I denna guide går vi igenom vad som krävs för att ni ska kunna jobba med volymrekrytering, kontoinställningar, rättigheter och allmän administration kring det.
Vad krävs för att ni ska kunna använda volymrekrytering?
Aktivering av modulen på ert konto
Rättigheter för volymrekrytering
En volymrekryteringsprocess
Händelser för att hantera kandidaterna, så som reservera/låsa dem till arbetsgrupper.
OBS! Volymrekrytering kan inte kombineras med gamla Basic-annonser.
Modulen
När ni ska börja använda volymrekrytering så tar ni kontakt med er Customer Success Manager (CSM) som kommer hjälpa er i denna processen. De ser till att modulen finns på ert konto, och att ni har grundinställningarna gjorda för att komma igång.
Rättigheter
Nedan är alla rättigheter som finns kopplade till volymrekrytering. Dessa kommer finnas tillgängliga vid skapande/redigering av behörighetsgrupper, roller i ärenden, och roller i arbetsgrupper som är ett tillägg som kommer med modulen.
Process för volymrekrytering
En volymrekryteringsprocess skapas där andra processer skapas, dvs. under Admin - Rekrytering - Processer.
Skillnaden är att det nu kommer finnas val som inte tidigare var tillgängliga.
Inkludera arbetsgrupper (volymrekrytering) - det valet i processen som gör det till en volymrekryteringsprocess. Denna lägger till steget "Arbetsgrupper" i ärendet.
Tillåt användning av reservationer - frivillig inställning som ni kan välja om ni vill jobba med att reservera kandidater till arbetsgrupper innan ni låser dem
Tillåt lottning av kandidater till arbetsgrupp - lottning används när man vill slumpmässigt lotta ut kandidater till arbetsgrupper.
Händelser
För att kunna hantera kandidaterna (reservera, lotta, låsa och häva kandidater till/från arbetsgrupper, etc.) så behöver händelser för dessa åtgärder skapas. Dessa skapas precis som andra händelser under Admin - Organisation - Händelser och automatiseringar
Om ni vill att de nya händelserna ska ge en specifik status, exempelvis att händelsen “Reservera till arbetsgrupp” ska ge statusen “Reserverad kandidat” i ansökningslistan behöver ni börja med att skapa dessa statusar under “Status”-knappen ovanför listan.
Om ni vill att händelserna ska grupperas i menyn för händelser man kan applicera till kandidater behöver ni skapa kategorier för dessa, exempelvis “Volymrekrytering”.
Ni måste skapa både statusen och kategorin innan de nya händelserna skapas.
Ansökningsfilter
I standarduppsättningen finns det alltid flera förinställda ansökningsfilter för att lätt kunna filtrera kandidaterna i ansökningslistan.
Filter med typen “Standard ansökningslista” visas i alla rekryteringsärenden.
I en volymrekrytering finns det däremot möjlighet att lägga till specifika filter som endast syns i volymrekryteringar!
När ni klickar på “Lägg till” för att skapa upp ett ansökningsfilter för volymrekrytering visas de fält ni behöver och kan välja från.
För att skapa ett ansökningsfilter för volymrekrytering:
Skriv in namnet som beskriver vad filtret ska visa
Välj “Tabb” som filtertyp.
Välj “Volymrekryteringslista” som listtyp.
Därefter väljer ni vad för sorts filter ni vill lägga upp, exempelvis ett filter för kandidaterna kopplade till händelsen för reservation och låsning till arbetsgrupper.
Spara när ni är klara.
Med hjälp av pilarna i listan kan ni flytta filtret så att det hamnar i den ordning ni önskar. Som standard hamnar alla nyskapade filter i botten av listan.
Behörighet/roller
När man använder volymrekrytering kommer det finnas ett val i behörighetsgruppsadministrationen att skapa specifika roller för användning i arbetsgrupperna.
