Nedenfor følger informasjon om hvordan dere håndterer utvelgingsprosessen for kandidater i en rekruttering, hva mulighetene er, menyvalg og de forskjellige visningene.

For å få tilgang til alle søknader som har kommet inn til en rekruttering, klikker dere på nummeret i kolonnen med antall søknader.

Dere kommer da inn i listen over alle søknader til stillingen.

Antall kandidater per side er automatisk satt til 10. For å endre antallet (5, 10, 20, 50) klikker dere på rullegardinlisten øverst til høyre i søknadslisten og filtrerer deretter.

Det finns en modul som ger tilgang til et femte alternativ – Alle. Når dette alternativet er valgt, lastes nye søknader automatisk inn mens dere blar i listen, slik at alle søknader kan vises på én og samme side.

Hver enkelt bruker kan justere hvilke kolonner som skal vises i søknadslisten og dermed bare se det som den enkelte bruker har behov for å se.

Kolonnene justeres gjennom filterikonet øverst til høyre i listen.

De valgene brukeren gjør lagres og forblir for fremtidige innlogginger, dvs. til brukeren gjør en ny endring.

I listen over innkomne søknader har dere mulighet til å eksportere valgte kandidater. Søknaden kan fås i både Excel og PDF, mens søknadslisten bare kan fås som PDF.

Hvis dere ønsker at alle kandidater, uavhengig av sidetall, skal følge med i eksporten, merker dere av i boksen øverst til venstre.

Bruk PDF-eksporten for å skrive ut alle søknader i rekkefølge. I denne eksporten følger også eventuelle vedlagte filer med.

Hver søknad som kommer inn vil automatisk bli merket som "Ny" hvis det ikke finnes et spørreskjema med kvalifiserende svar. Hvis det derimot finnes utvalgsspørsmål med kvalifiserende svar, vil statusen være "Ny" eller "Ny (ikke kvalifisert)" avhengig av om kandidaten er kvalifisert eller ikke.

For å lese en søknad (kandidatarket), klikker dere på kandidatens navn.

Hvis det finnes flere søknader til stillingen, kan dere bla mellom disse via pilene over kandidatens navn.

Til høyre for kandidatens navn vises den siste hendelsesstatusen samt intervju tid hvis en slik er booket. Deretter følger annen person- og kontaktinformasjon.

Lenger ned finner dere kandidatens søknad, personlige brev og eventuelle spørresvar.

Under hver knapp til høyre i kandidatarket finner dere forskjellige faner:

Hvis dere klikker på "Se andre søkte stillinger" inne i kandidatarket, åpnes en boks som viser om kandidaten har søkt noen annen stilling som dere som bruker har tilgang til.

Muligheten til å se en kandidats andre søknader styres av rettigheten:

Under "Rekruttering" og "Kandidatsøk" har dere mulighet til å søke etter en kandidat og dennes søknader uten spesifikk annonsetittel eller referansenummer.

Her grupperes alle søknader (med og uten konto samt papirsøknader) som er gjort, av en og samme kandidat, basert på fornavn og etternavn, e-post samt fødselsdato.

Søkningen gjøres mot alle søknader på deres konto. Derfor bør dere forsøke å bruke flere av søkefeltene for å få et raskere og mer treffsikkert resultat. Å for eksempel bare søke på Andersson er ikke å anbefale i en stor organisasjon.

Merk at søkefunksjonen hovedsakelig er ment for systemadministratorer siden søkningen skjer i hele organisasjonen uavhengig av annen tillatelse.

Ved mange treff vises resultatene delt opp 20 per side.

Klikk på pilen i kolonnen lengst til høyre i resultatlisten for å få frem en liste over alle stillingene som kandidaten har søkt. Her kan dere også eksportere valgte rader til Excel- eller PDF-format. Hvis dere klikker på annonsetittelen, kommer dere direkte til kandidatens søknad.

Hver gang du sender en melding fra verktøyet til kandidatene, logges den og kan sees via fanen «Kontakt» i kandidatarket». Her kan du se hva som er sendt og når.

Noen automatiske e-poster vises også her:

Kansellert intervju - generert av arrangementet "Avbryt intervju".

Intervju nektet – generert når kandidaten klikker på knappen "Kan ikke gjøre noen av gangene".

Søknadsbekreftelse - når kandidaten sender inn sin søknad.

I kandidatarket, under fanen «Kontakt», har du mulighet til å se om kandidaten har åpnet eposten som er sendt til ham.

For å påbegynne utvelgelsen navigerer dere til rekrutteringens liste og klikker på nummeret i kolonnen "Søknader".

Dere kommer deretter inn i listen over alle søknader til stillingen.

For å gjøre søk og sette opp lokale utvelgingsfiltre klikker dere på "Filtrer" over søknadslisten.

Ved å sette inn begrensninger under hver kategori (hendelser, arbeidslivserfaring, utdanning osv.) reduserer dere antall kandidater som presenteres, og bare de som oppfyller kravene vises. Her kan dere også gjøre et utvalg med hjelp av spørreskjemaet som tilhører stillingen. Dermed kan dere enkelt finne kandidater med den spisskompetansen dere søker.

Under kategorien "Generell" har dere mulighet til å gjøre søk bare på digitale søknader eller velge å bare vise papirsøknader. Dere kan også få frem hvem som har krysset av at de er interne kandidater og velge å vise de som bare er aktive i rekrutteringen. Dessuten kan dere gjøre søk basert på satt klassifisering, poeng ifølge personlighetstesten.

