For å få ekstra hjelp i en rekrutteringsprosess, og gjøre den litt smidigere, kan du bruke forskjellige automatiseringer. Det kan være alt fra å få en poengsum på kandidatene basert på deres svar på valgte screeningsspørsmål til å automatisk sende ut meldinger til utvalgte kandidater.
For å kunne bruke automatiseringer må steget "Rekrutteringsinnstillinger" være inkludert i de prosessene dere har satt opp på kontoen deres. Du kan lese mer om prosesser og hvordan de fungerer her 😊
Hvis steget "Rekrutteringsinnstillinger" er inkludert i den prosessen du valgte når du opprettet saken, vil du se det som et eget steg i saksoversikten.
I dette steget er det mulig å opprette automatiseringsregler for saken, og hvis dere bruker det, vil det også være her du kan gjøre innstillinger for digital referansetaking via Refapp!
Automatiseringer
En automatisering innebærer kort fortalt at når A skjer (for eksempel at en søknad kommer inn), fører det automatisk til B (for eksempel at søknaden blir vurdert). Det finnes mange forskjellige muligheter med automatiseringer, og avhengig av hvilke funksjoner dere har på kontoen deres, kan dere ha forskjellige alternativer i opprettelsen av automatiseringsregler.
Vi vil gå gjennom hvordan du oppretter en automatiseringsregel og bruke et vanlig eksempel, nemlig en automatisering basert på svarene kandidaten har gitt på screeningsspørsmål som vi har valgt å inkludere i vårt søknadsskjema 😊
Opprett ny regel
Du begynner med å trykke på 'Opprett ny regel' inne på steget "Rekrutteringsinnstillinger" i saken din.
Det første du gjør er å velge en "trigger", altså hvilken type hendelse automatiseringen skal reagere på. Her kan alternativene variere litt avhengig av hvilke funksjoner dere har på kontoen deres:
Ny søknad mottatt - Automatiseringen vil bli brukt for alle nye søknader i saken.
Nytt eksternt testresultat mottatt - Automatiseringen vil bli brukt når et nytt testresultat mottas. Dette forutsetter at dere bruker en testleverandør som har en integrering med systemet.
Nye svar på screeningsspørsmål mottatt - Automatiseringen vil bli brukt basert på svar fra screeningsspørsmål. Mer info om dette i eksempelet nedenfor!
Nye svar på kompletteringsspørsmål mottatt - Automatiseringen vil bli brukt basert på svar fra kompletteringsspørsmål.
Når du har valgt en trigger, får du deretter velge hva som faktisk skal skje når automatiseringsregelen trigges. Dette gjør du under rullegardinlisten "Handlinger".
Noen triggere er også knyttet til spørreskjemaer, som kompletteringsskjema og utvalgsspørsmål. Hvis en slik trigger er valgt, vil også en egen rullegardinliste vises der du må velge hvilket skjema regelen skal gjelde for.
Du kan opprette flere hendelser for en og samme trigger, for eksempel hvis du vil at en kandidat som har svart på en bestemt måte på screeningsspørsmål både skal bli vurdert og få en e-postutsending. For å legge til flere hendelser for samme trigger trykker du ganske enkelt på "Legg til flere" før du lagrer.
Du kan enten legge til flere handlinger til den samme utløseren ved å trykke "Legg til flere" i nedre høyre hjørne, lage flere regler, eller bare spar!
Eksempel
For å illustrere litt bedre hvordan en automatiseringsregel kan se ut og hva den innebærer i praksis, vil vi gå gjennom et vanlig eksempel. I dette eksempelet har vi valgt å inkludere en spørreundersøkelse med screeningsspørsmål i vår rekruttering, og det er basert på hva kandidaten svarer på disse spørsmålene vi ønsker å lage en automatisering.
Trigger
Vi velger da å opprette en regel og at vår trigger skal være "Nye svar på screeningsspørsmål mottatt". Det innebærer at regelen vil gjelde for alle kandidater som svarer på en bestemt måte på våre spørsmål.
I dette tilfellet har vi allerede opprettet annonsen før vi oppretter regelen, og der har vi lagt til en undersøkelse som heter "Interesseregistrering", noe som betyr at den er forhåndsvalgt når vi oppretter regelen.
Da får vi opp alle spørsmålene i undersøkelsen som det går an å lage en automatisering fra; da det ikke er mulig å lage en automatisering basert på fritekstsvar, er alle spørsmål der kandidaten selv skal skrive inn et svar ekskludert.
Neste steg er å velge hvilke svaralternativer som skal trigge regelen. Her er det viktig å vurdere hva du vil oppnå med automatiseringen. I dette tilfellet vil vi automatisk rangere de kandidatene som er av største interesse for oss, hvilket vi da har kommet frem til er de som har erfaring som leder og enten har førerkort eller holder på å ta førerkort. Det vi gjør da, er å krysse av de svaralternativene som vi vil fremheve. Da ser det nå slik ut:
Merk at i dette eksempelet spiller det ingen rolle om kandidaten det gjelder har førerkort eller holder på å ta førerkort, så vi har markert både alternativet "Ja" og "Utdanning pågår". For automatiseringsregelen betyr det at regelen anvendes hvis kandidaten velger ett av disse svarene, altså enten "Ja" eller "Utdanning pågår".