Rättigheterna som kan läggas till med denna rolltyp är till mestadels relaterade till kandidathantering och arbetsgruppsadministration. En roll kan tilldelas till användare när man lägger till dem i en arbetsgrupp i volymrekryteringsärendet.
Rekommenderade roller
Här nedan finns det några förslag/rekommendationer för hur era behörighetsgrupper/roller per arbetsgrupp kan läggas upp. Det finns också rekommendationer gällande roller i ärendets rekryteringsgrupp (behörighet per ärende).
Alla användare som blivit tilldelad en roll i en arbetsgrupp behöver också ha en organisatorisk behörighet och potentiellt även en roll i rekryteringsgruppen beroende på hur ni vill fördela åtkomsten.
Observera!
En användare som inte ska kunna komma åt huvudansökningslistan kan inte ha rättigheten “Rekrytering - Använda filter” som en organisatorisk behörighet eller behörighet per ärende/roll i rekryteringsgruppen. Detta betyder att denna rättighet endast kan vara i rollen som tilldelas per arbetsgrupp.
Om användaren som skapar ärendet också ska skapa arbetsgrupperna behöver rättigheten “Volymrekrytering - Skapa arbetsgrupper” läggas till i en organisatorisk behörighetsgrupp som dessa användare kopplas till. Alternativt läggas till i rollen som användarna som skapar ärendet automatiskt tilldelas. Detta på grund av att användaren som skapar ärendet inte själv kan ändra sin egna roll.
För att kunna reservera eller låsa en kandidat behöver ni två saker: rättigheter att låsa och reservera, samt tillgång till ärendets arbetsgrupper.
Tillgången till att använda händelserna för låsning och reservation kontrolleras av rättigheten “Volymrekrytering - Lås kandidater/reservationer”
Tillgången till arbetsgrupperna kontrolleras genom rättigheten "Volymrekrytering - Visa arbetsgruppens ansökningslista".
Om en användare har dessa rättigheter i sin roll i själva ärendet (Ärendedetaljer) måste användaren också läggas till som medlem i de arbetsgrupper där de ska kunna reservera eller låsa kandidater.
Om användaren ska kunna låsa/reservera kandidater till alla grupper utan att behöva läggas till i varje enskild arbetsgrupp måste användaren ha dessa rättigheter tillagda i sin organisatoriska behörighetsgrupp.
En rekommendation kan vara att kopiera den befintliga organisatoriska behörighetsgruppen, lägga till rättigheterna i den nya gruppen, och till sist tilldela den behörighetsgruppen till användarna som alltid ska ha möjlighet att låsa/reservera kandidater i samtliga arbetsgrupper.
Rekommenderade roller för arbetsgrupper
Roll - Läsbehörighet i arbetsgrupp (Volymrek.)
Ger minsta möjliga tillgång i en arbetsgrupp. Har endast tillgång till ansökningslistan och har möjlighet att öppna ansökningar i en arbetsgrupp.
Rättighet | Beskrivning |
Kandidatdata |
|
Rekrytering - Använda filter | Ger behörighet att använda filter. |
Rekrytering - Visa ansökan | Ger behörighet att expandera ansökan i listan samt visa hela ansökan. |
Volymrekrytering |
|
Volymrekrytering - Visa arbetsgruppens ansökningslista | Ger behörighet att se arbetsgruppens ansökningslista för att kunna hantera dess kandidater. |
Roll - Kandidathantering i arbetsgrupp (Volymrek.)
Tillgång till att hantera kandidater i de grupper som rollen tilldelas i.
