Under fliken "Rekrytering" i organisationsinställningarna så hittar ni inställningar rörande era rekryteringar och annonskaparprocessen för organisationen. Här har ni även möjlighet att skriva in fasta texter som ska finnas med i alla annonser som placeras på denna organisation.
Kompetensbaserad rekrytering
Denna inställning visas endast ifall ni har modulen för KBR på ert konto. Vill ni börja använda KBR så kontakta er Customer Success Manager (CSM)!
Här har ni möjlighet att välja huruvida organisationen i fråga ska ha tillgång till KBR eller inte. Är denna inte aktiverad så kommer ni inte kunna använda fliken för utvärdering o.s.v. i kandidatarket, dvs. KBR-funktioner.
Om ni väljer att aktivera KBR så ärvs inställningen per automatik nedåt i organisationsträdet.
Specificera annonsen
Vi fortsätter med att kika på några inställningar för annonsskaparprocessen.
Förenklat annonssteg
Denna inställning slår ihop flera av rutorna i annonsskapandet till en stor ruta. I denna kan ni själva bestämma vilka rubriker och vilken formatering ni vill ha i annonsen.
Sedan möts vi av rutorna “Om arbetsplatsen”, "Kvalifikationer" samt "Övrig information". I dessa rutor kan ni fylla i text som ni vill ska per automatik hämtas till era annonser som skapas på denna organisationen.
Om arbetsplatsen: Om ni vill ha en informationstext om er organisation i annonserna kan ni fylla i det i fältet "Om arbetsplatsen". Denna text blir annonsingressen och hamnar generellt sett högst upp i den publicerade annonsen. Texten används vanligtvis för att ge en övergripande beskrivning om arbetsgivaren och läggs oftast högst upp i organisationsträdet för att sedan ärvas. Givetvis kan ni ha separat text för olika organisationer om ni hellre vill det dock!
Nedanför detta fält har ni även möjlighet att göra inställningar för texten:Ni kan välja om ni vill att texten ska ärvas.
Ni kan välja om ni vill tillåta användare att redigera texten i annonsskaparprocessen. Om ni väljer att användare ska kunna redigera texten kommer även alternativet för att användare ska kunna lägga in ytterligare text att bockas i. Detta då de inte går att separera.
Ni kan välja om ni vill tillåta användare att lägga till ytterligare text.
Kvalifikationer: Texten för kvalifikationer fungerar som en slags instruktion för den som skapar annonsen - något att utgå ifrån när den som skapar annonsen ska formulera vad som krävs för tjänsten i fråga.
Övrig information: Kan med fördel användas för att beskriva t.ex. värdegrund eller liknande som ni känner passar in, denna text hamnar oftast längst ned i annonsen.
Dessa tre rutor ärvs per automatik till organisationer nedåt i organisationsträdet såvida motsvarande fält på underenheterna inte är ifyllda.
Ansökningsmetoder
Här har ni möjlighet att välja vilka ansökningsmetoder som ni vill ha tillgängliga för kandidaten, samt välja vilka som ska vara förvalda o.s.v.
Ansökan med konto: Ansökan görs via den vanliga ansökningslänken i Recruit där kandidaterna skapar ett konto och fyller i ett ansökningsformulär.
Ansökan utan konto: Kandidaten behöver inte registrera ett konto för att kunna skicka in en ansökan - kandidaten kommer däremot att behöva fylla i personuppgifter. Beroende på vad för inställningar som görs under fliken "Ansökningsformulär" har de möjlighet att lägga till mer information också.
Ansökan med e-post: Om den här metoden används får den som skapar rekryteringen möjlighet att lägga in en e-postadress dit kandidaten kan skicka sin ansökan.
Om ni använder "Ansökan med e-post" behöver ni tänka på att ansökningarna inte kommer in i Recruit.
Ej tillgänglig - Innebär att valet inte kommer att finnas när ni skapar annonser på denna organisationen.
Tillgänglig - Valet finns tillgängligt när ni skapar annonser.
Förvald - Valet är förvalt när ni skapar annonser, men går att välja bort.
Låst - Valet är förvalt och går inte att välja bort.
Ansökningssteg
Här väljer ni vilka steg som ska inkluderas i ansökningsformuläret för de sökande som söker med ett konto i Recruit. Inställningar för de sökande som söker utan konto hittar ni under fliken Ansökningsformulär.
Bifogan av filer
Sedan har ni möjlighet att välja ifall era kandidater ska få bifoga filer.
Notera att detta också gäller för kandidater som ansöker via ett konto.
Här får ni välja om ni vill att de som skapar rekryteringar ska ha kunna ge de sökande möjlighet att bifoga filer samt om det ska vara ett krav eller inte.
Ni har följande alternativ att välja mellan:
Förvald inställning för möjlighet att bifoga filer
Ej tillgänglig: Era kandidater kan inte bifoga filer.
Tillgängligt: Den som skapar annonsen väljer om kandidaterna ska kunna bifoga filer eller inte.
Förvalt: Checkrutan för kandidater att bifoga filer är redan markerad när annonsen skapas, men kan avmarkeras av användaren som skapar annonsen.
Låst: Det är alltid möjligt för kandidaterna att bifoga filer i sina ansökningar, användaren som skapar annonsen kan inte avmarkera checkrutan.
Förvald inställning för krav på bifogade filer
Frivillig: Kandidaten får själv välja om de vill bifoga filer.
Obligatoriskt: Kandidaten kan inte gå vidare innan minst en fil har bifogats.
Efter att ni har gjort de valen har ni möjlighet att lägga till en beskrivning av vilka bifogade filer som efterfrågas i textrutan.
