Den nya versionen av Visma Recruit (23.1) kommer att lanseras tisdagen den 10:e januari.

I denna version ligger fokus främst på Volymrekrytering, uppdatering av layout samt fixar.

Vid uppdateringen kommer åtkomsten till Visma Recruit och offentligajobb.se att vara stängd från kl. 06:00. Vi räknar med att öppna upp igen senast ca kl. 06:30

Stängningen innebär att verktyget inte kommer att finnas tillgängligt för att söka jobb eller nyttjas på annat sätt under den här perioden. Lägg därför gärna ut information om det på er hemsida i anslutning till jobblistan.

På förfrågan har vi introducerat möjligheten att lägga till en specifik adress samt kontaktinformation för specifika intervjutider, istället för att samtliga intervjutider ska ha samma adress i t.ex. kalenderhändelsen. Utöver att kunna välja en specifik adress / kontakt per intervjutid kommer ni även kunna att lägga in de adresser ni oftast använder så att ni snabbt kan komma åt dem när ni skapar intervjutider.

I admin:

Lägg till adress och kontaktinformation som sedan blir valbar i intervjubokningen när ni redigerar organisationen och går till fliken "Rekrytering". Här har ni möjlighet att fylla i fyra fritextfält: Namn, besöksadress, postkod och stad.

Det är inte obligatoriskt att lägga till en adress vid utskick men ni kan inte spara ett fördefinierat alternativ utan att inkludera en adress.

Ifall ni försöker spara något ogiltigt kommer ni att bli stoppade när ni sparar och ett meddelande visas: "Du måste ange information i fälten "Besöksadress" och "Stad" för att kunna lägga till en intervjuadress.)".

Informationen ärvs på liknande sätt som kontaktinformationen gör idag. Den hämtas från nuvarande organisation om det finns adresser där, om inga adresser finns letar den efter andra organisationer ovanför sig själv och tar adresserna från den första organisationen som har adresser inlagda. Om inga adresser finns hämtas ingen information till intervjutiderna.

Vid versionsrelease:

Er nuvarande info under "Kontaktinformation" på organisationen kommer att kopieras över ifall något är inlagt där. Om fältet är tomt hämtas ingenting.

I intervjuöversikten:

Om bara en adress finns tillagd väljs den per automatik. I ett låst fält visas hela adressen (besöksadress, postnummer och stad).

Om det finns flera fördefinierade adresser behövs ett aktivt val göras när intervjutiden skapas. Fältet för adress är då en rullgardinsmeny där ni har möjlighet att välja mellan era fördefinierade adresser.

Ni har även möjlighet att lägga till en adress manuellt om det inte finns inlagt på er organisation. Detta gör ni genom att klicka i rutan för manuell adress och sedan skriver ni in informationen. I.o.m. att ni klickar i rutan så låses rullgardinsmenyn med fördefinierade val. Om ni skulle klicka ur rutan medan ni har skrivit in information så försvinner fritextfälten samt informationen i dem, de kommer inte tillbaka om ni klickar i rutan igen.

Endast användare med en specifik rättighet: Rekrytering - Manuell besöksadress (intervju) kan lägga till manuella intervjutider. Denna rättighet läggs per automatik till i varje grupp som idag har rättigheten Rekrytering - Redigera intervjutider vid release av 22.13.

Om inga adresser finns inlagda och rättigheten att lägga till manuell adress saknas är fältet för dem låst och en text visas: "Det finns inga tillgängliga adresser att välja. Fördefinierade adresser läggs in i organisationsträdet." Om rättigheten finns kan användaren lägga till manuella adresser istället.

När en specifik intervjutid läggs till kopieras alltid adressen från översikten in per automatik. Det går bara att skapa en manuell adress såvida användaren har rättighet till det. Möjlighet finns även att testa kartlänk för den valda adressen.

Parametrar:

Vi har tagit bort en del parametrar från malltyperna "Inbjudan till intervju" och "Massrekrytering intervju" då dessa parametrar inte längre fyller någon funktion i.o.m. dessa uppdateringar.

Följande parametrar har tagits bort:

Dessa parametrar kommer nu bara att finnas tillgängliga för följande malltyper: Intervju - kalenderhändelse och Intervju - kalenderhändelse (video).

När en intervjutid läggs till / sparas hämtas adressen / kontaktinformationen som är specificerad för varje specifik intervjutid. Detta innebär även att vi ändrat logiken för följande parametrar:

Dessa hämtas nu ifrån de nya fälten för intervjutider istället för fälten i intervjuöversikten.

Innan version 22.13 kunde kandidater inte se annonsen om de gick via ansökningslänken och enbart ansökan med konto tilläts för den specifika annonsen. Detta är nu uppdaterat - istället för att kandidaten ska behöva logga in för att se annonsen kan de se den innan inloggning sker. Precis på samma sätt som för när ansökan utan konto tillåts.

Ansökningslänken för annonser som bara har ansökan med konto ser nu ut såhär, således kan kandidaten komma åt annonsen utan att logga in:

För att göra det lättare att hantera behörigheter inom organisationen har vi tagit ett omtag med hela behörighetsadministrationen. Främst är det visuella uppdateringar för att ge en bättre översikt men vi har även uppdaterat viss funktionalitet:

För att göra det lättare att veta vilken behörighet som gör vad har vi kategoriserat dem utifrån nyckelord t.ex. "Kandidathantering" och "KBR". Varje rättighet är bara kopplad till ett nyckelord / kategori.

