Version 25.5 av Visma Recruit kommer att släppas den 13:e maj.
Vid uppdateringen kommer åtkomsten till Visma Recruit att vara stängd från kl. 06:00. Vi räknar med att öppna upp igen senast ca kl. 06:30
Stängningen innebär att verktyget inte kommer att finnas tillgängligt för att söka jobb eller nyttjas på annat sätt under den här perioden. Lägg därför gärna ut information om det på er hemsida i anslutning till jobblistan.
Allmänna uppdateringar
Grafer - bättre trendpilar
Trendpilarna har ändrats i graferna för att tydliggöra den visuella representationen av numerisk data, för att snabbt kunna kommunicera om ett värde är positivt, negativt eller oförändrat.
Trendpilarna i graferna har ändrats för att tydliggöra värdet:
• Grön diagonalt uppåt – positivt tal
• Grå horisontellt pekande åt höger - endast 0 % (alltså ingen förändring)
• Röd diagonalt nedåt – negativt tal
Vi har även lagt till ett +/- tecken framför siffran:
"+" framför positiva tal och 0 % (ingen förändring)
"-" framför negativa tal.
Ärenden
Ny ansökningsprocess
Syftet är att harmonisera ansökningsprocessen och skapa en enhetlig process oavsett om kandidater ansöker med eller utan ett konto. Den här processen kommer att testas av ett antal pilotkunder i ett första skede, och kommer inte aktiveras automatiskt för alla. Vill ni vara med som pilotkund så kontakta er kundansvariga!
Denna första version kommer att inkludera:
Förändringar i ansökningsprocessen för kandidater
Vissa förändringar i processen för att skapa nya annonser
De flesta förändringar i administrationsinställningarna kommer att släppas senare.
I denna version kommer de nuvarande inställningarna att gälla, men vissa av dem kommer att tillämpas på ett annat sätt än tidigare.
Beskrivning
Skapande av ärende
Den nya ansökningsprocessen kommer att ge en ny kryssruta vid skapandet av ärende (ärendedetaljer).
Etikett för kryssrutan: Ansökningsprocess
Namn på kryssrutan: Använd ny ansökningsprocess
Kryssrutan kommer att vara ikryssad som standard.
Kryssrutan kan ändras tills du påbörjar annonssteget för första gången. Efter att annonsen har påbörjats (när annonssteget har inletts) kommer kryssrutan för den nya ansökningsprocessen att låsas.
2. Skapande av annons
Ansökningssteget har ändrats för att bättre spegla ordningen i ansökningsprocessen. Alla tillgängliga enkäter är inte längre grupperade.
Sektionen "Ansökningsmetod" har tagits bort.
Sektionen "Ansökningsformulär" börjar nu med en kryssruta för att använda alternativa ansökningsmetoder.
Om kryssrutan är ikryssad, innebär det att denna rekrytering inte kommer att använda det ursprungliga ansökningsformuläret.
Alla fält som är kopplade till formuläret kommer att döljas. På så sätt blir det tydligt att inga andra fält/inställningar kommer att gälla om inte formuläret är valt.
Detta gäller alla fält nedanför, utom notifieringsalternativet när annonsen publiceras. Men detta gäller endast om alternativet används/aktiveras på kontot. Om inte, visar man inga andra inställningar i steget.
Ett inmatningsfält kommer att visas. Användaren kan ange antingen en annan ansökningslänk eller en e-postadress beroende på användarens rättigheter (URL/länk) och/eller organisationsinställningar (e-post).
Hjälptext under "i"-ikonen kommer att finnas tillgänglig för fältet om man använder URL eller URL och e-post: Länken ersätter den ursprungliga ansökningslänken och all kandidatadministration sker enligt den tillagda länken.
Sektionen för formulärinnehåll har två expanderbara listor baserade på sektioner inom ansökningsformuläret: "Personlig information" och "Om kandidaten".
Sektionen "Personlig information" innehåller personlig data som du kan begära från kandidaten. Vilka fält som är tillgängliga kommer att spegla inställningarna under organisationsfliken "Ansökningsformulär".
Namn och e-postadress efterfrågas alltid och kan inte ändras.