Handling
I neste steg velger vi hva som skal skje når regelen anvendes! 😊
I rullegardinlisten "Gjør følgende deresom..." har vi to alternativer å velge mellom:
"Alle vilkår er oppfylt" - innebærer at regelen er anvendbar når valgene vi nettopp gjorde ovenfor er oppfylt.
"Vilkåret ovenfor ikke er oppfylt" - innebærer det motsatte, regelen anvendes hvis valgene vi nettopp gjorde ovenfor ikke er oppfylt. Dette alternativet er nyttig for eksempel når du kanskje har en lengre undersøkelse med flere spørsmål, men bare to eller tre svaralternativer totalt som du vil basere regelen på. I stedet for å markere alle andre svaralternativer, kan du da bare markere de to-tre stykkene og sette regelen til å anvendes når disse ikke er oppfylt.
Deretter velger vi handlingen. I vårt eksempel ønsker vi å rangere kandidatene, og derfor velger vi "Rangering" (hvilke alternativer du ser i listen av handlinger styres av hvilke funksjoner dere har på kontoen deres, hvilke statuser/hendelser dere har opprettet, etc).
Siden vi har valgt at kandidaten skal rangeres, trenger vi også angi hvilken rangering vi ønsker skal tildeles. I eksempelet har vi valgt de svaralternativer som er mest interessante for oss, så hvis kandidaten velger de svarene og oppfyller regelen, ønsker vi at de skal markeres som "Veldig interessant'".
Den komplette og ferdige regelen ser da slik ut 🤩:
Regelen kan da lagres som den er, eller om vi vil, kan vi legge til flere handlinger.
Kontakte kandidat
Ved hjelp av automatiseringer kan du også kontakte deres kandidater! Å kontakte kandidater via en automatisering fungerer på samme måte som i eksempelet ovenfor, altså at du må angi en trigger og spesifisere hvilke krav som må være oppfylt/ikke være oppfylt for at kontakten skal skje.
Akkurat som når du håndterer kandidater ellers, finnes det forskjellige typer kontakt, og det samme gjelder også for automatiseringsregler! Som vi nevnte tidligere, vil alternativene i listen over handlinger reflektere de hendelser og statuser dere har på kontoen deres, men de forskjellige "typene" av kontakt du kan bruke her er:
En generell kontakt
Avslag
En generell kontakt er knyttet til e-postmaler som er av typen "Generell", og avslag er knyttet til e-postmaler som er av typen "Avslag". Du kan lese mer om kontaktmaler her!
Eksempel 2
I vårt nye eksempel har vi en hendelse på kontoen vår som heter "Kontakt søkere" og innebærer en generell kontakt. Når vi da har valgt dette i listen over handlinger, vil vi få opp en rullegardinliste med e-postmaler vi kan bruke, og disse e-postmalene vil da være alle de som er av typen "Generell". I vårt eksempel heter e-postmalen vår også "Kontakt søkere".
Når vi har valgt en e-postmal, får vi muligheten til å:
Forhåndsvise sending.
Redigere sending.
Utsett sending.
Å redigere sendingen fungerer på samme måte som når vi sender en melding til en kandidat ellers, noe som betyr at vi har tilgang til parametere for å hente info automatisk fra systemet, som kandidatenes navn, vår logo, etc.
For å forsinke en sending, markerer vi boksen "Utsett sending" og kan da velge hvor lenge vi vil forsinke den. Enten 2 dager, 5 dager, eller så kan vi sette en spesifikk dato.
På bildet ovenfor kan vi se at vi har valgt å forsinke utsendelsen med 5 dager, noe som betyr at kandidaten får e-posten 5 dager fra når regelen ble trigget.
Hvis vi i stedet hadde valgt en spesifikk dato, vil e-posten bli sendt på den datoen, uavhengig av når regelen ble trigget.
Test det!
Det finnes mange forskjellige muligheter med automatiseringer, og vår anbefaling er at du prøver deg frem! Hvis du har mulighet til å opprette en egen test-sak, kan du uten bekymring teste forskjellige automatiseringer der uten å måtte bekymre deg for at ekte kandidater blir påvirket. Et godt tips er også å dele test-saken med kollegene dine, slik at flere kan teste og få en bedre innsikt i hvordan dere kan bli hjulpet av automatiseringer 😍
Refapp automatisering
Hvis dere bruker digital referansetaking via Refapp, er det også i steget "Rekrutteringsinnstillinger" at du har tilgang til visse innstillinger for det!
Flertallet av innstillingene for Refapp bør allerede være gjort på Refapp-kontoen deres, men det er et par valg du kan gjøre her.
Her kan du stille inn innstillingene for Refapp-prosjektet, f.eks. hvilken spørreundersøkelse som skal sendes ut, hvordan du bør spørre kandidatene om referanser, hvor mange referanser du ønsker å be om og hvordan selve referanseutsendelsene skal foregå.
Henting/forsendelse via:
Manuell tilføyelse av referanser i Refapp
Tekstmelding/SMS
Post
Mail
Be om referenser: 1-5.
Refapp og KBR
Hvis dere har avtale for både Refapp og KBR (kompetansebasert rekruttering), vil de kompetansene du velger i deres kravprofil være synkronisert! Da kan det se slik ut i steget "Rekrutteringsinnstillinger"