Ni kan nu söka efter en specifik organisation.

När ni väljer eller tar bort en rättighet gör ni det nu via en "toggle" - ni använder alltså samma knapp för att lägga till och ta bort rättigheter. De gamla rullgardinsmenyerna och soptunneikonerna är borttagna.

Namnet för varje behörighetsgrupp är klickbart, om ni klickar på namnet kommer ni in i redigeringsvyn för behörighetsgrupperna.

Vi har introducerat en visuell översikt för följande rapporter per ärende:

Rapporterna är tillgängliga för samtliga användare som har tillgång till ärendet i fråga.

Den nya sidan för statistik kommer ni åt via:

Ärendelistan

Ärendeöversikten

Väl inne på sidan får användaren tillgång till två rapporter: Ansökningsöversikt och källor för ansökan. Användaren kan klicka på en av knapparna för att få fram statistiken för detta ärende:

I.o.m. version 23.1 kommer en notifikation att skickas ut när en kandidat reserverats till en arbetsgrupp (såvida det alternativet valts under inställningarna för arbetsgrupper).

Det e-post som går ut skickas ut en gång per dag och ett e-post skickas ut per arbetsgrupp ifall användaren har tillgång till flera arbetsgrupper. Användaren får alltså både ett e-post samt en notifikation inne i Recruit.

I notifikationen i Recruit:

Minst en reservation till arbetsgruppen "NAMNPÅARBETSGRUPP" går snart ut. Ärendenummer: {REFERENSNUMMER)

Denna notifikation länkar givetvis till den arbetsgrupp som notifikationen berör.

I e-post:

Länken leder även här till den arbetsgrupp som notifikationen berör. Om användaren inte skulle ha tillgång möts de av ett meddelande: "Du har inte åtkomst till steget i ärendeöversikten som länken refererar till".

För att förhindra att påminnelser skickas ut när reservationstiden redan gått ut har vi sett till att reservationspåminnelsen inte kan ställas in så att den löper längre än den faktiska reservationstiden. Om ett försök att göra detta görs visas ett meddelande: "Antalet dagar för påminnelsen måste vara mindre än reservationsperiodens längd.".

Som ett tillägg till Volymrekrytering har vi lagt till möjligheten att slumpmässigt låsa kandidater till arbetsgrupper, i.o.m. detta kan de som använder den gamla modulen för Feriepraktik komma in i den nya moderna ärendemiljön istället.

För att använda funktionaliteten krävs det att modul, rättigheter, händelse och process finns på kontot. När kandidater har kommit in markerar ni de kandidater som ska lottas, sedan väljer ni den arbetsgrupp de ska lottas till och till sist så har ni möjlighet att välja hur många kandidater som ska lottas till gruppen. Förutsättningen för att det ska fungera är att rekryteringsbehovet i arbetsgruppen i fråga är lägre än antalet kandidater ni markerat för lottning. När lottningen görs låses de kandidater som lottats fram till den arbetsgrupp som ni valt.

Rättighet:

En ny rättighet: "Volymrekrytering - Lottning av kandidater" har lagts till för att kunna sätta upp händelsen och applicera den på kandidater.

Process:

En ny checkruta "Tillåt lottning av kandidater till arbetsgrupper" har lagts till när Volymrekrytering har markerats i en process.

Händelse:

Händelsen är placerad tillsammans med händelserna för Volymrekrytering och kan inte kombineras med någon annan händelse.

Använda händelsen:

När ni applicerar händelsen fungerar den på liknande sätt som när ni låser en kandidat. Ni får välja vilken grupp den ska lotta till och kan sedan justera rekryteringsbehovet direkt härifrån om ni så önskar.

Det minsta värdet ni kan välja är en men det går bra att välja ett antal som är högre än vad rekryteringsbehovet faktiskt är för gruppen. Ifall ni försöker applicera händelsen när ni har en tom rekrytering får ni ett felmeddelande: "Rekryteringsbehovet måste vara mer eller lika med 1 och mindre än antalet valda kandidater.". När ni applicerar händelsen låser sig alltså det antalet kandidater som ni valt slumpmässigt till den arbetsgrupp som ni valt.

Ifall någon kandidat redan är låst till en grupp kommer ni att få ett felmeddelande: "Hoppsan! För att påbörja lottningen behöver du välja minst X fler kandidater, som inte redan är anslutna till någon arbetsgrupp, eller ändra det angivna behovet. Försök sedan igen."

I kandidatarket:

I kandidatarket visas information ang. lottningen för kandidaten under fliken för händelser. Antingen visas vilken arbetsgrupp kandidaten blev låst till "Låst i arbetsgruppen Äldrevården" eller så visas information om att kandidaten inte blev utvald "Blev inte utlottad till arbetsgruppen Äldrevården".

Statusen som används är den status som är kopplad till händelsen för lottning. Låsningen visas även i kolumnen för arbetsgrupp i ansökningslistan. Om ni skulle vilja ta bort en kandidat från arbetsgrupp så häver ni den.

Händelsen för lottning visas enbart om ni har en process som tillåter lottning.

Vi har lagt till möjligheten att spåra organisationen ner till nivå 4 - tidigare gick det enbart till 3 organisationsnivåer.

Innan 23.1 gick det inte att spara arbetsgruppsinställningarna för en Volymrekrytering såvida reservationer inte tilläts i processen. Detta är nu korrigerat.