Ibland kan det vara nödvändigt, eller bara praktiskt, att kunna kopiera en ansökan från en rekrytering till en annan! Detta effektiviserar anställningsprocessen och gör det enkelt att överväga starka kandidater för flera roller 🤩
Vad är funktionen "Kopiera kandidat"?
Denna funktion gör det möjligt för dig att:
Återanvända befintliga ansökningar: Flytta snabbt en kandidats ansökan till en annan relevant rekrytering, vilket sparar tid och ansträngning för dem.
Identifiera dold talang: Enkelt överväga kvalificerade kandidater som kan ha ansökt om en annan tjänst inom din organisation.
Kopiera olika typer av ansökningar: Kopiera digitala ansökningar (med eller utan konton) och även manuellt upplagda ansökningar.
Viktiga funktioner och beteenden
Oberoende kopior - När en ansökan har kopierats blir den en separat, oberoende ansökan. Ändringar i den ursprungliga ansökan påverkar inte kopian, och vice versa. Detta inkluderar återkallelser, händelser och kontakt med kandidaten.
Kringgå kontokrav - Kopieringsfunktionen kringgår kontokrav. Du kan kopiera en ansökan från en rekrytering som inte kräver något konto till en som gör det, och vice versa.
Ansökningsstatus - Kopierade ansökningar kommer att visa en tydlig status: "Kopierad från en annan rekrytering". Denna status kommer att visas i ljusgrått.
Ingen automatisk bekräftelse - Systemet skickar inte automatiska bekräftelsemail till kopierade kandidater. Du måste manuellt informera kandidaten om du vill skicka en bekräftelse.
Ansökningsdatum - Ansökningsdatumet för den kopierade kandidaten kommer att vara det datum då kopieringen skedde.
Avisering - Om din användare är inställd på att få aviseringar om nya ansökningar, kommer en avisering att skickas när en kopierad ansökan läggs till.
Potentiellt saknad information - Var medveten om att kopierade ansökningar kan sakna obligatorisk information som krävs för den nya rekryteringen om kraven skiljer sig. Granska noggrant den kopierade ansökan för eventuella luckor!
Hur du kopierar en kandidats ansökan
Gå till ansökningslistan: Navigera till ansökningslistan inom den ursprungliga rekryteringen (eller sökandebanken)!
Välj kandidater: Välj de kandidater du vill kopiera.
Lägg på händelsen "Kopiera kandidat": Leta upp och lägg på händelsen "Kopiera kandidat". Detta öppnar en popup på skärmen.
Välj organisation och rekrytering:
Välj organisationen/avdelningen där den nya rekryteringen finns.
Välj det specifika rekryteringsärendet du vill kopiera kandidaten till. Du kan söka efter titel eller referensnummer.
Obs! Du kan kopiera från en sökandebankbank till en rekrytering/ärende, men inte tvärtom.
Lägg till en anteckning (valfritt): Du kan lägga till en anteckning för att ge en bakgrund och ett sammanhang till kopieringen.
Granska bekräftelsemeddelandet: Ett meddelande kommer att påminna dig om att informera kandidaten om kopian och kommer att informera dig om att all ansökningsinformation kommer att kopieras.
Spara: Klicka på "Spara" för att slutföra kopieringsprocessen.
Skål!: Ett framgångsmeddelande visas som bekräftar kopian 🥂
Bra att veta!
E-postduplicering: Du kan inte kopiera en kandidat till en rekrytering där en annan ansökan med samma e-postadress redan finns.
Anonyma kandidater: Anonyma kandidater kommer att förbli anonyma om rekryteringen som du kopierar ansökan till tillåter anonyma ansökningar. Annars kommer deras namn att visas.
Återkallade ansökningar: Du kan inte kopiera återkallade ansökningar.
Information i kandidatarket:
Kandidatarket i den nya rekryteringen kommer att visa statusen "Kopierad från en annan rekrytering".
Fliken "Händelse" kommer att innehålla en automatisk anteckning som anger den ursprungliga rekryteringen (titel och referensnummer).
Eventuell anteckning som lades till under kopieringsprocessen kommer att inkluderas.
Information om vem som gjorde kopian kommer att inkluderas.
Information om ursprunglig rekrytering:
Fliken "Händelse" i den ursprungliga rekryteringen kommer att registrera händelsen "Kopiera kandidat", inklusive målrekryteringen (titel och referensnummer).
Borttagning av kopierad kandidat: Borttagning av en kopierad kandidat måste göras från den rekrytering där kandidaten kopierades till. Det kommer inte att påverka den ursprungliga rekryteringens händelselogg.
Användarrättigheter: Användarrätten "Rekrytering - Kopiera kandidat" krävs för att använda denna funktion. Denna användarrätt kan tilldelas till organisationsgrupper eller roller.
Statistik: Källan "Kopierad från en annan rekrytering" har lagts till i rapporten "Ansökningskälla" för statistiska ändamål.
Var du hittar händelsen och användarrätten
Om du redan har denna händelse kan du hitta den i din lista över händelser i en rekrytering. Men om den inte är synlig där, antingen:
Har du inte händelsen inställd
Eller så har du inte åtkomsträtten att använda den.
Skapa händelsen
Händelsen skapas på samma sätt och plats som alla andra händelser skapas - under Admin -> Organisation -> fliken "Händelser och automatiseringar" 😊
Användarrättigheten
Användarrättigheten för att kunna använda denna funktion finns i avsnittet som heter "Kandidathantering" inom behörighetsgrupperna, som i sin tur kan hittas genom att klicka på Admin -> Behörighetsgrupper.
Samtycke
Om du avser att använda denna funktion rekommenderas det att ni uppdaterar era villkor för att informera kandidater om att deras ansökningar kan kopieras till andra rekryteringar. Denna text kan redigeras i Admin > Kontouppgifter > fliken Ansökan > Villkorstext.