Det andra steget i skapandet av en annons är där vi ställer in hur kandidaterna ska kunna ansöka om tjänsten och vilken information som ni vill ha in från dem.
Detta steget ser precis likadant ut i både Basic och Basic 2.0.
Ansökningsmetoder
Vi börjar med att välja på vilket sätt kandidaten ska kunna skicka in sin ansökan, och här har ni 4 val:
Ansök med konto. Kandidater behöver ha ett eget konto i Recruit och gör sin ansökan genom detta konto. Kandidaterna kommer då kunna redigera sin ansökan och återta sin ansökan utan att behöva kontakta er. Här väljer ni också vilka delar som ni vill ska inkluderas i ansökningsformuläret, Arbetslivserfarenhet, Utbildning, Kunskaper, Referenser och Personligt brev, samt om det ska vara tillåtet för kandidaterna att bifoga filer i sin ansökan. (Det finns ytterligare inställningar gällande detta under Admin - Organisation - fliken Rekrytering). Ni kan inte ändra ansökningsstegen efter att annonsen har publicerats.
Ansök utan konto. Kandidater kan söka tjänsten utan att logga in på ett konto i Recruit. Hur ansökningsformuläret ska se ut för de som söker utan ett konto ställer ni in under Admin - Organisation - fliken Ansökningsformulär. Via detta alternativ har kandidaten även möjlighet att länka till en LinkedIn-profil.
Ansök med e-post. Detta finns enbart tillgängligt att välja om ni har detta val aktiverat på ert konto. Då får ni möjlighet att lägga till en kontaktperson samt deras e-postadress - och det är helt enkelt så att e-postadressen kommer stå med som ett alternativ där kandidaterna kan skicka in sin ansökan.
Annan ansökningslänk. Här har ni möjlighet att lägga in en länk till en hemsida/webbformulär/etc som ni vill att kandidaten ska tas till när de ska ansöka. Detta alternativ används ofta när man jobbar med t.ex. en extern rekryteringsfirma.
Notera att om ni väljer "Annan ansökningslänk" gäller inte inställningarna för "Ansök med konto" och "Ansök utan konto" - ni kommer alltså inte få in några ansökningar i Recruit i den specifika rekryteringen. Kandidaten skickas till den externa ansökningslänken ni lagt in.
Ansökningskrav
Gäller enbart de som ansöker via konto när ni valt att "Ansök med konto" ska vara möjligt.
Här har ni möjlighet att välja inställningar för krav på att fylla i arbetslivserfarenhet och utbildning i ansökningsformuläret, samt vad som ska gälla för bifogade filer om ni tillåtit detta. Ni har tre olika alternativ att välja mellan:
Frivilligt - Precis som det låter! Ansökan kan skickas in utan att uppgifter angående arbetslivserfarenhet, och / eller utbildning fylls i eller att filer bifogas.
Obligatoriskt - Om ingen information angående arbetslivserfarenhet och / eller utbildning fylls i, eller om de inte bifogar någon fil, så kommer kandidaten inte att kunna gå vidare med sin ansökan.
Urvalsfrågor
Under steget för Urvalsfrågor kan ni både välja att lägga till/skapa urvalsfrågor och / eller förinformation. Dessa två är båda enkäter men som har lite olika funktioner och dyker upp på olika ställen i annonsen. Ni kan skapa och administrera dessa via Rekrytering - Enkäter.
Vi börjar med att välja förinformation. I rullistan hittar ni de enkäter som är skapade som "Förinformation" och som är tillgängliga för den organisationen som ni publicerar annonsen på. När ni har valt en enkät i listan så kan ni öppna den genom att klicka på “Förhandsgranska” för att se hur den ser ut från kandidatens perspektiv.
Förinformation är precis som det låter, information som visas före kandidaten kommer in på själva ansökningsformuläret när de trycket på knappen för att ansöka om tjänsten.
Detta används ofta till att t.ex. informera om GDPR och handling av personuppgifter, eller genom att göra ett första urval av kandidater. Tänk på att svaren i förinformationen inte sparas på något sätt.
Urvalsfrågor väljs på samma sätt, men dessa kan ni även skapa direkt i annonsen genom att trycka på "Skapa nya urvalsfrågor.
Urvalsfrågorna kommer läggas i ansökningsformuläret och kandidaten kommer då få svara på frågorna som ni lägger in. Dessa svaren kommer sedan finnas med i ansökningshandlingarna när ni klickar in er på kandidaterna i listan på inkomna ansökningar.
Notera att det krävs behörighet för att kunna skapa nya urvalsfrågor - alltså kommer inte alla användare att kunna göra det.
Notifieringar
Notifiering vid inkommen digital ansökan
När ni kommit till steget för notifieringar kan ni börja med att välja om ni vill att ett e-post ska skickas ut till valfri person när en digital ansökan har kommit in. Om ni väljer att ni vill att ett e-post ska skickas ut får ni fylla i e-postadressen till personen som ska motta notifikationen. Det är egentligen inte mer komplicerat än vad det låter, varje gång en ansökan kommer in skickas en notifikation ut som meddelar det till den angivna e-postadressen.
E-postbekräftelse till kandidat
I nästa ruta kan ni se och redigera den e-postbekräftelsen som kandidat får när deras ansökan har mottagits. Texten här hämtas från den kontaktmall som ni har skapat under Admin - Organisation - Kandidatkontakt, och om ni inte har någon mall för denna e-postbekräftelse kommer fältet för det att vara tomt och inget e-post kommer att skickas ut.
Notera att ändringar i denna text i annonsen inte ändrar mallen i sig, utan påverkar bara bekräftelserna som skickas ut gällande denna specifika annons.
Dessutom har ni alternativet att Visa/redigera det e-post som går ut när ansökningstiden har passerat såvida ni har aktiverat detta e-post under Admin - Organisation - Kandidatkontakt.
Nu är detta steget klart och vi avslutar detta steg genom att klicka på "Spara och gå vidare".
Ni kan när som helst kan backa via knappen "Spara och gå tillbaka".