En prosess er det som bestemmer hvordan rekrutteringene dine skal utformes, hvilke trinn som skal inkluderes og hvilke innstillinger som er mulige. Hver rekruttering trenger en prosess,
Du finner dine prosesser under overskriften Admin - Rekruttering og - Prosesser. Her har du mulighet til å lage nye prosesser og deaktivere de du ikke lenger ønsker å bruke.
Bare aktive prosesser vises i listen. De inaktive prosessene kan nås ved å merke av for "Vis inaktive prosesser", som ligger øverst til venstre i prosesslisten.
Man kan deaktivere og reaktivere prosesser, men ikke fjerne dem helt.
For å deaktivere en prosess, trykk på søppelkassen helt til høyre.
Hvis du vil reaktivere en inaktiv prosess, klikker du på pilikonet ved siden av den inaktive prosessen.
Merk!
Du kan ikke endre en prosess som noen gang har vært brukt i en rekruttering, den er da låst.
Deaktivering av en prosess påvirker ikke noen aktive rekrutteringer som bruker den aktuelle prosessen, men du vil ikke kunne velge prosessen i nye rekrutteringer.
For å lage en ny prosess
Klikk på "Opprett prosess".
Processdetaljer
Start med å gi prosessen et navn som indikerer hva den handler om.
Det er ikke obligatorisk, men vi anbefaler at du legger inn en beskrivelse av når prosessen skal brukes og hva den innebærer.
Velg deretter hvilken del av organisasjonen denne prosessen skal knyttes til.
Processinstillinger
Avhengig av hvilke tilleggsmoduler du har aktivert, kan valgene dine her variere.
Valget om å inkludere kompetansebasert rekruttering (KBR) vises når du senere velger en organisasjon som har dette aktivert. Dette inkluderer skadeprofiltrinnet i rekrutteringen.
Valget om å inkludere arbeidsgrupper, tillate bruk av reservasjoner og tillate lotteri av kandidater til arbeidsgrupper er valg knyttet til volumrekruttering
Inkluder trinnet "Rekrutteringsinnstillinger" lar deg få tilgang til innstillinger for automatiseringer i rekrutteringen. Det er også i dette trinnet at innstillinger for f.eks. Refapp er tilgjengelig, hvis dette er noe du bruker.
Bruk rekkefølge for godkjenningspunkter avgjør om godkjenningspunktene skal godkjennes sekvensielt eller om de kan godkjennes når som helst i rekrutteringen. (Mer om godkjenningspunkter nedenfor).
Du kan velge å begrense tilgangen til prosessen. Da trengs det en spesifikk rettighet for at brukeren skal kunne bruke den i en rekruttering.
Varsler
Det er mulig å legge inn litt ulike varsler direkte i prosessen om dere ønsker det! Det er da mulig for dere å stille inn varsler angående søknadsperioden og avslutningen av rekrutteringen 😊
Innstillingene du gjør her vil påvirke hvilke varslingsalternativer som er tilgjengelige for medlemmer i en rekrutteringsgruppe! Disse innstillingene innebærer altså ikke per automatikk at et varsel sendes ut, men at du har mulighet til å velge i enkeltsaker om og hvilke medlemmer som skal få et slikt varsel.
Søknadsperioden
Det innebærer at et varsel sendes x antall dager før søknadstiden går ut.
Når du oppretter en sak, under første steg "Saksdetaljer", når denne prosessen velges så vil valget "Søknadsfristen nærmer seg" være tilgjengelig.
Avslutte rekrutteringen
Det innebærer at et varsel sendes x antall dager etter at søknadstiden har gått ut, for å minne brukeren om å avslutte rekrutteringen.
Dette varselet vil gjentas til saken avsluttes, så det er obligatorisk å angi etter hvor mange dager påminnelsen skal sendes ut. I eksemplet over er det innstilt at påminnelsen gjentas etter 7 dager, noe som da innebærer at hver syvende dag vil brukeren få en påminnelse ⌚👀
Dette gjør at valget "Det er på tide å avslutte rekrutteringen" er tilgjengelig.
Merk at når innstillingen for å sende varsel om å avslutte saken er aktivert i prosessen så må minst en deltaker i rekrutteringsgruppen/den ansvarlige rekruttereren ha det varselet valgt i saken!
Godkjenningspunkter
Disse brukes som innsjekk/informasjonspunkter for rekruttererne. Godkjenningspunkter må godkjennes for å komme videre med rekrutteringen.
For å legge til et godkjenningspunkt, trykk "Legg til godkjenningspunkt”. Da vises følgende boks:
Skriv inn navnet (dette er synlig i rekrutteringsoversikten i rekrutteringen).
Skriv inn en beskrivelse, hva rekruttereren må sjekke/sikre/gjøre.
Du har mulighet til å legge inn en sjekkliste som du har laget (husk at denne alltid vil stå i dette godkjenningspunktet i de rekrutteringene som bruker denne prosessen. Når den først er opprettet, vil det ikke være mulig å melde seg ut).
Ønsker du at det skal sendes påminnelser for å godkjenne punktet, kan du også legge det inn her.
Til slutt spesifiserer du om og hvem som skal kunne godkjenne punktet.
Enten brukere med en spesifikk rettighet som du velger fra rullegardinlisten.
Den som står som ansvarlig rekrutterer i rekrutteringen.
Hele rekrutteringsgruppen (som kan legges til ved opprettelse av rekrutteringen).
Eller hvis det er en bestemt person som kan godkjenne, så skriver du inn e-postadressen deres.
Merk at hvis det ikke er gjort noe valg, kan alle som har tilgang til rekrutteringen godkjenne punktet.
Når du har lagret godkjenningspunktet, legges det automatisk under trinnet "Sak". Hvis du ønsker at punktet skal ligge senere i rekrutteringen, flytter du bare punktet ved å dra og slippe.
Da er prosessen klar til bruk, så snart du sparer!