Sektionen "Om kandidaten" innehåller all annan information du kan begära, såsom CV, personligt brev etc.
Om det personliga brevet är aktiverat i skapandet av annonsen måste minst ett av delalternativen (fil / textfält) vara valt. Det kommer inte att vara möjligt att avmarkera båda.
Stegen "Kompetenser" och "Referenser" kommer inte längre att finnas i ansökningsprocessen.
Båda dessa sektioner är öppna som standard men kan stängas för att spara utrymme.
Endast fält som är inställda som "Tillgängliga" i organisationsinställningarna kommer att visas i annonsens skapandeprocess, inte de som är inställda som "Ej tillgängliga".
Organisationsinställning "Ej tillgänglig" = visas inte i annonsens skapande/ansökningsprocess
Organisationsinställning "Tillgänglig" = visas som inaktiverad i annonsens skapande, men kan aktiveras i processen för att skapa annonsen. Om det aktiveras kommer det att visas i annonsens skapandeprocess
Organisationsinställning "Förvald" = Kommer att vara markerad i annonsens skapandeprocess, men kan inaktiveras. Om det inaktiveras kommer det inte att finnas i ansökningsprocessen och visas i ansökningsprocessen.
Det obligatoriska alternativet kan endast ändras om det kombineras med "Tillgänglig" eller "Förvald". Om det är kombinerat med det låsta alternativet kan det inte ändras.
3. Admin
Generellt kommer inställningarna under organisationsfliken "Ansökningsformulär" att gälla för den nya ansökningsprocessen.
Under fliken "Rekrytering" kommer följande inställningar inte längre att gälla och kommer så småningom att tas bort:
Inställningarna för att tillåta ansökningar med eller utan konto.
Stegen "Kompetenser", "Referenser" och "Personligt brev".
Inställningen för personligt brev under "Ansökningsformulär" kommer i stället att gälla.
Möjligheten till bilagor.
Inställningarna för att tillåta CV, personligt brev och andra filer under fliken "Ansökningsformulär" kommer istället att gälla.
Alternativet "Övriga filer" har ändrats till att tillåta flera andra filer och inte bara en som i den gamla processen.
Upp till 25 filer och totalt 10 MB, som när man ansöker med konto idag.
Det kommer inte att vara möjligt att ladda upp flera filer med samma namn i ansökningsprocessen. Filnamnet måste vara unikt.
Observera: Begränsningen till att bara kunna ha unika filnamn kommer endast att gälla själva ansökningsprocessen, det vill säga inte när man kompletterar ansökan vid ett senare tillfälle via kompletteringsfunktionen eller när arbetsgivaren laddar upp en fil. Då kommer det fortfarande vara möjligt att ladda upp en fil med samma namn som befintliga filer.
Under fliken "Rekrytering" kommer följande inställningar fortfarande att gälla och vissa kommer så småningom att flyttas till fliken "Ansökningsformulär" istället:
Tillåtelse att ansöka via e-post.
Stegen för att samla in strukturerad data för arbetslivserfarenhet och utbildning.
Inställningen för att visa och lägga till beskrivningar av andra filer som ska tas emot.
Denna kommer endast att vara synlig i processen för att skapa annonsen om "Övriga filer" har aktiverats.
Eventuell text som skrivs i fältet kommer sedan att visas i ansökningsprocessen under sektionen för "Övriga filer".
Se rubrik "Kandidater" för information om förändringarna i ansökningsprocessen för kandidaterna.
Generera enkätfrågor med AI i ärenden
Beskrivning
Denna nya funktionalitet kommer att ge dig möjlighet att snabbt generera relevanta frågor i ansökningsprocessen baserat på innehållet som finns i annonsen, specifikt från fälten "Om jobbet" eller "Arbetsuppgifter" och "Kvalifikationer".
Generering av frågor:
Frågorna kommer att genereras utifrån textinformationen som lagts till i "Om jobbet"-fältet eller fälten för "Arbetsuppgifter" och "Kvalifikationer".
Frågor som genereras av AI kommer att markeras med en "AI-gnistror"-ikon för att skilja dem från manuellt skapade frågor.
"AI-gnistror"-ikonen kommer att försvinna om en användare redigerar den AI-genererade frågan, vilket indikerar att den har blivit manuellt ändrad.
