Under fliken "Händelser och automatiseringar" så sätter ni upp och administrerar de olika händelser som ni kan lägga till på kandidater. Ni har även möjlighet att skapa rubriker härifrån, under vilka ni kan kategorisera era händelser. Detta ger en bättre översikt över händelserna för era rekryterare. Till sist kan ni skapa statusar som ni kan binda till era händelser, samt förkonfigurera automatiseringsregler.
Händelserubriker
Härifrån har ni möjlighet att skapa en ny händelserubrik genom att klicka på “Skapa händelserubrik”. Ni har även möjlighet att redigera en händelserubrik via den blåa pennan och ta bort en rubrik genom den blåa soptunnan.
En händelserubrik är precis som det låter, rubriker som ni kan placera händelser under. Detta tillåter er att organisera hur ni ser händelserna när ni är i ett ärende/en rekrytering, istället för alla i en lista så kan ni dela in dem i t.ex. "Intervju", "tester or referenser", "Slutkandidater", etc.
Skapa ny händelserubrik
Börja med att trycka på "Skapa händelserubrik".
Ange en titel på rubriken.
Om ni vill, välj en ikon för rubriken. Detta är inte obligatoriskt.
I fältet "Ordning" väljer ni helt enkelt vilken ordning i listan rubriken ska ha.
Efter det väljer ni om ni vill att rubriken ska vara en separat knapp i ansökningslistan och kandidatarket. Om ni väljer “Ja” får ni upp en förhandsgranskning av hur knappen kommer att se ut.
Spara!
Händelser
Under fliken för "Händelser" så kan ni se vilka händelser ni har, vad dessa gör i systemet, skapa nya, redigera och ta bort. Ni bör inte ta bort händelser som ni redan använt. Försök i den mån det går att redigera dem och återanvända dem istället.
Rekryteringshändelser - Vanliga händelser som ni använder i ärenden/rekryteringar
Sökandebankshändelser - Händelser som kan användas enbart i sökandebanker
Skapa händelser
För att skapa en ny händelse så trycker ni på “Skapa rekryteringshändelser” längst ner på sidan. Ni har även möjlighet att redigera en händelse via den blåa pennan och ta bort en händelse genom den blåa soptunnan.
När ni skapar / redigerar en händelse möts vi först av fältet "Namn" - här kan ni alltså välja namnet på er händelse. Det är viktigt att ni namnger händelsen utifrån vad den fyller för funktion - så att användarna lätt kan veta vad det är för något de lägger på era kandidater.
Därefter kommer ni till rullistan som innefattar de rubriker ni har (om ni använder er av rubriker) - här väljer ni vilken rubrik er händelse ska grupperas under och i vilken ordning under rubriken den ska ligga.
Sedan kan ni välja om ni vill att händelsen ska vara en status eller inte. Alltså ska händelsen påverka statuskolumnen för respektive kandidat i ansökningslistan? T.ex. kanske ni vill att händelsen ska heta "Anställa" men att statusen ska anges som "Anställd" - i det fallet anger ni önskat statusnamn i rullistan.
Nästa steg är att välja vad händelsen ska göra. Det gör ni genom att bocka i de olika alternativen i listan.
Notera att alla val inte går att använda tillsammans, t.ex. kan en händelse inte både skicka ett avslag till en kandidat och be om en komplettering samtidigt.
När ni bockar i ett alternativ så blir de val som inte är kompatibla med det alternativet gråa och är inte längre valbara.
Vissa av valen har mer information som ni får upp genom att klicka på den blåa informationssymbolen.
När ni har valt vad händelsen ska göra kan ni även välja att koppla en befintlig textmall till händelsen, såvida ni har valt en händelse som innebär kontakt.
Glöm inte att spara när ni är färdiga!
Statusar
Statusar är det som kommer att synas på kandidaten i ansökningslistan när ni har kopplat på en händelse på dem, för att enkelt kunna se i vilket stadium av rekryteringen som kandidaten befinner sig och om det är något ni behöver agera på.
Under fliken “Statusar” så ser ni vilka statusar som ni har kopplade till era händelser, ni kan redigera dem, ta bort dem och skapa nya.
Skapa status
För att skapa en ny status så trycker ni helt enkelt på "Skapa"
Välj namn på statusen, detta är det som kommer synas på kandidaten.
Välj vilken färg statusen ska ha.
Välj i vilken ordning statusen ska ligga.
Spara!
Automatiseringar - enbart för Basic 2.0
Under fliken "Automatiseringar" så kan ni skapa regler som ni vill per automatik ska läggas i ärenden. Observera att för att dessa ska kunna användas så behöver ärendet ni skapar ha en process med steget "Ärendeinställningar".
Regler kan även skapas direkt i ärenden.
Skapa ny regel
Klicka på "Skapa ny regel"
Välj en "trigger", alltså det som ska hända för att denna regel ska aktiveras, t.ex. när en ny ansökan kommer in.
Under rullistan "Åtgärder" så väljer ni vad det är som ska hända när regeln har triggats.
I exemplet nedan så har vi valt en kontakthändelse, alltså att kandidaten ska kontaktas, samt kopplat en specifik e-postmall (dessa skapas och redigeras under fliken kandidatkontakt i organisationsinställningarna).
Ni kan också välja om ni vill fördröja utskicket i 2 dagar, 5 dagar, eller välja ett specifikt datum som det ska skickas ut.
Ni kan antingen lägga till fler, eller spara!