Av og til kan det være nødvendig, eller bare praktisk, å kunne kopiere en søknad fra en rekruttering til en annen! Dette effektiviserer ansettelsesprosessen, og gjør det enkelt å vurdere sterke kandidater for flere roller 🤩
Hva er funksjonen "Kopier kandidat"?
Denne funksjonen lar deg:
Gjenbruke eksisterende søknader: Raskt flytte en kandidats søknad til en annen relevant rekruttering, og spare dem for tid og innsats.
Identifisere skjult talent: Enkelt vurdere kvalifiserte kandidater som kan ha søkt på en annen stilling i organisasjonen din.
Kopiere ulike typer søknader: Kopiere digitale søknader (med eller uten kontoer) og til og med manuelle søknader.
Viktige funksjoner og oppførsel
Uavhengige kopier - Når en søknad er kopiert, blir den en separat, uavhengig enhet. Endringer i den opprinnelige søknaden vil ikke påvirke kopien, og omvendt. Dette inkluderer tilbaketrekninger, hendelser og kontakt med kandidaten.
Omgåelse av konto - Kopieringsfunksjonen omgår kontokrav. Du kan kopiere en søknad fra en rekruttering som ikke krever konto til en som gjør det, og omvendt.
Søknadsstatus - Kopierte søknader vil vise en tydelig status: "Kopiert fra en annen rekruttering". Denne statusen vil vises i lys grå.
Ingen automatisk bekreftelse - Systemet vil ikke sende automatiske bekreftelses-e-poster til kopierte kandidater. Du må manuelt informere kandidaten hvis du ønsker å sende en bekreftelse.
Søknadsdato - Søknadsdatoen for den kopierte kandidaten vil være datoen kopieringen skjedde.
Varsling - Hvis brukeren din er satt til å motta varsler om nye søknader, vil et varsel sendes når en kopiert søknad legges til.
Potensiell manglende informasjon - Vær oppmerksom på at kopierte søknader kan mangle obligatorisk informasjon som kreves for den nye rekrutteringen hvis kravene er forskjellige. Gå nøye gjennom den kopierte søknaden for eventuelle mangler.
Hvordan kopiere en kandidats søknad
Få tilgang til søknadslisten: Naviger til søknadslisten i den opprinnelige rekrutteringen eller kandidatbanken.
Velg kandidater: Velg kandidatene du ønsker å kopiere.
Utløs hendelsen "Kopier kandidat": Finn og aktiver hendelsen "Kopier kandidat". Dette vil åpne et popup-vindu på skjermen.
Velg organisasjon og rekruttering:
Velg organisasjonen/avdelingen der den nye rekrutteringen er lokalisert.
Velg den spesifikke rekrutteringssaken du vil kopiere kandidaten til. Du kan søke etter tittel eller referansenummer.
Merk! Du kan kopiere fra en kandidatbank til en rekruttering/sak, men ikke omvendt.
Legg til en merknad (valgfritt): Du kan legge til en merknad/melding for å gi kontekst for kopien.
Gjennomgå bekreftelsesmeldingen: En melding vil minne deg på å informere kandidaten om kopien og vil informere deg om at all søknadsinformasjon vil bli kopiert.
Lagre: Klikk "Lagre" for å fullføre kopieringsprosessen.
Toast-varsling: En suksessmelding vil vises som bekrefter kopien 🥂
Godt å vite!
E-postduplisering: Du kan ikke kopiere en kandidat til en rekruttering der en annen søknad med samme e-postadresse allerede eksisterer.
Anonyme kandidater: Anonyme kandidater vil forbli anonyme hvis målrekrutteringen tillater anonyme søknader. Ellers vil navnet deres vises.
Tilbaketrukne søknader: Du kan ikke kopiere tilbaketrukne søknader.
Informasjon om kandidatskjema:
Kandidatskjemaet i den nye rekrutteringen vil vise statusen "Kopiert fra en annen rekruttering".
"Hendelse"-fanen vil inkludere en automatisk merknad som indikerer den opprinnelige rekrutteringen (tittel og referanse).
Enhver merknad som ble lagt til under kopieringsprosessen vil bli inkludert.
Informasjon om hvem som gjorde kopien vil bli inkludert.
Informasjon om opprinnelig rekruttering:
"Hendelse"-fanen i den opprinnelige rekrutteringen vil registrere "Kopier kandidat"-hendelsen, inkludert målrekrutteringen (tittel og referanse).
Fjerning av kopiert kandidat: Fjerning av en kopiert kandidat må gjøres fra rekrutteringen der kandidaten ble kopiert til. Det vil ikke påvirke den opprinnelige rekrutteringens hendelseslogg.
Brukertilganger: Brukertilgangen "Rekruttering - Kopier kandidat" kreves for å bruke denne funksjonen. Denne brukertilgangen kan tildeles til organisasjonsgrupper eller roller.
Statistikk: Kilden "Kopiert fra en annen rekruttering" er lagt til i rapporten "Søknadskilde" for statistiske formål.
Hvor du finner hendelsen og brukertilgangen
Hvis du allerede har denne hendelsen, kan du finne den i listen over hendelser i en rekruttering. Men hvis den ikke er synlig der, enten:
Har du ikke hendelsen satt opp
Eller du har ikke tilgangsrettigheten til å bruke den.
Opprett hendelsen
Hendelsen opprettes på samme måte og sted som alle andre hendelser opprettes - under Admin -> Organisasjon -> fanen "Hendelser og automatiseringer" 😊
Brukertilgang
Brukertilgangen for å kunne bruke denne funksjonen finnes i seksjonen som heter "Kandidathåndtering" i tilgangsgruppene, som igjen kan finnes ved å klikke Admin -> Tilgangsgrupper.
Samtykke
Hvis du har tenkt å bruke denne funksjonen, anbefales det at du oppdaterer dine vilkår og betingelser for å informere kandidater om at søknadene deres kan bli kopiert til andre rekrutteringer. Denne teksten kan redigeres i Admin > Kontodata > Søknadsfane > Tekst for vilkår og betingelser.