Nu när annonsen är klar så vill du bestämma hur din kandidater ska ansöka! Det gör du i det andra steget som så passande heter just "Ansökan".
Ansökningsmetod
Det första du väljer i det här steget är just hur en kandidat ska kunna ansöka, genom ett konto, utan ett konto, eller via en annan ansökningslänk.
Ansök med konto
Valet att kandidater ska kunna ansöka med ett konto innebär att, om en kandidat har ett konto, kan de använda det för att skapa och skicka sin ansökan. Det kan vara mycket praktiskt för alla inblandade då kandidaterna kan:
Återanvända tidigare ansökningar vilket ofta sparar dem tid och energi
Gå tillbaka och se sin ansökan och annonsen utan att behöva spara dem separat.
Informationen kan de komma åt fram till att gallring av ansökan sker från arbetsgivarens konto.
Kan redigera sin ansökan under ansökningsperioden utan att kontakta er
Kan se information om eventuellt bokad intervjutid
Det är bara ett ställe att ändra sina kontaktuppgifter på, vilket också bidrar till att säkerställa att inga felaktiga uppgifter skickas till er!
Det går att kombinera ansökan med konto med ansökan utan konto och låta kandidaten själv bestämma hur de vill söka 😃
Ansök utan konto
Valet att ansöka utan konto innebär att kandidaterna slipper registrera ett konto för att kunna ansöka till tjänsten. Då fyller de i sina kontaktuppgifter och de delar som du valt att inkludera i ansökningsformuläret och skickar in.
Bra att ha i åtanke gällande ansökningar som görs utan konto:
Kandidater kan inte se sin ansökan efter att den skickats in
De kan inte själva redigera sin ansökan utan behöver kontakta er
Ansök med annan ansökningslänk
Ett tredje alternativ du har är att ha en separat ansökningslänk som kandidaterna söker via. Det här alternativet används ofta när man t.ex. har en extern firma som sköter en rekrytering, där de har ett eget ansökningsformulär som du vill att kandidaterna fyller i.
Då lägger du helt enkelt in länken till det externa formuläret under det här alternativet och då kommer kandidaterna automatiskt att tas dit när de ska göra sin ansökan.
Det är ett smidigt sätt att göra det på när man inte vill/kan ge en extern rekryterare tillgång till ert konto, eller har ett externt ansökningsformulär som man vill använda, men man vill ändå publicera annonsen som vanligt och få en bra spridning på den.
Notera att med det här alternativet kommer ansökningarna inte in i systemet, och kommer därmed inte kunna hanteras där, utan behöver hanteras via den hemsida/ det verktyg som man länkar till.
Det här alternativet kan på grund av det inte kombineras med de första två!
Ansökningsformulär (bara för ansökan med konto)
Den här sektionen poppar bara upp om du har valt att kandidaterna ska kunna ansöka med ett konto.
Det du väljer då är vilka steg som ska inkluderas i ansökningsformuläret!
Hur den här sektionen ser ut beror lite på vad ni har för organisationsinställningar på organisationen som du skapar ärendet på.
I exemplet på bilden kan vi se att på den här organisationen har man ställt in att stegen "Arbetslivserfarenhet" och "Utbildning", plus möjligheten för kandidaten att bifoga filer, ska vara förvalda. Det innebär att de automatiskt kommer att vara valda när du skapar en annons och väljer att ansökan med konto ska vara tillgänglig!
De här steg kan även sättas som “obligatorisk” och det innebär i det här sammanhanget att kandidaten måste inkludera det för att kunna skicka in ansökan 😊
Det finns 4 olika statusar ett steg kan ha i organisationsinställningarna:
"Förvald" - Som i exemplet ovan, steget är automatiskt markerat när du skapar annonsen och kan redigeras
"Tillgänglig" - Steget är inte automatiskt markerat, men är tillgänglig och kan redigeras.
"Ej tillgänglig" - Steget kommer inte att synas när du skapar annonsen.
