När alla kandidater är hanterade och du har, förhoppningsvis, hittat din nya kollega så är det dags att avsluta ditt ärende 😄

Det här steget är viktigt både för att er statistik ska bli korrekt men även för att det styr gallringen av kandidaternas data.

För att avsluta ärendet så behöver du gå in i ärendet i sig, vilket du gör lättast via startsidan eller via ärendelistan. För att navigera till ärendelistan klickar du på Rekrytering -> Ärenden längst upp i menyraden.

För att komma in på ärendet klickar du på siffran i kolumnen för ansökningar i listan över ärenden, alternativt på ärendets titel:

Innan ärendet avslutas så är det ett par saker som du behöver kontrollera!

Ibland kan det vara så att du hittat precis rätt kandidat innan publiceringstiden är över, och vill avsluta ärendet innan det planerade avpubliceringsdatumet. Det gör du snabbast från ärendelistan, genom att klicka på de tre prickarna i kolumnen "Åtgärder".

Där finns alternativet "Avpublicera annonsen" som omgående avpublicerar den från alla plattformar du har publicerat den till.

För vissa plattformar (så som Platsbanken och LinkedIn) kan det ta några minutet innan annonsen tas ner från deras sidor. Det påverkar inte din möjlighet att avsluta ärendet men det är något som är bra att ha med sig i bakhuvudet då annonsen är synlig på deras sidor men ingen kandidat kommer kunna skicka in en ansökan under den korta tiden.

Det viktigaste du kontrollerar innan du avslutar ärendet är att alla kandidater som skickat in en ansökan har fått en slutgiltig återkoppling!

Vilka kandidater som har/ inte har fått återkoppling ser du på varje kandidats status. En översikt på allas statusar ser du i listan av ansökningar inne i ärendet, och då kan det t.ex. se ut så här:

Här ser vi att det bara är två kandidater som är färdighanterade, och det är "Cissi Wall" som har återtagit sin ansökan samt "Candice Denard" som vi har anställt.

Övriga kandidater har statusar som indikerar att de inte fått något slutgiltig återkoppling, och att vi måste hantera dem innan vi avslutar ärendet.

Som vi nämnde precis ovan så kan det se lite olika ut gällande vilka statusar och händelser som du ser på ert konto, då alla kan ha lite egna uppsättningar. Däremot bör du alltid ha någon form av anställnings-händelse och återkopplings-händelse (som t.ex. att skicka ett avslagsmail) med tillhörande statusar.

För att hantera många kandidater samtidigt så kan du bocka i rutan för att markera alla och sedan eventuellt bocka ur de kandidater som redan fått återkoppling.

Då kan du på ett enkelt och snabb sätt skicka ut t.ex. ett avslagsmail till flera kandidater samtidigt.

När du kontrollerat status på annonsen och återkopplingen till kandidaterna så är det dags att faktiskt avsluta ärendet! 😄

Det gör du antingen genom att klicka på "Avsluta rekrytering" längst ner i ärendeöversikten eller genom att klicka på knappen med samma namn uppe till höger.

Om det nu skulle vara så att du missat att ge en slutgiltig återkoppling till någon kandidat så kommer du få en varning om det!

Om du klickar på “Ja, jag vill skicka återkoppling” kommer du till en ruta där du kan anställa eller skicka avslag till kandidaterna som inte fått slutgiltigt svar i rekryteringen än. Skulle du vilja lägga på en annan händelse på kandidaten så behöver du klicka ner rutan och hantera kandidaten från ansökningslistan eller vyn för deras ansökan!

Notera att du här kan gå vidare med att avsluta ärendet även om alla kandidaterna inte fått återkoppling, men vi rekommenderar så klart att du återkopplar till alla kandidater 😄

Det finns även en inställning som gör det obligatoriskt att återkoppla till alla kandidater innan du kan avsluta, och har ni den inställningen aktiverad så kommer du inte vidare fören alla kandidater har fått en återkoppling.

När du hanterat alla kandidater kan du fortsätta med att avsluta rekryteringen. Du kommer då till en pop-upp ruta där du får välja av vilken anledning du vill avsluta rekryteringen. Det är obligatoriskt att välja ett alternativ och det är för statistiksyften.

Alternativen du kan välja mellan är:

Skulle du innan ha missat att kontrollera statusen på annonsen, och den fortfarande skulle vara publicerad när du kommer till det här steget så kan du snabbt avpublicera den genom att klicka på "Avpublicera nu". Allt för att göra processen så smidig som möjligt 😉

Innan annonsen är avpublicerad så kommer enbart alternativet "Jag vill avbryta rekryteringen" vara tillgänglig, men när den är avpublicerad så kommer alla alternativen låsas upp.

Det finns också möjligheten att lägga till egna avslutningsorsaker, vilket kan vara bra om ni t.ex. vill ha lite mer nyanserad statistik. Den möjligheten styrs av en modul som behöver finnas tillagd på ert konto, är du osäker på om ni har den så kan du kontakta en systemansvarig inom er organisation alternativt er kundansvarig!

Om ni har egna avslutningsorsaker skapade så kommer du hitta dem i en rullista under de tre alternativen ovan och då behöver du välja ett val i rullistan för att avsluta ärendet.

När du angett en avslutningsorsak så är det bara att tryck på "Avsluta rekryteringen" och så är du klar! 😄

Ärendet är då avslutat och tiden kommer börja räknas ner till gallring av data enligt era inställningar.

Ärendet kommer att flyttas från "Aktiva" till "Stängda" i ärendelistan och du kommer åt all information fram till och med att den gallras.