Behörighetsgrupper är det ni använder för att styra era användares olika rättigheter och tillgång till systemet. Det finns olika typer av grupper/roller för detta, men i denna guide kommer vi enbart gå igenom det som vi kallar för just behörighetsgrupper.
Dessa grupper är alltid kopplade till er organisation, alltså inte specifika ärenden eller rekryteringar.
För att komma till administreringen och översikten av era behörighetsgrupper så klickar ni på admin - behörighetsgrupper i menyn.
Ni ser då listan av de behörighetsgrupper som ni har skapade på kontot. Ni kan då:
Skapa ny behörighetsgrupp
Redigera befintlig grupp
Kopiera en befintlig grupp
Radera en befintlig grupp
Skapa behörighetsgrupp
För att skapa en ny behörighetsgrupp så trycker ni på knappen "Skapa behörighetsgrupp" uppe i högra hörnet.
Information
Börja med att ange namn på gruppen. Vi rekommenderar att ni döper gruppen till vad den kan göra och vilken organisation den tillhör, t.ex.: Chef - Socialförvaltningen. Detta så att det blir lättare för er att hålla reda på vilken grupp som gör vad.
Efter detta har ni möjlighet att fylla i en beskrivning - exempelvis kan ni här beskriva mer specifikt vad gruppen kan göra / har tillgång till. Detta fält är inte obligatoriskt, men vi rekommenderar att ni fyller i den. Beskrivningen kommer visas i listan av era grupper.
Nästa steg är att välja en typ för gruppen, och den typ av grupp som vi pratar om i denna guiden är en organisatorisk behörighet, då gruppen kommer vara kopplad till just en organisation och inte ett ärende/rekrytering eller en arbetsgrupp.
Ni kan välja att begränsa behörighetsgruppen, då är det bara användare med en specifik rättighet som kan administrera gruppen i fråga.
Organisationer
Sedan väljer ni vilken organisation som gruppen ska vara kopplad till. Det är alltså den del av organisationen som rättigheterna som ni sedan kommer lägga till kommer att gälla för.
Ni har möjlighet att begränsa gruppen till att gälla för en specifik organisation genom att välja en i rullistan.
Vill ni att gruppen ska gälla även för eventuella underenheter till den organisationen så bockar ni i "Inkludera underenheter".
Vill ni inte begränsa gruppen, utan vill att rättigheterna som ni lägger till ska gälla för hela ert konto, så väljer ni den översta organisationen i listan och bockar i "Inkludera underenheter". Användare som ni senare lägger till i gruppen kommer då ha rättigheterna på hela ert konto.
För att lägga till en organisation så måste ni trycka på plusikonen efter att ni valt organisationen i listan.
Rättigheter
Sedan kommer vi till rättigheterna som ni vill ska ingå i behörighetsgruppen.
Dessa är indelade i kategorier i en lista till vänster, och rättigheterna i varje kategori hittar ni till höger med en kort förklaring vad de innebär.
Det är en hel del rättigheter, så det är inte konstigt om ni känner er lite överväldigade. Behöver ni hjälp med att skapa en behörighetsgrupp så rekommenderar vi att ni tittar på artiklarna "Vanliga behörighetsgrupper" och "Lista över de olika rättigheterna".
Detta är sista steget i hur man skapar en behörighetsgrupp, så glöm inte att spara!
Gruppmedlemmar
Ni har möjlighet att se direkt från en behörighetsgrupp vilka användare som är tillagda i den. Detta gör ni genom att klicka på "Visa medlemmar" längst upp på sidan när ni har gått in på gruppen i fråga.
Kopiera behörighetsgrupp
Om ni önskar att kopiera en behörighetsgrupp har ni möjlighet att göra via listan över behörighetsgrupper. Ni kopierar en grupp genom att:
Klicka på ikonen med två dokument på sig, längst till höger.
När ni kopierar en behörighetsgrupp kommer namnet att bli samma namn som originalet följt av - Kopia och hamna just under originalgruppen i listan.
När kopian är gjord kan ni gå in och redigera den för att t.ex. ändra namn, organisation eller korrigera vilka rättigheter som ska finnas i den.
Om ni ska ha flera behörighetsgrupper med liknande uppsättningar kan det vara bra att arbeta med kopior för att slippa bygga varje behörighetsgrupp från grunden!
Administrera flera grupper samtidigt
Om ni har en rättighet som ska delas ut alternativt tas bort till / från flera olika behörighetsgrupper har ni möjlighet att göra det via "Administrera flera grupper samtidigt".
Om ni önskar att administrera vissa specifika grupper har ni möjlighet att söka upp dem via namnet på gruppen alternativt vilken organisation grupperna tillhör.
När ni har skrivit in gruppnamnet / valt organisation klickar ni på "Sök" under listan över rättigheter.
Om ni istället önskar att sortera utifrån en specifik rättighet har ni även möjlighet att göra det.
Detta gör ni genom att kryssa i den / de rättigheterna som ni vill hitta igen för att sedan klicka på "Sök".
Då kommer en lista upp med alla behörighetsgrupper som innehåller den / de rättigheterna.
Högst upp till vänster om "Gruppnamn" har ni möjlighet att markera / avmarkera alla behörighetsgrupper.
När ni har sökt upp era behörighetsgrupper så är det dags att markera de behörighetsgrupper som ni vill redigera.
När ni har valt de behörighetsgrupper som ni vill administrera så väljer ni vilka rättigheter som ni vill administrera.
Detta gör ni via rullistan - ni kan endast välja en rättighet per gång och när ni valt er rättighet så klickar ni antingen på "Lägg till rättighet" alternativt "Ta bort rättighet" beroende på vad ni vill göra.