En fast förklarande text kommer att läggas till längst ner i modalfönstret som förklarar att frågor med "AI-ikon" är AI-förslag som användaren inte har redigerat.
Designen kommer att efterlikna stilen som används i AI-funktionen för jobbeskrivningar.
Innehållsregler som måste följas för att frågor ska kunna genereras. Olämplig text kan leda till att inga frågor genereras: https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=2198766
Flöde:
I ansökningssteget i den nya processen för att skapa annonser kommer det att finnas ett nytt alternativ för att generera ett ny enkät med hjälp av AI.
Om du klickar på det, kommer frågor att genereras baserat på några nämnda textfält i annonsen.
Alla genererade AI-frågor kommer att visas med en ikon.
Du kan redigera förslagen och även lägga till egna frågor.
Du sparar som vanligt genom att klicka på spara-knappen.
Användarrättighet för självmodifiering av roll
Beskrivning
En ny användarrättighet kommer att läggas till för att ge användare möjlighet att modifiera sin egen roll eller behörighetsgrupp. Den kommer att ge användaren tillgång till att redigera sin egen användare och att ändra/lägga till en roll (även för att lägga till rollen när du lägger till din egen användare, om du även har användarrättigheten att lägga till en användare).
Observera!
Tillägg av användare till ärende styrs fortsatt av den nuvarande användarrättigheten "Rekrytering - Lägg till/Ta bort från rekryteringsgrupp".
Modifieringen av andra användares roller fortsätter att styras av den nuvarande användarrättigheten "Rekrytering - Ändra roll/behörighetsgrupp".
Modifieringen av den ansvariga rekryteraren fortsätter att fungera som idag och påverkas inte av de följande förändringarna.
Detaljer om användarrättighet
En ny användarrättighet kallad “Rekrytering - Ändra din egen roll/behörighetsgrupp” kommer att införas.
Beskrivning: Ger möjlighet att ändra roll/behörighetsgrupp för din egen användare när du är tillagd i rekryteringsgruppen.
Användarrättigheten läggs till i "Rekrytering" i behörighetsgruppen, tillsammans med:
"Rekrytering - Ändra roll/behörighetsgrupp"
"Rekrytering - Lägg till/Ta bort från rekryteringsgrupp"
Denna användarrättighet kommer endast att vara tillgänglig som organisationsåtkomst och kommer inte att vara tillgänglig för:
Roll per ärende (åtkomst per ärende)
Arbetsgruppsroller (åtkomst per arbetsgrupp)
Förtydligande av befintlig användarrättighet "Rekrytering - Ändra roll/behörighetsgrupp" med anledning av de nya förändringarna:
Användarrättighetsnamn: Rekrytering - Ändra andra användares roll/behörighetsgrupp
Användarrättighetsbeskrivning: Ger möjlighet att ändra andra användares roll/behörighetsgrupp när de är tillagda i rekryteringsgruppen.
Implementering:
Den nya användarrättigheten har lagts till i alla organisationsåtkomstgrupper som för närvarande har användarrättigheten "Konto - Ändra data".
Användarrättigheterna "Rekrytering - Lägg till/Ta bort från rekryteringsgrupp" och "Rekrytering - Ändra andra användares roll/behörighetsgrupp" har lagts till i alla organisationsåtkomstgrupper som har användarrättigheten "KBR - Skapa ärende" (dessa är redan enligt bästa praxis).
Flöde
Användare med den nya organisatoriska användarrättigheten, som har möjlighet att gå in i skapande- och/eller redigeringsläge för ärendedetaljer, kan redigera sin egen roll i fallet genom de tre punkterna (...).
Detta är tillämpligt oavsett om de är en del av rekryteringsgruppen eller en ansvarig rekryterare.
När de är i redigeringsläge har användarna möjlighet att lägga till eller ändra sin roll.
Efter att ha gjort de önskade justeringarna kan användare spara både rolländringarna och ärendedetaljerna som förväntat.
Kandidater
Ny ansökningsprocess
Beskrivning
Allmänna ändringar av länkarna för annons-/jobbeskrivningen och ansökningsformuläret
Vi har inkluderat "Drivs av (logotyp)"
Om kandidaten är inloggad när sidan öppnas;
Kandidatens kontoavatar visas i det övre högra hörnet, ovanpå rubrikbilden.
