Om ni har valt en process i ert ärende som innehåller steget "Ärendeinställningar" så kommer detta steg att dyka upp innan ni kommer till skapandet av annonsen.
I detta steg så kan ni automatisera olika delar av rekryteringsprocessen vilket även inkluderar Refapp om det är något som ni använder.
Automatisering
En automatisering är precis som det låter, ni kan här välja att automatisera en del av processen genom att skapa regler. I dessa regler kan ni specificera vad ni vill ska hända och när det ska hända.
Skapa ny regel
Vi börjar med att trycka på "Skapa ny regel".
Ni får då upp en ruta där ni först och främst behöver välja en “Trigger”, alltså vilken sorts händelse automatiseringen ska reagera på. Här kan ni välja mellan:
Ny ansökan mottagen - Händelser ni väljer i nästa steg appliceras på alla nya ansökningar i ärendet
Nytt externt testresultat mottaget - Om ni använder någon extern testleverantör
Nya svar på urvalsfrågor mottagna - Automatisering baserat på svar från urvalsfrågor
Nya svar på kompletteringsfrågor mottagna - Automatisering baserat på svar från kompletteringsfrågor
Under rullistan "Åtgärder" så väljer ni vad det är som ska hända när regeln har triggats.
Ni kan också välja om ni vill fördröja utskicket i 2 dagar, 5 dagar, eller välja ett specifikt datum som det ska skickas ut.
Ni kan antingen lägga till fler åtgärder till samma trigger genom att trycka på "Lägg till fler" nere i högra hörnet, skapa fler regler, eller bara spara!
Exempel
I vårt exempel nedan använder vi triggern “Nya svar på urvalsfrågor mottagna”, alltså vill vi att något ska hända när vi får in nya svar på de urvalsfrågor som vi kommer välj att inkludera i vår annons. När vi väljer denna trigger behöver man välja en enkät med urvalsfrågor i nästa rullista.
När vi valt enkäten väljer vi antingen hur vi vill att kandidaten ska svara för att trigga regeln, eller tvärtom, hur vi inte vill att de ska svara.
I ovan exempel har vi valt “Ja” på fråga ett, och markerat båda svarsalternativen på fråga två. Om mer än ett svarsalternativ per fråga är valt kan kandidaten svara antingen eller för att regeln ska gälla. Frågan spelar således ingen roll för att automatiseringen ska fungera. Det blir endast fråga ett som styr automatiseringen.
När vi valt våra svarsalternativ i enkäten väljer vi först vad automatiseringen ska baseras på. I rullistan “Gör följande om” kan vi antingen välja “Alla villkor är uppfyllda” eller “Villkoren ovan inte är uppfyllt”.
Till sist väljer vi en åtgärd för denna automatiseringsregel, alltså vad som ska hända när denna regel triggas.
Här får ni upp en lista över era händelser, statusändringar, graderingsmöjligheter, etc. Ni väljer händelsen som ska appliceras på relevanta kandidater. Väljer ni en händelse som innefattar kontakt med kandidaten (via e-post eller SMS) kan ni välja en tillhörande kontaktmall, samt att fördröja utskicket till kandidaten om ni vill.
Här har vi valt att om alla villkoren är uppfyllda, alltså om kandidaten har svarat "Ja" på fråga ett i exemplet, så vill vi att åtgärden ska vara att kontakta kandidaten.
Till detta har vi kopplat kontaktmallen som heter "Kontakta sökande" samt att vi vill att utskicket av denna mall ska fördröjas innan den skickas ut.
Vi har även valt "Lägga till fler" för att få ytterligare en åtgärd kopplad till samma trigger, och i detta fall valt att kandidaten ska få statusen "Behörig" i ansökningslistan.
Refapp-automatisering
Utöver den vanliga automatiseringen i Recruit har ni även möjlighet att automatisera referenstagning via Refapp (om ni använder Refapp för referenstagning).
Här kan ni ställa in inställningarna för Refapp-projektet, ex. vilken enkät som ska skickas ut, hur ni ska be kandidaterna om referenser, hur många referenser ni vill begära in samt hur de faktiska referensutskicken ska ske:
Insamling/utskick via:
Manuellt tillägg av referenser i Refapp
SMS
Mail
Mail och SMS
Begärda referenser: 1-5.
Övriga inställningar för Refapp görs hos Refapp.
När ni är klara med era inställningar så klickar ni på “Spara”.