar detta i mer detalj längre ner, under rubriken "Kvalificerande svar i urvalsfrågor"!
Under fältet där du skrev in din fråga väljer du typ av svar – d.v.s. hur du vill ha svaren på frågan. Alternativen hittar du i rullistan.
Observera att du i en och samma enkät inte ska använda båda av följande tecken: < > (Ett av dessa går bra.)
Frågetyper
Vid enkätfråga finns det olika svarsalternativ att välja bland, beroende på typen av enkät.
Urvalsfrågor och kompletteringsfrågor
Enradstextruta (Max 50 antal tecken inkl. mellanslag.)
Flerradstextruta (Max 8000 tecken inkl. mellanslag.)
Rullgardinsmeny (Bara ett val kan göras.)
Envalsknappar (Bara ett val kan göras.)
Flervalsknappar (Flera val kan göras.)
Rangordningslista (Flera val kan göras samt rangordnas.)
Fasta frågor och förinformation
Rullgardinsmeny (Bara ett val kan göras.)
Envalsknappar (Bara ett val kan göras.)
Flervalsknappar (Flera val kan göras.)
Frågetyperna envalsknappar, flervalsknappar och rullgardinsmeny bör ha minst två svarsalternativ. Välj envalsknappar där frågan ska besvaras med ”Ja” eller ”Nej”.
Väljer du någon av de två valen för fritextrutor (enradstextruta eller flerradstextruta) är det svårt att göra något urval utifrån svaren.
Vid valet ”envalsknappar” går det att lägga in följdfrågor knutna till specifika svarsalternativ.
Följdfråga vid envalsknappar
Vid skapandet av enkäter med frågetypen “envalsknappar” finns möjlighet att lägga till ett fritextfält efter respektive svarsalternativ genom att fylla i rutan "Kräv kompletterande fritextsvar". På så sätt kan du skapa en följdfråga till ett visst svarsalternativ som bara de kandidater som valt just det alternativet behöver besvara.
Tänk på att beroende på vad det är du vill att kandidaten ska fylla i, kan du behöva justera svarsalternativet eftersom fritextrutan inte får en egen rubrik.
För kandidaterna kommer fritextfältet att vara låst tills det att svarsalternativet, som fritextfältet avser, har valts. När det här svarsalternativet har valts öppnas fritextfältet och är då obligatoriskt att fylla i.
Fältet har en teckengräns på 500 tecken.
Fritextfältet är inte obligatoriskt och går inte att fylla i om tillhörande svarsalternativ inte har valts.
Frågeexempel och tips på formuleringar
Alla enkätfrågor är obligatoriska (med undantag för den följdfråga som går att lägga till i anslutning till ett alternativ med frågetypen envalsknapp). Det betyder att alla sökande måste besvara alla enkätfrågor oavsett hur frågorna är ställda. Undvik därför formuleringar som ”Ni får gärna ange…”.
Om du skapar en fråga som enbart ska besvaras som en följdfråga – d.v.s. hänger ihop med frågan innan – måste du ge någon form av förklaring. Detta för att göra det enklare för de sökande att förstå att de behöver svara på alla frågor, även om den inte är aktuell för just dem.
På vilken webbsida har ni sett annonsen? (Om ni inte sett annonsen på någon webbsida skriv ett x/punkt/streck i fältet nedan.)
I vilken tidning har ni sett annonsen? (Om ni inte sett annonsen i någon tidning skriv ett x/punkt/streck i fältet nedan. )
Om du skapar en fråga som ska besvaras i en textruta kan det vara bra att ange hur många tecken det får plats i rutan.
Därför söker jag denna tjänst. Ange en motivering (max 500 tecken).
Gäller frågan t ex utbildningar med olika exempel ska det alltid finnas med ett alternativ för de som inte tycker att något av alternativen stämmer. T ex: ”Annan”, ” Ingen av ovanstående”, eller liknande:
Socionomexamen
Beteendevetare
Annan
Väljer du någon av frågetyperna envalsknappar, flervalsknappar eller rullgardinsmeny klickar du på ”Lägg till svarsalternativ” för varje alternativ du vill lägga till.
