Rettighetsgrupper er det du bruker til å kontrollere brukernes forskjellige rettigheter og tilgang til systemet. Det finnes ulike typer grupper/roller for dette, men i denne veiledningen vil vi kun gå gjennom det vi kaller rettighetsgrupper.
Disse gruppene er alltid knyttet til din organisasjon, det vil si ikke spesifikke rekrutteringer.
For å komme til administrasjonen og oversikten over dine rettighetsgrupper, klikk på admin - rettighetsgrupper i menyen.
Du vil da se listen over rettighetsgruppene du har opprettet på kontoen. Du kan da:
Opprett ny rettighetsgrupper
Rediger eksisterende gruppe
Kopier en eksisterende gruppe
Slett en eksisterende gruppe
Opprett rettighetsgruppe
For å opprette en ny rettighetsgrupper, trykk på knappen "Opprett rettighetsgrupper" øverst i høyre hjørne.
Informasjon
Start med å skrive inn et navn for gruppen. Vi anbefaler at du navngir gruppen etter hva den kan og hvilken organisasjon den tilhører, f.eks.: Leder - Sosialforvaltningen. Dette gjør det lettere for deg å holde styr på hvilken gruppe som gjør hva.
Etter dette har du mulighet til å fylle ut en beskrivelse - for eksempel kan du beskrive her mer spesifikt hva gruppen kan gjøre/har tilgang til. Dette feltet er ikke obligatorisk, men vi anbefaler at du fyller det ut. Beskrivelsen vil vises i listen over gruppene dine.
Neste steg er å velge en type for gruppen, og den type gruppe som vi snakker om i denne veiledningen er en orgniasjonsrettighet, da gruppen vil være knyttet til en bestemt organisasjon og ikke en rekruttering eller en arbeidsgruppe.
Du kan velge å begrense rettighetsgrupper, da kan kun brukere med spesifikk rett administrere den aktuelle gruppen.
Organisasjoner
Deretter velger du hvilken organisasjon gruppen skal være tilknyttet. Det er derfor den delen av organisasjonen som rettighetene du da vil legge til, skal gjelde.
Du har muligheten til å begrense gruppen til å gjelde for en bestemt organisasjon ved å velge en fra rullegardinlisten.
Hvis du vil at gruppen også skal gjelde for noen underenheter i den organisasjonen, merk av for "Inkluder underenheter".
Hvis du ikke vil begrense gruppen, men ønsker at rettighetene du legger til skal gjelde hele kontoen din, velger du topporganisasjonen i listen og krysser av for «Inkluder underenheter». Brukere som du senere legger til i gruppen vil da ha rettighetene til hele kontoen din.
For å legge til en organisasjon må du trykke på plussikonet etter at du har valgt organisasjonen i listen.
Rettigheter
Da kommer vi til rettighetene som du ønsker skal inngå i rettighetsgruppen.
Disse er delt inn i kategorier i en liste til venstre, og du finner rettighetene i hver kategori til høyre med en kort forklaring på hva de betyr.
Det er mange rettigheter, så det er ikke rart du føler deg litt overveldet. Trenger du hjelp til å opprette en rettighetsgruppe anbefaler vi at du ser på artiklene «Vanlige rettighetsgrupper» og «Liste over de ulike rettighetene».
Dette er det siste trinnet i hvordan du oppretter en rettighetsgruppe, så ikke glem å lagre!
Gruppemedlemmer
Du har mulighet til å se direkte fra en rettighetsgruppe hvilke brukere som er lagt til den. Dette gjør du ved å klikke på «Vis medlemmer» øverst på siden når du har kommet inn i den aktuelle gruppen.
Kopier rettighetsgruppe
Hvis du ønsker å kopiere en rettighetsgruppe, kan du gjøre det via listen over rettighetsgrupper. Du kopierer en gruppe ved å:
Klikk på ikonet med to dokumenter på, helt til høyre.
Når du kopierer en rettighetsgruppe vil navnet være det samme navnet som originalen etterfulgt av - Kopier og havner rett under den opprinnelige gruppen i listen.
Når kopien er laget kan du gå inn og redigere den til f.eks. endre navn, organisasjon eller rette opp hvilke rettigheter som skal ligge i den.
Hvis du skal ha flere rettighetsgrupper med lignende sett, kan det være greit å jobbe med kopier for å unngå å bygge hver rettighetsgruppe fra bunnen av!
Administrer flere grupper samtidig
Har du en rettighet som skal distribueres eller fjernes til/fra flere ulike rettighetsgrupper, har du mulighet til å gjøre det via «Administrere flere grupper samtidig».
Dersom du ønsker å administrere bestemte spesifikke grupper, har du muligheten til å søke etter dem via navnet på gruppen eller hvilken organisasjon gruppene tilhører.
Når du har lagt inn gruppenavn / valgt organisasjon, klikker du på "Søk" under rettighetslisten.
Hvis du i stedet ønsker å sortere ut fra en spesifikk rettighet, har du også muligheten til å gjøre det.
Dette gjør du ved å krysse av for rett(e) du ønsker å finne igjen og deretter klikke på "Søk".
Da vil det komme opp en liste med alle rettighetsgrupper som inneholder den/de rettighetene.
Øverst til venstre i "Gruppenavn" har du mulighet til å merke/fjerne merking av alle rettighetsgrupper.
Når du har slått opp rettighetsgruppene dine, er det på tide å markere rettighetsgruppene du vil redigere.
Når du har valgt rettighetsgruppene du ønsker å administrere, velger du hvilke rettigheter du ønsker å administrere.
Dette gjør du via nedtrekkslisten – du kan kun velge én rettighet om gangen og når du har valgt din rettighet klikker du enten på «Legg til rettighet» eller «Fjern rettighet» avhengig av hva du vil gjøre.