Till att börja med så kan vi prata lite om vad en kontaktperson är i det här sammanhanget 😄
Allmänt om kontaktpersoner
En kontaktperson är, precis som det låter, en person som kontaktas! I det här fallet så är det specifikt de personer som ni kan välja att inkludera i era annonser som kandidater kan kontakta vid frågor om tjänsten, t.ex. chefen och den fackliga kontakten.
Det är inte mer komplicerat än så! Det är däremot viktigt att notera skillnaden mellan en kontaktperson och en användare på ert konto, då dessa två inte har med varandra att göra. En kontaktperson är inte på något sätt kopplad till en användare, så även om ni har en användare som också finns inlagd som en kontaktperson så är de två inte kopplade till varandra ❌🙂↔️
Organisatoriskt knutna
En kontaktperson kommer alltid vara knuten till den organisation/avdelning som de är skapade på. Om vi tittar på detta exempel så ser du att kontaktperson "Elin Jonsson" är skapade på organisationen "Verksamheter".
Det innebär att den här kontaktpersonen bara kommer vara tillgänglig att välja som kontaktperson i ärenden skapade på just organisationen "Verksamheter" (samt om organisationen i fråga har egna underliggande organisationer).
För att en kontaktperson ska vara tillgänglig att välja i alla annonser på hela kontot så ska den översta delen av ert konto anges i rutan "Organisation" 😊
Vart administreras kontaktpersoner?
Kontaktpersoner kan enbart administreras på konto, genom att du går in på Admin -> Kontaktpersoner. Här hittar du alla era skapade kontaktpersoner och kan redigera och ta bort dem, samt skapa nya.
För att komma åt denna fliken så behöver du ha rättigheterna "Admin - Meny" och "Kontaktperson - Administrera"!
Översyn av kontaktpersoner
När du går in på flikarna ovan så kommer du se en lista över de kontaktpersoner som ni redan har på ert konto. Det kan se ut ungefär så här:
På fliken "Kontaktpersoner" kan du:
Söka fram kontaktpersoner under "Filtrera"-sektionen längst till vänster. Här söker du på personens namn.
Se listan av skapade kontaktpersoner där du kan sortera dem på namn och e-post. Det gör du genom att klicka på just "Namn" eller "E-post" kolumnen 😊
Se all information om kontaktpersonen
Namn
Titel
Om de är facklig företrädare
Telefon
Mobiltelefon
E-post
Vilken organisation de är knutna till
Redigera kontaktpersonerna antingen genom att klicka på deras namn eller redigeringsikonen (pennan) ute till höger.
Radera en kontaktperson genom att klicka på raderingssymbolen (soptunnan) ute till höger.
Skapa ny kontaktperson genom att klicka på den gröna knappen uppe till höger som heter "Skapa kontaktperson".
Redigera en kontaktperson
Låt oss då säga att du vill redigera en befintlig kontaktperson i listan!
Klicka på antingen på kontaktpersonens namn eller redigeringsikonen (pennan) ute till höger. (OBS! Om ni har kontaktpersoner med kanske långa namn, e-postadresser, m.m. så kan du behöva scrolla åt höger för att se ikonerna).
Ändra/lägg till de uppgifter som du vill ändra eller lägga till
Klicka på "Uppdatera"
Klart! 😄
Kontaktpersonen uppdateras med den nya informationen och du tas tillbaka till listan av kontaktpersoner.
Tänk på! En redigering av en befintlig kontaktperson kommer att påverka kontaktpersonen på alla annonser som den är tillagd på. Så om du exempelvis tar bort ett telefonnummer från en kontaktperson i det här läget så kommer telefonnumret att tas bort från de annonser där kontaktpersonen är tillagd. Det är för att du ska slippa ändra information på flera olika ställen om ni t.ex. upptäcker ett stavfel, gammal information, etc!
Skapa en ny kontaktperson
Skapandet av en ny kontaktperson fungerar på i stort sett samma sätt! Du
Klickar på ”Skapa kontaktperson” uppe till höger.
Anger informationen i rutorna, de markerade med en röd stjärna * är obligatoriska att fylla i.
Klicka på "Skapa"
Klart!
Kontaktpersonen är du skapad och du tas tillbaka till listan av kontaktpersoner.
Skapa och redigera en kontaktperson i en annons
Om du någon gång har skapat en annons så har du säkert noterat att det även går att skapa en kontaktperson direkt i annonsen! Den här funktionen är toppen om ni t.ex. har en tillfällig kontaktperson som ni inte kommer använda mer än en gång.
En kontaktperson som skapas direkt i en annons kommer inte att läggas till som en permanent kontaktperson på kontot, utan den kommer bara finnas i just den här annonsen.
Även redigeringar av kontaktpersoner direkt i en annons kommer inte att påverka kontaktpersonen på kontot (även om den lades till i annonsen från rullistan), utan ändringen blir då annonsspecifik. Det kan vara bra att veta om en kontaktperson t.ex. nås på ett annat sätt under sommaren eller du vill lägga in om personen är på semester en viss vecka, etc.