Klicka för att navigera till de inloggade sidorna. Avataren kommer endast att visas på kontot och när man är inloggad.
Inga bilder kommer att skickas med i ansökan.
Fliken för Annons-/Jobbbeskrivning
Vi har separerat textinformation från nyckelinformationen.
Nyckelinformation som anställningstyp, sista ansökningsdatum, kontaktpersoner, etc., är nu placerad i en separat ruta till höger för att framhäva den informationen.
Textinformationen finns i huvudrutan.
Ansökningsprocess
Inloggning / Inloggad
Överst på sidan kommer det att finnas en sektion för att logga in om man har ett konto. Fälten för inloggningsuppgifter visas när man klickar på knappen "Jag har ett konto".
Ansök med LinkedIn är endast tillgängligt om arbetsgivaren har ett avtal med LinkedIn för att använda denna funktion och inställningarna för att använda den är aktiverade i Recruit.
När kandidaten är inloggad kommer hen att kunna nå tidigare skickade ansökningar för att återanvända dem, precis som idag.
Alla ansökningar som kan återanvändas presenteras i en rullgardinsmeny.
Observera! Om ett CV återanvänds med både ett bifogat personligt brev och ett inskrivet brev, kommer endast filen att behållas (den manuellt inskrivna texten kommer att bortses från), om kandidaten tillåts att lägga till antingen bifogad fil eller inskrivet brev.
Annars kommer brevet endast att behållas om rätt typ är tillåten -> om kandidaten väljer att återanvända en ansökan med ett bifogat brev men annonsen endast tillåter inskriven text, kommer filen att bortses från och vi visar en tom textruta.
Om ansökningsfristen inte har passerat och en kandidat som har återkallat sin ansökan klickar på ansökningslänken och försöker ansöka igen, får de efter inloggning information om att ansökan inte kan skickas in eller uppdateras eftersom den har återkallats.
Förhandsinformation
Om förhandsinformation läggs till i ansökningsprocessen, kommer den att visas direkt efter att man klickar på ansökningslänken, precis som idag.
Ansökningsformulärets fält/Flöde
Det tillgängliga innehållet kommer att spegla de inställningar som valts av arbetsgivaren och kan variera.
Allmänt sidoflöde:
Förhandsinformation (separat sida, visas om tillämpligt)
Inloggning/Ansök med LinkedIn
Återanvänd ansökan om inloggad
Personuppgifter
CV (fil) (endast en fil, max 5 MB)
Arbetslivserfarenhet (strukturerad data)
Endast år och månad behövs gällande längden på anställningen/uppdraget.
Utbildning (strukturerad data)
Endast år och månad behövs gällande längden.
Personligt brev (Strukturerad data eller fil - kan vara ett eller båda alternativen tillgängliga men endast ett personligt brev kan skickas)
Fil (endast en fil, max 5 MB)
Textfält
Länk till LinkedIn
Andra filer
Drag and drop
Upp till 25 filer och totalt 10 MB, precis som idag när man ansöker med ett konto. Det kommer inte vara möjligt att ladda upp flera filer med samma namn i ansökningsprocessen -> Filens namn måste vara unikt.
Observera! Begränsningen till att endast kunna ha unika filnamn gäller endast i själva ansökningsprocessen, vilket innebär att det fortfarande är möjligt att ladda upp en fil med samma namn som befintliga filer när man kompletterar ansökan vid ett senare tillfälle via kompletteringsfunktionen eller när arbetsgivaren laddar upp en fil.
Information från kunden om vilka filer som ska samlas in under sektionen för drag and drop.
Frågor
Urvalsfrågor och/eller fasta frågor
Villkor
Om kandidaten öppnar ansökningslänken kommer kundens villkor att visas.
Om kandidaten öppnar ansökningslänken, skickar ansökan och väljer att skapa ett konto genom att ange lösenordet, kommer de allmänna villkoren att accepteras.
Om kandidaten öppnar ansökningslänken, väljer att logga in med Google, loggar in, och det inte finns ett konto kopplat till Google-kontot som just loggats in med, behöver kandidaten också acceptera de allmänna villkoren utöver kundvillkoren.
