Nedan följer information om hur ni hanterar urvalsprocessen av kandidater i ett ärende i Basic 2.0, vad det finns för möjligheter, menyval och de olika vyerna.

För att komma åt alla ansökningar som inkommit till ett ärende klickar ni på siffran i kolumnen med antal ansökningar.

Ni kommer då in i listan över samtliga ansökningar till tjänsten.

Antal kandidater per sida är automatiskt inställt på 10. För att ändra antalet (5, 10, 20, 50) klickar ni på rullistan uppe till höger i ansökningslistan och filtrerar därefter.

Det finns en modul som ger tillgång till ett femte alternativ – Alla. När detta alternativ är valt laddas nya ansökningar automatiskt in medan ni scrollar i listan, så att samtliga ansökningar kan visas på en och samma sida.

Varje enskild användare kan justera vilka kolumner som ska visas i ansökningslistan och på så vis endast se det som respektive användare har behov av att se.

Kolumnerna justeras genom filtreringsikonen uppe till höger i listan.

De val som användaren gör sparas och ligger kvar vid framtida inloggningar, dvs tills det att användaren gör en ny ändring.

I listan över inkomna ansökningar har ni möjlighet att exportera markerade kandidater. Ansökan går att få i både Excel och PDF, medan ansökningslistan endast går att få som PDF.

Om ni vill att alla kandidater, oavsett sidantal, ska följa med i Exporten bockar ni i den översta rutan till vänster.

Använd PDF-exporten för att skriva ut alla ansökningar i en följd. I den här exporten följer också eventuella bifogade filer med.

Varje ansökan som kommer in kommer att vara markerad som "Ny" per automatik om ingen enkät med kvalificerande svar finns med. Om det däremot finns urvalsfrågor med kvalificerande svar kommer statusen att vara "Ny" eller "Ny (ej kvalificerad) beroende på om kandidaten är kvalificerad eller inte.

För att läsa en ansökan (kandidatarket), klickar ni på kandidatens namn.

Om det finns flera ansökningar till tjänsten kan ni bläddra mellan dessa via pilarna ovanför kandidatens namn.

Till höger om kandidatens namn visas den senaste händelsestatusen samt intervjutid om det finns en sådan bokad. Därefter följer övrig person- och kontaktinformation.

Längre ner hittar ni kandidatens ansökan, personliga brev och eventuella enkätsvar.

Under respektive knapp till höger i kandidatarket hittar ni olika flikar:

Om ni klickar på “Se andra sökta tjänster” inne i kandidatarket öppnas en ruta som visar om kandidaten har sökt någon annan tjänst som ni som användare har tillgång till.

Möjligheten att se en kandidats andra ansökningar styrs av rättigheterna:

Under ”Rekrytering” och ”Kandidatsök” har ni möjlighet att söka efter en kandidat och dennes ansökningar utan specifik annonstitel eller referensnummer.

Här grupperas alla ansökningar (med och utan konto samt pappersansökningar) som gjorts, av en och samma kandidat, baserat på för- och efternamn, e-post samt födelsedatum.

Sökningen görs mot alla ansökningar på ert konto. Därför bör ni försöka använda flera av sökfälten för att få ett snabbare och mer träffsäkert resultat. Att exempelvis bara söka på Andersson är inte att rekommendera i en stor organisation.

Observera att sökfunktionen främst är avsedd för systemadministratörer eftersom sökningen sker i hela organisationen oavsett annan behörighet.

Vid många träffar visas resultaten uppdelade 20 per sida.

Klicka på pilen i kolumnen längst till höger i resultatlistan för att få fram en lista med alla tjänster som kandidaten sökt. Här kan ni även exportera markerade rader till Excel- eller PDF-format. Om ni klickar på annonstiteln så kommer ni direkt till kandidatens ansökan.

Varje gång ni skickar ett meddelande från verktyget till kandidaterna loggas det och går att se via ”Kontakt”-fliken i kandidatarket”. Här kan ni se vad som har skickats och när.

Även vissa automatiska mail visas här:

Avbokad intervju - genereras av händelsen "Avboka intervju".

Intervju nekad - genereras när kandidaten klickar på knappen "Kan ej någon av tiderna".

Ansökningsbekräftelse - när kandidaten skickar in sin ansökan.

I kandidatarket, under fliken “Kontakt”, har ni möjlighet att se om kandidaten har öppnat det mail som skickats till denne.

För att påbörja urvalet navigerar ni till ärendelistan och klickar på siffran i kolumnen “Ansökningar”.

Ni kommer då in i listan över samtliga ansökningar till tjänsten.

För att göra sökningar och sätta upp lokala urvalsfilter klickar ni på ”Filtrera” ovanför ansökningslistan.

Genom att sätta in begränsningar under respektive kategori (händelser, arbetslivserfarenhet, utbildning etc.) minskar ni antalet kandidater som presenteras och bara de som uppfyller kraven visas. Här kan ni också göra ett urval med hjälp av den enkät som tillhör tjänsten. Därmed kan ni enkelt hitta kandidater med den spetskompetens ni söker.

