Til å begynne med kan vi snakke litt om hva en kontaktperson er i denne sammenhengen 😄
Generelt om kontaktpersoner
En kontaktperson er, akkurat som det høres ut, en person som kontaktes! I dette tilfellet er det spesifikt de personene dere kan velge å inkludere i deres annonser som kandidater kan kontakte ved spørsmål om stillingen, f.eks. sjefen og den faglige kontakten.
Det er ikke mer komplisert enn det! Det er derimot viktig å merke seg forskjellen mellom en kontaktperson og en bruker på deres konto, da disse to ikke har med hverandre å gjøre. En kontaktperson er ikke på noen måte koblet til en bruker, så selv om dere har en bruker som også er lagt inn som en kontaktperson, så er de to ikke koblet til hverandre ❌🙂↔️
Organisatorisk knyttet
En kontaktperson vil alltid være knyttet til den organisasjonen/avdelingen de er opprettet på. Hvis vi ser på dette eksempelet, ser du at kontaktperson "Rasmus Svensson" er opprettet på organisasjonen "Organisasjon B".
Det innebærer at denne kontaktpersonen bare vil være tilgjengelig å velge som kontaktperson i saker opprettet på nettopp organisasjonen "Organisasjon B" (samt om organisasjonen det gjelder har egne underliggende organisasjoner).
For at en kontaktperson skal være tilgjengelig å velge i alle annonser på hele kontoen, skal den øverste delen av deres konto angis i ruten "Organisasjon" 😊
Hvor administreres kontaktpersoner?
Kontaktpersoner kan kun administreres på konto, ved at du går inn på Admin -> Kontaktpersoner. Her finner du alle deres opprettede kontaktpersoner og kan redigere og fjerne dem, samt opprette nye.For å få tilgang til denne fanen, trenger du rettighetene "Admin - Meny" og "Kontaktperson - Administrere"!
Oversikt over kontaktpersoner
Når du går inn på fanene ovenfor, vil du se en liste over de kontaktpersonene dere allerede har på deres konto. Det kan se omtrent slik ut:
På fanen "Kontaktpersoner" kan du:
Søke frem kontaktpersoner under "Filtrer"-seksjonen lengst til venstre. Her søker du på personens navn.
Se listen over opprettede kontaktpersoner der du kan sortere dem på navn og e-post. Det gjør du ved å klikke på nettopp "Navn" eller "E-post"-kolonnen 😊
Se all informasjon om kontaktpersonen
Navn
Tittel
Om de er faglig tillitsvalgt
Telefon
Mobiltelefon
E-post
Hvilken organisasjon de er knyttet til
Redigere kontaktpersonene enten ved å klikke på deres navn eller redigeringsikonet (pennen) ute til høyre.
Slette en kontaktperson ved å klikke på slettesymbolet (søppelbøtten) ute til høyre.
Opprette ny kontaktperson ved å klikke på den grønne knappen oppe til høyre som heter "Opprett ny kontaktperson".
Redigere en kontaktperson
La oss da si at du vil redigere en eksisterende kontaktperson i listen!
Klikk enten på kontaktpersonens navn eller redigeringsikonet (pennen) ute til høyre. (Merk! Hvis dere har kontaktpersoner med kanskje lange navn, e-postadresser, m.m., kan du måtte scrolle mot høyre for å se ikonene).
Endre/legg til de opplysningene du vil endre eller legge til.
Klikk på "Oppdater".
Ferdig! 😄
Kontaktpersonen oppdateres med den nye informasjonen, og du tas tilbake til listen over kontaktpersoner.
Tenk på! En redigering av en eksisterende kontaktperson vil påvirke kontaktpersonen på alle annonser som den er lagt til på. Så hvis du for eksempel fjerner et telefonnummer fra en kontaktperson i dette tilfellet, vil telefonnummeret bli fjernet fra de annonsene der kontaktpersonen er lagt til. Det er for at du skal slippe å endre informasjon på flere forskjellige steder hvis dere f.eks. oppdager en skrivefeil, gammel informasjon, etc.!
Opprette en ny kontaktperson
Opprettelsen av en ny kontaktperson fungerer på stort sett samme måte! Du
Klikker på "Opprett kontaktperson" oppe til høyre.
Angir informasjonen i rutene, de som er merket med en rød stjerne * er obligatoriske å fylle ut.
Klikk på "Opprett".
Ferdig!
Kontaktpersonen er da opprettet, og du tas tilbake til listen over kontaktpersoner.
Opprette og redigere en kontaktperson i en annonse
Hvis du noen gang har opprettet en annonse, har du sikkert merket at det også går an å opprette en kontaktperson direkte i annonsen! Denne funksjonen er super hvis dere f.eks. har en midlertidig kontaktperson som dere ikke vil bruke mer enn én gang.
En kontaktperson som opprettes direkte i en annonse, vil ikke bli lagt til som en permanent kontaktperson på kontoen, men den vil bare finnes i nettopp denne annonsen.
Også redigeringer av kontaktpersoner direkte i en annonse vil ikke påvirke kontaktpersonen på kontoen (selv om den ble lagt til i annonsen fra rullegardinlisten), men endringen blir da annonsespesifikk. Det kan være bra å vite om en kontaktperson f.eks. nås på en annen måte i løpet av sommeren eller du vil legge inn om personen er på ferie en viss uke, etc.