Denna text ärvs per automatik till underenheter såvida underenheterna inte har en egen text insatt. Precis som med fälten "Kvalifikationer" och "Övrigt".
Förinformation
Här har ni möjlighet att välja om en särskild förinformationsenkät ska vara förvald i er annons för både vanliga annonser samt massrekrytering. Om ni ska använda er utav denna inställningen rekommenderar vi att ni väljer "Förvald" eller "Låst" beroende på om den som skapar annonsen ska kunna ta bort förinformationen eller inte.
Ansökan med enbart personuppgifter i sökandebanker
Denna inställning berör sökandebanker och styr möjligheten för kandidater att endast ansöka med personuppgifter till era sökandebanker.
Kandidatkommunikation
Efter detta följer rutan "Text för att bjuda in kandidater till tjänst", som ni kan använda för att just bjuda in kandidater att söka tjänster. Denna text ärvs inte per automatik.
Publiceringsdetaljer
I denna sektion har ni möjlighet att tillåta och ange en publiceringsregel för externa annonser som först bara ska visas internt.
Genom att bocka i "Använd begränsad tidigarelagt internt visningsdatum" kan ni skapa en regel för hur många dagar en annons bara ska finnas tillgänglig på intranätet för att sedan publiceras externt.
Om ni skriver t.ex. "7" i fältet "Minsta antalet dagar tidigarelagd visning internt" kommer annonsen som minst att ligga ute 7 dagar på intranätet.
Om ni skriver "10" i fältet "Föreslaget datum" kommer verktyget att föreslå ett datum för extern publicering som ligger tio dagar efter intern publicering per automatik.
Anger ni "14" i fältet "Högsta antalet dagar tidigarelagd visning internt" kommer annonsen som mest att ligga ute på intranätet i 14 dagar innan den även publiceras externt.
Publiceringsperiod
Under "Publiceringsperiod" har ni möjlighet att välja maxantalet dagar som era annonser ska kunna ligga ute. Detta gör ni genom att kryssa i "Använda begränsade publiceringsdatum".
Om ni skriver ”7” i fältet "Minsta möjliga antal publicerade dagar" kommer ni att kunna välja en sista ansökningsdag tidigast 7 dagar efter det valda publiceringsdatumet.
Skriver ni in ”14” i fältet "Föreslaget antal dagar" kommer verktyget automatiskt föreslå ett sista ansökningsdatum som ligger 14 dagar efter publiceringsdatumet.
Anger ni ”21” i fältet "Högst antal publicerade dagar" kommer inga annonser för den här avdelningen att ligga ute längre än 21 dagar efter publiceringsdatumet.
Om denna funktion används har ni möjlighet att använda er av rättigheten "Rekrytering - Överträd publiceringsgräns". Denna rättighet gör att den användare som tilldelats rättigheten har möjlighet att överträda era regler för hur länge annonser ska få vara publicerade.
Notifiering till ansvarig publicerare
Här har ni möjlighet att styra inställningarna för annonsflödet. De användare som ej har rättigheten “Rekrytering - Publicera” måste istället skicka iväg annonsen för publicering av en annan användare.
Om ni väljer "Tillåt" ger ni användaren som skapar annonsen möjlighet att själv välja en ansvarig publicerare. I steget “Förhandsgranskning” tillåts användaren då att välja utifrån en rullista med de som har rättigheten att publicera annonser.
Om ni väljer inställningen "Tillåt ej" kan ni istället ange en e-postadress i textrutan. Den e-postadress som ni anger kommer att vara den e-postadress dit alla rekryteringar skickas för publicering.
OBS! Det är bra om flera personer har tillgång till e-postadressen som ni väljer. Detta för att minska risken att rekryteringar blir liggande i väntan på publicering.
Ni kan även lägga till flera e-postadresser (separerade med semikolon, utan mellanslag). Exempelvis [email protected];[email protected].
Anonymisera kandidater
Här har ni möjlighet att välja ifall ni vill att alternativet för kandidater att vara anonyma vid urval ska visas i annonsskaparprocessen.
Basic - Valet kommer då finnas i steget "Ansökan" när ni skapar annonsen.
Basic 2.0 - Valet kommer finnas i steget Ärendedetaljer när ni skapat ärendet.
Alla kandidaters personuppgifter i ansökan (gäller inte bifogade filer) är då inte synliga fören man har valt att gå vidare med dem i rekryteringsprocessen.
Här har ni möjlighet att välja om sökande ska kunna ladda upp en profilbild - om ni inte kryssar i att de ska kunna göra det kommer alternativet att försvinna helt från annonsskaparprocessen.
Automatisk kalenderinbjudan
Sedan kan ni välja om ni vill att en kalenderinbjudan ska skickas ut per automatik när ni bokar in en intervju. Om ni inte väljer det kommer ni att behöva skicka ut eventuella kalenderinbjudningar manuellt. Det kommer då finnas en knapp för detta i intervjuöversikten i ärendet/rekryteringen.
Vi rekommenderar inställningen “Skicka kalenderinbjudan automatiskt”.
Intervjuadresser
Här har ni möjlighet att ange standardadresser som kan användas av era rekryterare när de ska lägga upp intervjutider. För att lägga till en ny tid anger ni “Namn”, “Besöksadress”, “Postnummer” och “Stad”, och klickar sedan på “Lägg till adress”.
Era tillagda adresser ser ni sedan i listan.
Det är även under denna fliken ni kan aktivera/invaktivera vissa integrationer så som Cronofy och Trustcruit ifall ni använder dessa.