Når alle kandidatene er håndtert og du forhåpentligvis har funnet din nye kollega, er det på tide å avslutte saken 😄
Dette steget er viktig både for at statistikken deres skal bli korrekt, men også fordi det styrer slettingen av kandidatenes data.
Finne frem til rekrutteringen
For å avslutte saken må du gå inn i selve saken, noe du lettest gjør via startsiden eller via saklisten. For å navigere til saklisten klikker du på Rekruttering -> Saker øverst i menylinjen.
For å gå inn i saken klikker du på tallet i kolonnen for søknader i listen over saker, eller alternativt på sakens tittel:
Før avslutning
Før saken avsluttes, er det et par ting du må kontrollere!
Er annonsen avpublisert?
Noen ganger kan det være at du har funnet akkurat riktig kandidat før publiseringstiden er over, og vil avslutte saken før den planlagte avpubliseringsdatoen. Dette gjør du raskest fra saklisten ved å klikke på de tre prikkene i kolonnen "Handlinger".
Der finner du alternativet "Avpublisere annonsen" som umiddelbart avpubliserer den fra alle plattformer du har publisert den til.
For enkelte plattformer (slik som LinkedIn) kan det ta noen minutter før annonsen fjernes fra deres sider. Dette påvirker ikke din mulighet til å avslutte saken, men det er noe som er bra å ha i bakhodet da annonsen er synlig på deres sider, men ingen kandidat vil kunne sende inn en søknad i løpet av den korte tiden.
Har alle kandidater fått tilbakemelding?
Det viktigste du kontrollerer før du avslutter saken er at alle kandidater som har sendt inn en søknad, har fått en endelig tilbakemelding!
Hvilke kandidater som har/ikke har fått tilbakemelding, ser du på hver kandidats status. En oversikt over alles statuser ser du i listen over søknader i saken, og da kan det for eksempel se slik ut:
Her ser vi at det bare er to kandidater som er ferdig håndtert, og det er 'Cissi Wall' som har trukket tilbake sin søknad, samt 'Candice Denard' som vi har ansatt.
Øvrige kandidater har statuser som indikerer at de ikke har fått noen endelig tilbakemelding, og at vi må håndtere dem før vi avslutter rekrutteringen.
Merk at hvilke statuser og hendelser du ser, avhenger av hvordan dere har det satt opp på kontoen deres, og det kan derfor avvike litt fra vårt eksempel!
Å gi endelig tilbakemelding
Som vi nettopp nevnte, kan det se litt forskjellig ut med tanke på hvilke statuser og hendelser du ser på kontoen deres, da alle kan ha litt egne oppsett. Likevel bør du alltid ha en eller annen form for ansettelses- og tilbakemeldingshendelse (som for eksempel å sende et avslagsmail) med tilhørende statuser.
For å håndtere mange kandidater samtidig, kan du krysse av i ruten for å markere alle, og deretter eventuelt krysse av de kandidater som allerede har fått tilbakemelding.
Da kan du på en enkel og rask måte sende ut for eksempel et avslagsbrev til flere kandidater samtidig.
Avslutte rekrutteringen
Når du har kontrollert statusen på annonsen og tilbakemeldingen til kandidatene, er det på tide å faktisk avslutte rekrutteringen! 😄
Det gjør du enten ved å klikke på 'Avslutt rekruttering' nederst i saksoversikten eller ved å klikke på knappen med samme navn oppe til høyre.
Kontroll av tilbakemelding
Hvis det skulle være slik at du har glemt å gi en endelig tilbakemelding til noen kandidat, vil du få en advarsel om det!
Hvis du klikker på 'Ja, jeg vil sende tilbakemelding', kommer du til en boks hvor du kan ansette eller sende avslag til kandidatene som ikke har fått endelig svar i rekrutteringen ennå. Hvis du ønsker å legge på en annen hendelse på kandidaten, må du lukke boksen og håndtere kandidaten fra søknadslisten eller visningen for deres søknad!
Merk at du her kan gå videre med å avslutte saken selv om ikke alle kandidatene har fått tilbakemelding, men vi anbefaler selvfølgelig at du gir tilbakemelding til alle kandidater 😄
Det finnes også en innstilling som gjør det obligatorisk å gi tilbakemelding til alle kandidater før du kan avslutte, og hvis dere har den innstillingen aktivert, vil du ikke komme videre før alle kandidater har fått en tilbakemelding.
Grunn til avslutning
Når du har håndtert alle kandidater, kan du fortsette med å avslutte rekrutteringen. Du kommer da til en pop-up-boks der du må velge av hvilken grunn du vil avslutte rekrutteringen. Det er obligatorisk å velge et alternativ, og dette er for statistiske formål.
Alternativene du kan velge mellom er:
Rekrutteringsbehovet er oppfylt
Jeg vil annonsere igjen
Jeg vil avbryte rekrutteringen
Hvis du tidligere hadde glemt å sjekke statusen på annonsen, og den fortsatt skulle være publisert når du kommer til dette steget, kan du raskt avpublisere den ved å klikke på 'Avpubliser nå'. Alt for å gjøre prosessen så smidig som mulig 😉
Før annonsen er avpublisert, vil kun alternativet "Jeg vil avbryte rekrutteringen" være tilgjengelig, men når den er avpublisert, vil alle alternativene bli låst opp.
OBS! Hvis dere har innstillingen "Krev komplett rekrutteringsprosess" aktivert, må du markere minst en kandidat som ansatt før du kan avslutte rekrutteringen med valget "Rekrutteringsbehovet er oppfylt".
Egne avslutningsårsaker
Det er også mulighet for å legge til egne avslutningsårsaker, noe som kan være nyttig hvis dere f.eks. ønsker litt mer nyansert statistikk. Den muligheten styres av en modul som må være lagt til på kontoen deres, og hvis du er usikker på om dere har den, kan du kontakte en systemansvarlig i organisasjonen deres eller deres kundeansvarlig!
Hvis dere har egne avslutningsårsaker opprettet, vil du finne dem i en rullegardinliste under de tre alternativene ovenfor, og da må du velge et valg i rullegardinlisten for å avslutte rekrutteringen.
Avslutning
Når du har oppgitt en avslutningsårsak, er det bare å trykke på 'Avslutt rekrutteringen', så er du ferdig! 😄
Rekrutteringen er da avsluttet, og tiden vil begynne å telle ned til sletting av data i henhold til deres innstillinger.
Rekrutteringen vil bli flyttet fra 'Aktive' til 'Lukkede' i rekrutteringslisten, og du vil ha tilgang til all informasjon frem til den blir slettet.