Rättighet | Beskrivning |
Kandidatanteckningar |
|
Rekrytering - Skapa ansökningsanteckningar | Ger behörighet att skapa och ta bort ansökningsanteckningar. |
Rekrytering - Visa ansökningsanteckningar | Ger behörighet att se ansökningsanteckningar. |
Kandidatdata |
|
Rekrytering - Använda filter | Ger behörighet att använda filter. |
Rekrytering - Spara filter | Ger behörighet att spara filter. |
Rekrytering - Visa ansökan | Ger behörighet att expandera ansökan i listan samt visa hela ansökan. |
Rekrytering - Visa händelser/status | Ger behörighet att se kandidatens senaste status och händelsehistoriken under fliken 'Händelser' i kandidatarket. |
Kandidathantering |
|
Rekrytering - Administrera händelser | Ger behörighet att lägga till, ändra och ta bort händelser på ansökningar. |
Rekrytering - Bifoga filer till ansökan | Ger behörighet att bifoga filer till digitalt inkomna ansökningar. |
Rekrytering - Urvalsgradering | Ger behörighet att redigera urvalsgradering. |
Kandidatintervju |
|
Rekrytering - Redigera intervjutider | Ger behörighet att redigera (lägga till/ändra/ta bort) intervjutider. |
Volymrekrytering |
|
Volymrekrytering - Visa arbetsgruppens ansökningslista | Ger behörighet att se arbetsgruppens ansökningslista för att kunna hantera dess kandidater. |
Roll - Fullständig rättighet i arbetsgrupp (Volymrek.)
Tillgång att både administrera de grupper och hantera kandidater i de grupper som rollen tilldelas i.
Rättighet | Beskrivning |
Kandidatanteckningar |
|
Rekrytering - Skapa ansökningsanteckningar | Ger behörighet att skapa och ta bort ansökningsanteckningar. |
Rekrytering - Visa ansökningsanteckningar | Ger behörighet att se ansökningsanteckningar. |
Kandidatdata |
|
Rekrytering - Använda filter | Ger behörighet att använda filter. |
Rekrytering - Spara filter | Ger behörighet att spara filter. |
Rekrytering - Visa ansökan | Ger behörighet att expandera ansökan i listan samt visa hela ansökan. |
Rekrytering - Visa händelser/status | Ger behörighet att se kandidatens senaste status och händelsehistoriken under fliken 'Händelser' i kandidatarket. |
Kandidathantering |
|
Rekrytering - Administrera händelser | Ger behörighet att lägga till, ändra och ta bort händelser på ansökningar. |
Rekrytering - Bifoga filer till ansökan | Ger behörighet att bifoga filer till digitalt inkomna ansökningar. |
Rekrytering - Urvalsgradering | Ger behörighet att redigera urvalsgradering. |
Kandidatintervju |
|
Rekrytering - Redigera intervjutider | Ger behörighet att redigera (lägga till/ändra/ta bort) intervjutider. |
Volymrekrytering |
|
Volymrekrytering - Administrera arbetsgruppsspecifika reservationsinställningar | Ger behörighet att ställa in och ändra arbetsgruppsspecifika reservationsinställningar. Kräver rättigheten "Volymrekrytering - Visa arbetsgruppssteget". Kräver också "Volymrekrytering - Skapa arbetsgrupper" eller "Volymrekrytering - Redigera arbetsgrupper". |
Volymrekrytering - Klarmarkera arbetsgrupp | Ger behörighet att markera en arbetsgrupp som klar/avslutad. Kräver rättigheten "Volymrekrytering - Visa arbetsgruppssteget". |
Volymrekrytering - Redigera arbetsgrupper | Ger behörighet att redigera arbetsgrupper. Kräver rättigheten "Volymrekrytering - Visa arbetsgruppssteget". |
Volymrekrytering - Visa arbetsgruppens ansökningslista | Ger behörighet att se arbetsgruppens ansökningslista för att kunna hantera dess kandidater. |
Volymrekrytering - Visa arbetsgruppssteget | Ger behörighet att se steget "Arbetsgrupper" i ärendeöversikten (steget där alla arbetsgrupper sätts upp). |
Volymrekrytering - Återöppna arbetsgrupper | Ger behörighet att återöppna en avslutad/klarmarkerad arbetsgrupp. |
Rekommenderade roller för rekryteringsgrupp/ärende
Roll - Åtkomst till ärendet (volymrek.)
