Dersom du har valgt en prosess i din rekruttering som inneholder trinnet "Rekrutteringstillinger", vil dette trinnet vises før du kommer til opprettelsen av annonsen.
I dette trinnet kan du automatisere ulike deler av rekrutteringsprosessen, som også inkluderer Refapp hvis det er noe du bruker.
Automasjon
En automatisering er akkurat slik det høres ut, her kan du velge å automatisere en del av prosessen ved å lage regler. I disse reglene kan du spesifisere hva du ønsker skal skje og når det skal skje.
Opprett ny regel
Vi starter med å trykke "Opprett ny regel".
Du får da opp en boks hvor du først og fremst må velge en «Trigger», det vil si hva slags hendelse automatikken skal reagere på. Her kan du velge mellom:
Ny søknad mottatt - Hendelser du velger i neste trinn blir brukt på alle nye søknader i rekrutteringen.
Nytt eksternt testresultat mottatt - Hvis du bruker en ekstern testleverandør.
Nye svar på eksempelspørsmål mottatt - Automatisering basert på svar fra eksempelspørsmål.
Nye svar på ferdigstillelsesspørsmål mottatt - Automatisering basert på svar fra ferdigstillelsesspørsmål.
Under nedtrekkslisten «Handlinger» velger du hva som skal skje når regelen er utløst.
Du kan også velge om du vil utsette forsendelsen i 2 dager, 5 dager, eller velge en bestemt dato den skal sendes ut.
Du kan enten legge til flere handlinger til den samme utløseren ved å trykke "Legg til flere" i nedre høyre hjørne, lage flere regler, eller bare spar!
Eksempel
I vårt eksempel nedenfor bruker vi utløseren «Nye svar på utvalgsspørsmål mottatt», når vi ønsker at noe skal skje når vi får nye svar på utvalgsspørsmålene som vi vil velge å inkludere i annonsen vår. Når vi velger denne utløseren, må man velge en undersøkelse med utvalgsspørsmål i den neste nedtrekkslisten.
Når vi har valgt undersøkelsen, velger vi enten hvordan vi vil at kandidaten skal svare for å utløse regelen, eller omvendt, hvordan vi ikke vil at de skal svare.
I eksempelet ovenfor har vi valgt "Ja" for spørsmål 1, og merket begge svaralternativene for spørsmål 2. Hvis mer enn ett svaralternativ per spørsmål velges, kan kandidaten svare enten eller for at regelen skal gjelde. Problemstillingen er dermed irrelevant for at automatiseringen skal fungere. Det vil bare være ett spørsmål som styrer automatiseringen.
Når vi har valgt våre svaralternativer i undersøkelsen, velger vi først hva automatiseringen skal baseres på. I nedtrekkslisten "Gjør følgende hvis" kan vi enten velge "Alle betingelser er oppfylt" eller "Betingelsene ovenfor er ikke oppfylt".
Til slutt velger vi en handling for denne automatiseringsregelen, det vil si hva som skal skje når denne regelen utløses.
Her får du en liste over dine arrangementer, statusendringer, graderingsmuligheter osv. Du velger arrangementet som skal søkes på aktuelle kandidater. Velger du et arrangement som inkluderer kontakt med kandidaten (via e-post eller SMS), kan du velge en tilknyttet kontaktmal, samt utsette sendingen til kandidaten om du ønsker det.
Her har vi valgt at dersom alle vilkårene er oppfylt, dvs. dersom kandidaten har svart "Ja" på spørsmål 1 i eksempelet, så ønsker vi at handlingen skal være å kontakte kandidaten.
Til dette har vi koblet kontaktmalen som heter «Kontaktsøkere» og at vi ønsker at utsendelsen av denne malen forsinkes før den sendes ut.
Vi har også valgt «Legg til flere» for å få en annen handling knyttet til samme utløser, og i dette tilfellet valgt kandidaten til å få statusen «Kvalifisert» i søknadslisten.
Refapp automatisering
I tillegg til vanlig automatisering i Recruit har du også mulighet til å automatisere referanseinnhenting via Refapp (dersom du bruker Refapp til referanseinnhenting)
Her kan du stille inn innstillingene for Refapp-prosjektet, f.eks. hvilken spørreundersøkelse som skal sendes ut, hvordan du bør spørre kandidatene om referanser, hvor mange referanser du ønsker å be om og hvordan selve referanseutsendelsene skal foregå:
Henting/forsendelse via:
Manuell tilføyelse av referanser i Refapp
Tekstmelding/SMS
Post
Mail
Be om referenser: 1-5.
Andre innstillinger for Refapp gjøres hos Refapp.
Når du er ferdig med innstillingene, klikker du på "Lagre".