Ett volymrekryteringsärende skapas på exakt samma sätt som andra ärenden i Basic 2.0. Det viktiga är att ni väljer den rätta processen, dvs. en process som innehåller steg och inställningar för arbetsgrupper.
Ärendedetaljer
Det är i det första steget, ärendedetaljerna, som ni väljer vilken rekryteringsprocess ni ska använda (de processer som ni har skapat hittar ni under admin - rekrytering - processer).
Resterande information fylls i som vanligt.
Arbetsgruppsinställningar
Nästa steg i skapandet av ett volymrekryteringsärende kommer vara "Arbetsgrupper" där ni skapar de arbetsgrupper ni vill jobba med och ställer in de olika inställningarna.
Observera! De generella inställningarna kan endast ändras fram till att ni mottagit den första ansökning. Efter den första ansökningen har mottagits kan reservationsinställningarna endast ändras per arbetsgrupp vid behov och ändringen kan endast göras av en användare med rättigheten “Volymrekrytering - Administrera arbetsgruppsspecifika reservationsinställningar”.
Först behöver ni göra arbetsgruppsinställningarna. Detta är inställningar som kommer gälla gemensamt för hela arbetsgruppen
De generella inställningarna kan innehålla upp till två sektioner, beroende på den valda processen:
Kandidatdata kopplad till ansökan
Reservationsinställningar
Kandidatdata kopplad till ansökan
Oavsett om ni har en process med eller utan KBR och reservationer kommer det första steget som visas alltid handla om kandidatdata där ni åtminstone behöver bestämma hur gradering, intervjunoteringar och utvärdering ska flyttas med kandidaten.
Standardinställningen, med “aktiverade” växlar, innebär att de angivna uppgifterna följer kandidaten och gäller för alla grupper som kandidaten kan flyttas till.
Gradering - Visas om urvalsgraderingar finns tillagda på kontot (Admin - Kontouppgifter - Klassificeringar (“Urvalsgradering”).
Intervjunoteringar/RecRight - Visas om en volymrekryteringsprocess har kombinerats med KBR och/eller har RecRight-integrationen.
Detta val kan ha tre olika namn beroende på inställningar. Det kan heta “Intervjunoteringar”, “RecRight-svar” eller “Intervjunoteringar/RecRight-svar”, beroende på om en volymrekryteringsprocess har kombinerats med kompetensbaserad rekrytering (KBR).
Observera! Inställningen för hur uppgifterna ska hanteras är en generell inställning som gäller för alla grupper, dvs, det är inte möjligt att ha arbetsgruppsspecifika inställningar för detta.
Reservationsinställningar
Om processen tillåter reservationer behöver ni ställa in några fält för reservationerna, exempelvis när man ska kunna reservera kandidater och hur länge reservationen ska gälla.
Notiser
Ni kan även bestämma vem som ska motta notifieringar gällande reservationer, både när de görs och när de håller på att löpa ut. Båda notifikationerna kommer endast skickas ut en gång per dag, och ett mail med samlad information kommer skickas till en användare om man har tillgång till flera grupper.
Skapa arbetsgrupp
Innan ni kan skapa en arbetsgrupp så måste arbetsgruppsinställningarna sparas
Ni kan endast spara om ni har behörighet att göra det (Volymrekrytering - Administrera generella arbetsgruppsinställningar).
Börja med at ange namnet på gruppen
Rekryteringsbehovet för gruppen (alltså hur många kandidater som ni vill anställa i gruppen).
Vilka användare som ska arbeta med, och ha åtkomst till, gruppen.
När en gruppmedlem har lagts till kan ni välja om den användaren ska vara huvudkontakt för arbetsgruppen. Detta är endast en indikation om vem man ska kontakta när man har frågor relaterat till den specifika gruppen. Flera användare kan markeras som huvudkontakt.
Reservationsinställningarna som sparades när man först kom till steget “Arbetsgrupper” är de inställningar som först appliceras. Beroende på användarens behörighet är det också möjligt att specificera en specifik reservationsinställning för en arbetsgrupp (om man har rättigheten “Volymrekrytering - Administrera arbetsgruppsspecifika reservationsinställningar”).
Skapade arbetsgrupper (före annonspublicering)
Alla grupper visas som ett enskilt block med gruppens namn och information om gruppens medlemmar samt om de har egna reservationsinställningar.
Det finns ett fält för att filtrera och söka i listan för att lättare hitta din arbetsgrupp.
För att redigera eller visa detaljerna kan ni klicka på arbetsgruppens namn.
Alla arbetsgrupper som inte har någon kandidat kopplade till dem kan raderas av användare som har rättigheten “Volymrekrytering - Radera arbetsgrupper”.
Skapade arbetsgrupper (efter annonspublicering)
När en volymrekryteringsannons har publicerats får arbetsgruppssteget lite mer funktionalitet för att hjälpa användarna hålla koll på rekryteringsärendet och dess framsteg.
När ansökningsperioden är aktiv är det möjligt att:
Markera en arbetsgrupp som “klar” (endast möjligt om en användare har rättigheten “Volymrekrytering - Klarmarkera arbetsgrupp”)
Återöppna en klarmarkerad arbetsgrupp (endast möjligt om en användare har rättigheten “Volymrekrytering - Återöppna arbetsgrupper”)
Enkäter i volymrekrytering
Att lägga till en enkät i annonsen för ett volymrekryteringsärende är ett väldigt bra verktyg för att på ett bra sätt veta vilka arbetsgrupper kandidaterna ska tilldelas till.
Förutom frågor om potentiella erfarenheter/kunskaper samt frågor om vilka perioder de kan arbeta, är det också bra att ställa frågor om var kandidaterna helst vill arbeta, antingen som individuella frågor eller en “rangordningslista”.
På detta sätt kan ni enklare dela upp kandidaterna i de olika avdelningarna som anställer.
Övrigt
I övrigt så skiljer sig skapandet av en volymrekrytering inte mot att skapa ett vanligt ärende i Basic 2.0