Under fanen "Hendelser og automatiseringer" setter du opp og administrerer de ulike hendelser som du kan legge til kandidater. Du har også muligheten til å lage overskrifter herfra, der du kan kategorisere hendelsene dine. Dette gir en bedre oversikt over hendelser for dine rekrutterere. Til slutt kan du opprette statuser som du kan binde til hendelsene dine, samt forhåndskonfigurere automatiseringsregler.
Hendelsesoverskrifter
Herfra har du muligheten til å opprette en ny hendelsesoverskrift ved å klikke på "Opprett hendelsesoverskrift". Du har også muligheten til å redigere en hendelsesoverskrift via den blå pennen og slette en overskrift via den blå søppelkassen.
En hendelsesoverskrift er akkurat hva det høres ut som, overskrifter som du kan plassere hendelser under. Dette lar deg organisere hvordan du ser hendelsene når du er på en rekruttering, i stedet for alle i en liste kan du dele dem inn i f.eks. «Intervju», «tester eller referanser», «Endekandidater» osv.
Opprett ny hendelsesoverskrift
Start med å trykke "Opprett hendelseshode".
Skriv inn en tittel for overskriften.
Hvis du vil, velg et ikon for overskriften. Dette er ikke obligatorisk.
I «Ordre»-feltet velger du ganske enkelt hvilken rekkefølge i listen overskriften skal ha.
Etter det velger du om du vil at tittelen skal være en egen knapp i søknadslisten og kandidatarket. Velger du "Ja", får du en forhåndsvisning av hvordan knappen vil se ut.
Lagre!
Hendelser
Under fanen «Hendelser» kan du se hvilke hendelser du har, hva de gjør i systemet, opprette nye, redigere og slette dem. Du bør ikke slette hendelser som du allerede har brukt. Prøv så mye som mulig å redigere dem og gjenbruk dem i stedet.
Rekrutteringshendelser - Vanlige hendelser som du bruker i rekrutteringer
Søkerbankhendelser - Hendelser som kun kan brukes i søkerbanker
Lag hendelser
For å opprette et nytt hendelser, trykk "Opprett rekrutteringshendelser" nederst på siden. Du har også muligheten til å redigere en hendelse via den blå pennen og slette en hendelse via den blå søppelbøtta.
Når du oppretter/redigerer et hendelser møtes vi først av feltet "Navn" - her kan du velge navnet på ditt hendelser . Det er viktig at du navngir hendelser ut fra hvilken funksjon det fyller – slik at brukerne enkelt kan vite hva slags ting de legger på dine kandidater.
Du kommer da til nedtrekkslisten som inkluderer de overskriftene du har (dersom du bruker overskrifter) - her velger du hvilken overskrift hendelser ditt skal grupperes under og i hvilken rekkefølge under overskriften det skal være.
Deretter kan du velge om du vil at hendelsen skal være en status eller ikke. Så bør hendelsen påvirke statuskolonnen for hver kandidat i søknadslisten? For eksempel. kanskje du ønsker at hendelsen skal hete "Leie" men at statusen settes som "Ansatt" - i så fall skriver du inn ønsket statusnavn i nedtrekkslisten.
Det neste trinnet er å velge hva hendelsern skal gjøre. Dette gjør du ved å krysse av for de ulike alternativene i listen.
Merk at ikke alle valgene kan brukes sammen, f.eks. kan ikke en hendelser både sende et avslag til en kandidat og be om gjennomføring samtidig.
Når du merker av for et alternativ, blir valgene som ikke er kompatible med det alternativet grå og kan ikke lenger velges.
Noen av valgene har mer informasjon som du får ved å klikke på det blå informasjonssymbolet.
Når du har valgt hva hendelsern skal gjøre, kan du også velge å koble en eksisterende tekstmal til hendelsen , så lenge du har valgt en hendelse som involverer kontakt.
Ikke glem å lagre når du er ferdig!
Statuser
Statuser er det som vil være synlig på kandidaten i søknadslisten når du har knyttet en hendelse til dem, for enkelt å kunne se i hvilket stadium av rekrutteringen kandidaten er og om det er noe du må handle på.
Under fanen "Statuser" kan du se hvilke statuser du har knyttet til hendelsene dine, du kan redigere dem, slette dem og opprette nye.
Opprett status
For å opprette en ny status, trykk ganske enkelt "Opprett"
Velg navnet på statusen, dette er det som skal vises på kandidaten.
Velg hvilken farge statusen skal ha.
Velg rekkefølgen statusen skal være i.
Spara!
Automatisering
Under fanen «Automasjoner» kan du lage regler som du ønsker automatisk skal legges til i rekrutteringer. Merk at for at disse skal brukes, må rekrutteringen du oppretter ha en prosess med trinnet "rekrutteringsinnstillinger".
Regler kan også opprettes direkte i rekrutteringer.
Opprett ny regel
Klikk på "Opprett ny regel"
Velg en "trigger", dvs. hva som skal skje for at denne regelen skal aktiveres, f.eks. når ny søknad kommer inn.
Under rullegardinlisten «Handling» velger du hva som skal skje når regelen er utløst.
I eksemplet nedenfor har vi valgt en kontakthendelse, dvs. at kandidaten skal kontaktes, og koblet til en spesifikk e-postmal (disse opprettes og redigeres under fanen kandidatkontakt i organisasjonsinnstillingene).
Du kan også velge om du vil utsette forsendelsen i 2 dager, 5 dager, eller velge en bestemt dato den skal sendes ut.
Du kan enten legge til flere, eller lagre!