Under kategorin ”Generell” har ni möjlighet att göra sökningar på enbart digitala ansökningar eller välja att bara visa pappersansökningar. Ni kan också få fram vilka som bockat i att de är interna kandidater och välja att visa de som bara är aktiva i rekryteringen. Dessutom kan ni göra sökningar utifrån satt gradering, poäng enligt personlighetstesten.

Ni kan när som helst ta bort alla satta krav genom att klicka på ”Rensa”, längst ner i rutan.

Klicka på "Filtrera" för att få fram ett resultat.

Om rekryteringen innehåller en enkät kommer ni även ha tillgång till knappen ”Urvalsfrågor” bredvid ”Filtrera”. Här har ni möjlighet att snabbt filtrera utifrån svar i den enkät som ni har med i rekryteringen.

Alla ansökningslistor har alltid ett filter med “Alla ansökningar” och ett med “Olästa ansökningar”. Innehållet i filtret med nya ansökningar skiljer sig därför åt mellan användarna.

Namnen och uppsättningen på övriga filter i rullistan kan se olika ut beroende på hur ni konfigurerat era ansökningsfilter på organisationsinställningarna.

Vid användning av “Filter”-knappen har ni möjlighet att spara dina egna filtreringar för att kunna jämföra och enkelt återgå till ett sökresultat. Om det finns skapade filtermallar på frekventa sökningar kan ni välja ett sådant från rullistan “Använd filtermall” istället för att skapa ett nytt.

Ni anger några sökkriterier och filtrerar. För att spara sökresultatet anger ni ett namn/en kortare beskrivning och sparar. Om ni däremot hittar en filtermall och väljer den, lägger sig sökresultatet direkt som ett eget filter i ansökningslistan.

Det går att välja om era olika filter ska avse alla kandidater som någon gång fått en viss händelse eller de kandidater som har angiven händelse som den senaste tillagda. Om ni väljer sortering på senaste händelse under kategorin “Händelser” kan ni använda dessa som steg i rekryteringsprocessen och då flytta en kandidat från ett steg till ett annat genom tillägg av nya händelser.

Vid rekryteringsspecifika filter markerar ni checkrutan ”Filtrera endast på senaste händelse” under ”Händelser” i filterpanelen.

I urvalsarbetet har ni möjlighet att jämföra två eller flera kandidater från ansökningslistan. Upp till 6 kandidater kan jämföras åt gången. Knappen "Jämför" går att klicka på när minst en kandidat har markerats.

Vid jämförelse öppnas en ny vy där bl.a. erfarenhet, gradering, enkätsvar och senaste status visas. Det är också möjligt att applicera en ny händelse i jämförelsevyn.

Alla ansökningar sparas automatiskt tillsvidare såvida ni inte har en egen rensning (gallring) efter annan utsatt tid. Ni behöver därför inte välja att spara alla CVn. Att spara CV är en funktion där er organisation kan bygga upp en egen databas med ansökningar – d.v.s. kandidater som inte fått tjänsten – för framtida rekryteringar. Lägg till händelsen ”Spara CV” på den/de kandidater som ni vill spara.

För att en ansökan ska kunna sparas måste kandidaten klicka på en länk. Inte förrän det är gjort går just den här ansökan att söka fram i er databas.

När ärendet är klart behöver ni avsluta det, men innan ni gör det så bör ni markera vem som fått tjänsten, om en rekrytering skett. Ni bör också ge slutbesked till övriga kandidater som inte fått tjänsten.

Ni kontaktar de som inte fått tjänsten och stänger dessa i ärendet genom att markera aktuella kandidater och lägga till en av händelserna för avslag. Händelserna lägger ni till under fliken ”Avsluta rekryteringen” eller direkt via händelsemenyn under ansökningslistan.

Om ni väljer ”Avslag via e-post” kommer en kontaktruta att öppnas. Skriv in avslagsmeddelandet, om det inte redan finns en förinlagd text, och skicka.

För att anställa en kandidat markerar ni kandidatens ansökan och väljer anställningshändelsen.

När detta är gjort ska ni avsluta rekryteringen. Det gör ni under ”Avsluta rekryteringen” längst upp till höger i ansökningslistan eller genom att klicka på “Avsluta rekrytering” i ärendeöversikten till vänster.

Vid avslutande behöver ni ange orsak till avslut;

Om ni använder er av modulen för ytterligare avslutningsorsaker och har lagt in dessa under Admin - Kontouppgifter - Klassificeringar så behöver ni även välja en orsak i rullistan som visas.

Observera att ni inte kan utföra urval eller bokföra något i rekryteringsprocessen när rekryteringen väl är avslutad. Det är oftast bara ett fåtal inom er organisation som har behörighet att återöppna ett avslutat ärende.

Ärendet kan endast avslutas som “Rekryteringsbehovet är uppfyllt” om annonsen inte längre ligger publicerad.

Om ni använder er av inställningen “Kräv komplett rekryteringsprocess” behöver även åtminstone en kandidat markeras som anställd för att ni ska kunna avsluta rekryteringen som “Rekryteringsbehovet är uppfyllt”.

All statistik i verktyget bygger på data ur rekryteringen: antal kandidater, behöriga, anställda (de som markerats att de accepterat tjänsten), etc. Det är därför av yttersta vikt att alla rekryteringar/ärenden fylls i korrekt och därefter avslutas.