Skicka ansökan-knapp
Bekräftelsesida
Skapande av nytt konto om inte inloggad
Acceptans av både villkor och policyinformation krävs.
Observera! Andra filstorlekar gäller om kontoinställningen för att kunna tillåta större filer är aktiverad.
Bekräftelse / Kontoskapande
Om kandidaten inte är inloggad när de når bekräftelsesidan kommer det att finnas en möjlighet att skapa ett konto för att spara uppgifterna.
När kandidaten klickar på "Skicka ansökan" kommer de att navigeras till en bekräftelsesida. Under en avdelande linje kommer de snabbt kunna skapa ett konto genom att lägga till och bekräfta ett nytt lösenord.
Kontot kommer att använda de personliga uppgifter (e-postadress, namn, etc.) som just lades till i ansökan för att skapa kontot.
När de klickar på "Skapa konto" kommer lösenordsfälten och "skapa konto"-knappen att ersättas med en fetstilad text som informerar om att kontot skapas och att de behöver bekräfta e-postadressen för att slutföra inställningen och komma igång.
Om e-postadressen som användes i ansökan redan är registrerad som kandidat kan ett nytt konto inte skapas (endast ett per e-post).
Vid kontoskapande via bekräftelsen kan ett konto endast skapas med en vanlig inloggning, dvs. e-post och lösenord.
När kandidaten är inloggad kan de välja att koppla inlogget till Facebook eller Google.
När kontot skapas via denna sida (genom ansökningsprocessen) med vanliga inloggningsuppgifter (användarnamn och lösenord), måste kontoskapandet bekräftas, dvs. vi återinför e-postmallen för att bekräfta skapandet via en länk (endast giltig under en begränsad tid).
Om länken i e-posten inte klickas på kommer kontot inte att skapas.
Observera! Om kontot skapas utan att kopplas till en ansökningsprocess kommer den nuvarande e-posten med bara information om att ett konto har skapats att förbli (ingen validering genom en länk behövs).
Även om man skapar ett konto med Google/Facebook och detta oavsett var (i ansökningsprocessens sida eller på den vanliga kontoskapandesidan) kommer den nuvarande e-posten för kontoskapande att gälla.
Om kandidaten redan är inloggad när de når bekräftelsesidan, kommer det helt enkelt att finnas en knapp "Gå till min sida" istället för en uppmaning att skapa ett konto.
Vid klick kommer de att navigeras till kandidatens startsida där de kan se alla ansökningar, etc.
Om en kandidat är inloggad och har ändrat den personliga informationen i ansökan så att den inte matchar med den personliga informationen på kontot, kommer en modal att visas som en påminnelse för att inte glömma att uppdatera kontoinformationen (samma beteende som i den nuvarande processen). Modalen kommer att ange att informationen inte stämmer överens och fråga om kandidaten vill uppdatera kontoinformationen.
Om kandidaten trycker på "Ja, uppdatera" kommer informationen från ansökan att uppdateras i kontot, men inte om de trycker på "Gör inga ändringar".
Om kandidaten klickar på "Ja, uppdatera", kommer kontodata att uppdateras och en andra kontroll kommer att ske -> en kontroll av om andra ansökningars personliga information är densamma som de uppdaterade kontodata. Om det finns några ansökningar som har olika data än kontot, kommer en andra modal att visas med valbara ansökningar för uppdatering (samma beteende som idag).
Integrationer
Spiderads-banner
Vi har lagt till en banner ovanför urvalsrutan i SpiderAds-sektionen, både för att använda det tomma utrymmet effektivt och för att säkerställa att nya användare inte missar integrationen.
Beskrivning
För närvarande är paketvalsrutan mycket mindre än liveförhandsgranskningen och det finns alldeles för mycket tomt utrymme under rutan.
Vi har lagt till en lila banner ovanför valrutorna för att använda det tomma utrymmet effektivt.
Nuvarande layout
Kommande layout (25.5)
Borttagning av "Övrigt"-fältet i Agda-integration
Vi har tagit bort "Övrigt"-fältet i Agda-integrationen eftersom motsvarande fält i Recruit har ett annat syfte.