For å kunne bruke Recruit må du ha en bruker!
Nye brukere legges ut av en leder/kollega/superbruker som allerede har en brukerkonto.
Merk at brukere ikke kan administreres av support, dette må håndteres internt.
Det første trinnet er å finne ut hvor du kan legge inn nye brukere. Naviger til Admin-fanen i menylinjen og klikk på "Brukere".
Opprett bruker
For å opprette en ny bruker, klikk på: "Opprett bruker".
Brukerinformasjon
Vi anbefaler at du setter opp / administrerer autorisasjonsgruppene dine før du oppretter brukere, da du ikke kan opprette en bruker uten å tilordne den til en autorisasjonsgruppe.
Under Brukerinformasjon fyller du inn brukerens:
Personopplysninger, f.eks. Fornavn og Etternavn
Profesjonell tittel
E-postadresse osv.
Her har du også mulighet til å fylle inn ønsket språk dersom brukeren foretrekker å bruke et annet språk enn svensk
Alle felt med rød stjerne er obligatoriske
Kontodetaljer
Videre i neste trinn må du fylle inn brukernavnet og velge informasjon om passordet.
Her har du et valg om enten å velge passord til brukeren selv, eller alternativt sende en bekreftelsesmail med et midlertidig passord når du lagrer brukeren.
Her har du også muligheten til å deaktivere en konto hvis du ønsker det og også aktivere en allerede inaktiv konto.
Merk at hvis du bruker kontoinnstillingen der brukernavnet må være en e-postadresse, fjernes brukernavnfeltet.
Vær forsiktig når du oppretter brukernavnet, slik at du ikke ved et uhell har lagt inn ekstra mellomrom eller lignende.
Hvis du oppgir et manuelt passord for brukeren, må passordet inneholde en liten bokstav, en stor bokstav, et tall og i tillegg inneholde minst 8 tegn totalt.
Når du bruker en bekreftelses-e-post med et midlertidig passord, sendes det en e-post som inneholder et midlertidig passord som kun kan brukes ved første pålogging. Etter første pålogging blir brukeren bedt om å lage sitt eget passord.
Datoen i "Gyldig fra" vil automatisk fylles ut med dagens dato.
Du trenger ikke legge inn dato i "Gjelder", da vil brukeren være aktiv inntil videre.
Du kan da velge om tilgangen for brukeren skal stenges midlertidig ved å krysse av for «Steng tilgang midlertidig». Du må da også velge fra hvilken dato og til hvilken dato tilgangen skal stenges.
Hvis du stenger tilgangen, vil ikke brukeren kunne logge inn før sluttdatoen har passert.
Dersom du bruker innlogging via SSO, vil det også være felt som indikerer hvilken SSO-leverandør du bruker og hvilket SSO-brukernavn brukeren skal ha.
Tillhørighet
Under tittelen Medlemskap legger du brukeren til autorisasjonsgruppene de skal tilhøre. Det er obligatorisk å legge til brukeren i minst én tillatelsesgruppe.
I nedtrekkslisten velger du autorisasjonsgruppen(e) som brukeren skal tilhøre og klikker på "Legg til".
Autorisasjonsgruppene legges deretter til en liste.
Dersom brukeren skal tilhøre flere autorisasjonsgrupper, legger du dem til én om gangen.
Det er viktig at du klikker på "Legg til" etter at du har valgt en tillatelsesgruppe, ellers blir ikke gruppen lagt til.
For hver lagt til autorisasjonsgruppe, har du muligheten til å definere en tidsperiode hvor brukeren ikke skal ha tilgang til gruppen. Dette gjøres via avmerkingsboksen "Lukk tilgang”.
Ikke glem å lagre nederst på siden, når du er ferdig!
Deaktiver, slett og rediger brukere
Du kan deaktivere brukere, slette dem permanent og redigere dem fra samme visning. Akkurat som når du vil opprette en bruker, går du via menyvalget admin - bruker.
Deaktiver en bruker
Når en bruker ikke lenger skal ha tilgang til verktøyet, kan du velge å deaktivere brukeren. Dette gjør du ved å klikke på symbolet helt til høyre i listen over registrerte brukere.
Dette sletter ikke brukeren, den blir bare inaktiv.
Slett en bruker
Når brukeren er deaktivert, kan du også velge å slette dem helt fra verktøyet.
Siden kun deaktiverte brukere kan slettes, må du alltid deaktivere brukeren før du sletter dem.
Hvis du fjerner merket for «Vis kun aktive brukere» i filtreringsfunksjonen, vil inaktive brukere også vises med et søppelbøtteikon i brukerlisten. Når du klikker på søppelbøtteikonet på den deaktiverte brukeren, forsvinner brukeren helt fra kontoen din.
Ved sletting vil en slettet bruker bli angitt i rekrutteringslistene og statistikken som slettet for de rekrutteringene han opprettet eller var ansvarlig for.
Merk at du ikke kan gjenopprette brukeren når den først er slettet.
Aktiver en inaktiv bruker på nytt
Hvis du vil reaktivere en bruker, må du følge trinnene ovenfor for først å finne den inaktive brukeren (fjern merket for "Vis kun aktive brukere" når du søker etter personen). Når du har funnet brukeren, klikk på blyantikonet for å redigere.
Under trinnet "Kontodetaljer" i redigeringsmodus finner du avkrysningsboksen "Konto er aktiv". Hvis brukeren er inaktiv, vil ikke boksen merkes av. Merk av i boksen og lagre nederst for å aktivere brukeren på nytt.
Bekreft også om du trenger å korrigere datofeltene "Gyldig fra" og "Gyldig til". Dersom disse har bestått, vil ikke brukeren kunne logge inn.
Hvis brukeren har glemt passordet sitt, kan du også krysse av i boksen "Endre passord" og sende et nytt midlertidig passord til brukerens e-postadresse, når du lagrer.