"Låst" - Steget är automatiskt förvalt när du skapar annonsen och du kan inte redigera det i annonsen.
Beskrivning av bifogade filer
I den här rutan kan du specificera vilka filer du vill att kandidaten bifogar. Även det här fältet kan fyllas i under organisationsinställningarna om ni vill ha en standardiserad text, men den kan även redigeras här.
Urvalsfrågor och information till kandidaterna
Härnäst kan du välja om du vill inkludera en enkät med urvalsfrågor eller någon särskild information till kandidaterna.
Här kan du läsa mer om hur du skapar olika enkäter, vad som är bra att tänka på, tips och tricks! 😄
Förinformation
Du börjar med att välja om du vill ha någon förinformation. I rullistan hittar du de enkäter som är skapade som typen "Förinformation" och som är tillgängliga för den organisationen som du skapar ärendet och annonsen på. När du har valt en enkät i listan kan du öppna den genom att klicka på “Förhandsgranska” för att se hur den kommer att se ut för kandidaten.
Förinformation är precis som det låter, information som visas före det att kandidaten kommer in i själva ansökningsformuläret när de trycker på knappen för att ansöka om tjänsten!
Det används ofta till att t.ex. informera om GDPR och behandling av personuppgifter, eller genom att göra ett första urval av kandidater. Tänk på att svaren i förinformationen inte sparas på något sätt.
Frågor
Under "Frågor" kan du välja att lägga till enkäter av typen "Urvalsfrågor". Urvalsfrågor väljs på samma sätt. Du kan också skapa dem direkt i annonsen genom att trycka på "Skapa ny enkät".
Urvalsfrågorna kommer att läggas till i ansökningsformuläret och kandidaten kommer att behöva svara på frågorna. Svaren kommer sedan finnas med i ansökningshandlingarna när du klickar in dig på kandidaterna i listan över inkomna ansökningar.
Notera att det krävs behörighet för att kunna skapa nya urvalsfrågor - alltså kommer inte alla användare att kunna göra det. Om du inte ser det här alternativet innebär det att du inte har den behörigheten.
Kommunikation med kandidater
Härnäst har du upp till två val gällande kontakt med kandidaterna, beroende på era inställningar.
Du kan, om du vill, göra ändringar i det mail som går ut till kandidaterna när de skickar in sin ansökan.
Varje konto har en kontaktmall för det som ni själva har möjlighet att redigera. Det är en organisationsinställning, men du som skapar ett ärende och en annons har möjlighet att redigera mallen för just det här specifika ärende.
Texten som finns i den befintliga mallen kommer automatiskt att dyka upp i rutan, och här kan du välja att redigera den.
Om ni har inställningen att det också ska skickas ut ett mail när ansökningstiden har passerat, då kommer det att finnas möjlighet att redigera den.
Parametrar
Du har säkert noterat att det i texten exempelvis står %FIRSTNAME% eller %REFNO%. Det är den otroligt smidiga funktionen som hämtar information från systemet och som gör att du slipper skriva namn etc. manuellt!
De kallas för parametrar och hämtar olika information. Parametern %FIRSTNAME% hämtar t.ex. förnamnet på den kandidaten som ska få mailet, %REFNO% hämtar referensnumret för det aktuella ärendet, %ASSIGNMENTNAME% hämtar namnet på annonsen osv.
Alla parametrar som är tillgängliga kan du se genom att klicka på "Visa parametrar" ovanför ämnesraden.
Notifieringar
Den sista delen i det här steget handlar om notiser som man kan välja om de ska skickas till enskilda användare.
Det gäller notiser/mail för när en ny ansökan inkommit och mail när annonsen publiceras för första gången.
De här inställningarna görs främst för användare som inte är med i rekryteringsgruppen då användarna som är tillagda i rekryteringsgruppen har egna inställningar för det. De görs i första steget när du skapar ärendet, det som heter "Ärendedetaljer"
Klart!
Nu är du färdig med det här steget och det är dags att gå vidare till det sista steget, vilket handlar om publiceringen!