Dere kan når som helst fjerne alle satte krav ved å klikke på "Fjern", nederst i boksen.

Klikk på "Filtrer" for å få frem et resultat.

Hvis rekrutteringen inneholder et spørreskjema, vil dere også ha tilgang til knappen "Utvelgelsesspørsmål" ved siden av "Filtrer". Her har dere mulighet til raskt å filtrere basert på svar i spørreskjemaet som dere har med i rekrutteringen.

Alle søknadslistene har alltid et filter med "Alle søknader" og et med "Uleste søknader". Innholdet i filteret med nye søknader varierer derfor mellom brukerne.

Navnene og oppsettet på de øvrige filtrene i rullegardinlisten kan se forskjellige ut avhengig av hvordan dere har konfigurert deres søknadsfiltre på organisasjonsinnstillingene.

Ved bruk av "Filter"-knappen har dere mulighet til å lagre deres egne filtreringer for å kunne sammenligne og enkelt gå tilbake til et et søkeresultat. Hvis det er filtermaler opprettet ved hyppige søk, kan du velge en fra rullegardinlisten "Bruk filtermal" i stedet for å lage en ny.

Du skriver inn noen søkekriterier og filtrerer. For å lagre søkeresultatet, skriv inn et navn/kort beskrivelse og lagre. Hvis du derimot finner en filtermal og velger den, legges søkeresultatet direkte til som et eget filter i applikasjonslisten.

Det er mulig å velge om de ulike filtrene skal gjelde alle kandidater som noensinne har mottatt en bestemt hendelse, eller de kandidatene som har den gitte hendelsen som den sist lagt til. Ved å velge sortering på siste hendelse under kategorien “Hendelser”, kan dere bruke disse som steg i rekrutteringsprosessen og dermed flytte en kandidat fra ett steg til et annet ved å legge til nye hendelser.

Ved rekrutteringsspesifikke filtre, marker dere avkrysningsboksen “Filtrer kun på siste hendelse” under “Hendelser” i filterpanelet.

I utvalgsarbeidet har dere mulighet til å sammenligne to eller flere kandidater fra søknadslisten. Opptil 6 kandidater kan sammenlignes om gangen. Knappen "Sammenlign" blir klikkbar når minst én kandidat er markert.

Ved sammenligning åpnes en ny visning hvor blant annet erfaring, vurdering, spørresvar og siste status vises. Det er også mulig å anvende en ny hendelse i sammenligningsvisningen.

Alle søknader lagres automatisk inntil videre, så lenge dere ikke har en egen opprydning (sletting) etter en annen fastsatt tid. Dere trenger derfor ikke velge å lagre alle CV-ene. Å lagre CV er en funksjon hvor deres organisasjon kan bygge opp en egen database med søknader – det vil si, kandidater som ikke fikk stillingen – for fremtidige rekrutteringer. Legg til hendelsen "Lagre CV" på de kandidatene dere ønsker å lagre. For at en søknad skal kunne lagres må kandidaten klikke på en lenke. Først da blir den aktuelle søknaden søkbar i deres database.

Når rekrutteringen er ferdig, må dere avslutte den, men før dere gjør det, bør dere markere hvem som har fått stillingen, hvis en rekruttering har skjedd. Dere bør også gi sluttmelding til de øvrige kandidatene som ikke fikk stillingen.

Dere kontakter de som ikke fikk stillingen og lukker disse i rekrutteringen ved å markere aktuelle kandidater og legge til en av hendelsene for avslag. Hendelsene legger dere til under fanen "Avslutt rekrutteringen" eller direkte via hendelsesmenyen under søknadslisten.

Hvis dere velger “Avslag via e-post”, åpnes et kontaktvindu. Skriv inn meldingen om avslag, hvis det ikke allerede finnes en forhåndsinnlagt tekst, og send. For å ansette en kandidat markerer dere kandidatens søknad og velger ansettelseshendelsen.

Når dette er gjort, skal dere avslutte rekrutteringen. Det gjør dere under “Avslutt rekrutteringen” øverst til høyre i søknadslisten eller ved å klikke på “Avslutt rekruttering” i rekrutteringens oversikt til venstre.

Ved avslutning må dere angi årsak til avslutningen;

Hvis dere bruker modulen for ytterligere avslutningsårsaker og har lagt disse inn under Admin - Kontoinformasjon - Klassifiseringer, må dere også velge en årsak i rullegardinlisten som vises.

Merk at dere ikke kan utføre utvalg eller postere noe i rekrutteringsprosessen når rekrutteringen er avsluttet. Det er vanligvis bare noen få personer innenfor organisasjonen som har rettighet til å gjenåpne en avsluttet rekruttering.

Rekrutteringen kan kun avsluttes som “Rekrutteringsbehovet er oppfylt” hvis annonsen ikke lenger er publisert.

Hvis dere bruker innstillingen “Krev fullstendig rekrutteringsprosess”, må også minst en kandidat markeres som ansatt for at dere skal kunne avslutte rekrutteringen som “Rekrutteringsbehovet er oppfylt”.

All statistikk i verktøyet bygger på data fra rekrutteringen: antall kandidater, kvalifiserte, ansatte (de som er merket som de har akseptert stillingen), etc. Det er derfor av største vikt at alle rekrutteringer fylles ut korrekt og deretter avsluttes.