Minsta möjliga tillgång till ärendet (visning av ärendedetaljerna). Behöver kombineras med en roll i arbetsgruppen. Kombineras bäst med rollerna "Läsbehörighet i arbetsgrupp".
Rättighet | Beskrivning |
Ärende |
|
KBR - Visa ärende | Ger behörighet att se skapade ärenden. |
Kan användas som den automatiska behörigheten för de som läggs till i arbetsgruppen.
Om användaren ska kunna reservera, låsa och häva kandidater från arbetsgrupper, men inte ha någon annan åtkomst till ärendet, behöver ärenderollen innehålla följande rättigheter:
Roll - Åtkomst till ärendet + reservera/låsa reservation/häva från grupp (volymrek.)
Minsta möjliga tillgång till ärendet (visning av ärendedetaljerna). Även möjlighet att reservera kandidater, låsa reserverade kandidater samt häva kandidater från sin arbetsgrupp. Behöver kombineras med en roll i arbetsgruppen. Kombineras bäst med rollerna "Fullständig rättighet i arbetsgrupp" eller "Kandidathantering i arbetsgrupp".
Rättighet | Beskrivning |
Volymrekrytering |
|
Volymrekrytering - Häv kandidater/reservationer | Volymrekrytering - Häv kandidater/reservationer |
Volymrekrytering - Lås kandidater/reservationer | Ger behörighet att låsa kandidater/reservationer till en arbetsgrupp. Kräver rättigheten "Rekrytering - Administrera händelser. |
Volymrekrytering - Reservera kandidater | Ger behörighet att reservera kandidater till en arbetsgrupp. Kräver rättigheten "Rekrytering - Administrera händelser. |
Ärende |
|
KBR - Visa ärende | KBR - Visa ärende |
De som ska kunna skapa arbetsgrupper, administrera de generella inställningarna för dessa grupper och kunna radera grupper behöver ha följande rättigheter, antingen i ärenderollen eller i den organisatoriska behörighetsgruppen:
Rättighet | Beskrivning |
Volymrekrytering |
|
Volymrekrytering - Administrera generella arbetsgruppsinställningar | Ger behörighet att ställa in och ändra de generella inställningarna för arbetsgrupper. Kräver rättigheten "Volymrekrytering - Visa arbetsgruppssteget". |
Volymrekrytering - Skapa arbetsgrupper | Ger behörighet att skapa arbetsgrupper. Kräver rättigheten "Volymrekrytering - Visa arbetsgruppssteget" och att de generella inställningarna är sparade. |
Volymrekrytering - Radera arbetsgrupper | Ger behörighet att radera arbetsgrupper. Kräver rättigheten "Volymrekrytering - Visa arbetsgruppssteget" |
Automatiska behörigheter/roller
Under Admin - Kontouppgifter - Övrigt finns det två nya inställningar gällande förinställda roller när man skapar arbetsgrupper.
Inställning gällande automatiskt tilldelad roll till skapar av arbetsgrupper.
För att kunna välja en roll som automatiskt tilldelas till de som skapar arbetsgrupper måste ni ha åtminstone en behörighetsroll skapad med typen “Behörighet per arbetsgrupp”.
Inställning gällande automatiskt tilldelad roll till användare i rekryteringsgruppen för de som läggs till i en arbetsgrupp.
En användare som finns tillagd i arbetsgruppen behöver också ha tillgång till ärendet. Detta får de antingen genom deras organisationsstyrda behörighetsgrupp eller som en roll i ärendets rekryteringsgrupp.
Användare blir endast automatiskt tillagda i rekryteringsgruppen om en roll läggs till här under kontoinställningarna. Om en roll inte väljs i listan kommer ingen användare att automatiskt bli tillagd i ärendets rekryteringsgrupp. Då behöver det göras manuellt.
Kontoinställningen kommer endast påverka användare ni lägger till i en arbetsgrupp som inte redan finns i rekryteringsgruppen.
Glöm inte att spara längst ner på sidan efter ni valt de önskade rollerna.