Om du väljer frågetypen enradstextruta eller flerradstextruta kommer du inte att få alternativet ”Lägg till svarsalternativ”.
Vill du ändra ordningen på någon av frågorna klickar du på “Flytta upp” eller “Flytta ner” till höger om frågan.
Du kan förhandsgranska enkäten via knappen "Förhandsgranska" nere i meny-raden för att se hur enkäten kommer se ut för kandidaten.
Är du nöjd så klickar du på ”Spara” och kommer då tillbaka till listan över skapade enkäter!
Söka efter frågor i mallar
Om du markerat en enkät med ”Tillåt att dessa frågor kan återanvändas i andra enkäter” går det att söka fram frågorna från den när du skapar/redigerar en enkät.
Längst ner i enkäten klickar du på "Kopiera fråga från andra enkäter" och skriver sedan in ett ord som du vet att frågan innehåller. Ordet måste innehålla minst fyra tecken.
Klicka sedan på ”Sök”.
Får du ett resultat och du tycker att frågan stämmer kan du använda den i din enkät genom att klicka på "Lägg till".
När du lagt till frågan lägger den sig högre upp på sidan bland dina andra inlagda frågor. Där kan du sedan redigera den för att se de svarsalternativen och eventuellt ändra dem.
Viktade enkätsvar
Har du tidigare i enkäten bockat i ”Aktivera viktning” kan du poängsätta alternativen. Det gäller för både vanliga och kvalificerande frågor med svarstyperna Rullgardinsmeny, Envalsknappar, Flervalsknappar och Rangordningslista. Viktning kan inte tillämpas på fritextfält.
För varje svarsalternativ på dessa frågetyper använder du rullgardinsmenyn "Poäng för svar" för att ange en poäng från 0 till 10, där ett högre poäng indikerar att svaret väger tyngre. Efter att kandidaten har svarat på enkäten och skickat in sin ansökan, visas en procentandel baserad på de insamlade poängen i ansökningslistan och i kandidatens jämförelsevy!
Viktning är smidigt att använda om det inte finns ett tydligt "rätt" eller "fel" svar på en fråga, men det finns ändå mer och mindre önskvärda svar.
Kvalificerande svar i urvalsfrågor
De kvalificerande frågorna kan ha ett eller flera korrekta svar som du definierar.
Beroende på svaret kommer kandidaterna att sorteras som "Ny" eller "Ny (ej kvalificerad)", vilket kommer att visas i ansökningslistan och i kandidatarket. Om du lägger till flera kvalificerande frågor måste kandidaten svara korrekt på alla frågorna för att få statusen "Ny". Om det finns ett eller flera inkorrekta svar kommer kandidaten att få status "Ny (ej kvalificerad)".
Vilka svar som är korrekta eller inkorrekta är naturligtvis inte synligt för kandidaten i ansökningsprocessen.
Kvalificerande svar i förinformation
Om du använder dig av enkättypen “Förinformation” kan du för varje enkätfråga bocka i ”Kvalificerande svar". Det gör du om frågan är av sådan karaktär att det är avgörande för om man kommer att anställas eller inte (exempelvis krav på en viss utbildning eller certifiering). Om kandidaten väljer ett okvalificerat svarsalternativ kommer följande meddelande visas:
“Dina svar motsvarar inte de krav som arbetsgivaren har ställt och därmed kan du tyvärr inte fortsätta med din ansökan.”
Redigera enkäter
För att ändra en enkät klickar du på redigeringsikonen (pennan) vid enkäten, vilket tar dig till enkäten med alla inlagda frågor. Du får då tillgång att korrigera bland era frågor. Om du hellre vill ta bort ett svarsalternativ klickar du på papperskorgen.
Och som vanligt, glöm inte att spara när du är klar!