Så, när ni har skapat en grupp så är det dags att skapa de individuella ärendena för varje person som omställningen ska gälla.
Ni börjar med att gå in på gruppen som ni vill lägga till en person i, genom att klicka på förstoringsglaset.
Sedan går ni vidare genom att klicka på "Skapa nytt ärende" (det går också att kopiera avslutade eller inaktualiserade ärenden).
Det datum ni anger i fältet ”Startdatum” styr mjuk och hård deadline.
En mjuk deadline innebär att ni kan återöppna ärendet efter ni stängt det
En hård deadline innebär att när ärendet väl är stängt så går det inte att öppna igen.
Vill ni ha en specifik deadline för ett visst ärende så finns det möjlighet att lägga in ett slutdatum. Det datum ni anger i fältet “Slutdatum” tar över inställningarna för mjuk/hård deadline som ställs in på era kontouppgifter.
Välj därefter om ärendet ska läggas upp av dig som rekryterare tillsammans med den anställde (via valet "Handläggaren") eller om den berörda ska göra det själv (”via valet "Den anställde”).
Ärendeinläggning av handläggaren
Om du som handläggare väljer att lägga upp uppgifterna tillsammans med den anställde bockar du i valet ”Handläggaren”, fyller i ditt namn samt e-postadress och klickar på ”Nästa”.
Ärendeinläggning av berörd person
Om ni väljer att den anställde själv ska lägga in sina uppgifter bockar ni i ”Den anställde” och fyller i de uppgifter som krävs.
Därefter skriver ni in e-postadressen till den anställde och anger ett ämne/rubrik på mailet.
Ni får upp en kontrollruta för att bekräfta att meddelandet ska skickas. Ska mailet skickas väljer ni ”OK”.
I mailet kommer en en länk automatiskt att infogas som den anställde klickar på för att lägga in sina uppgifter.
De personer som fått ett sådant mail lägger sig under fliken ”Inväntar CV” till dess att de har fyllt i sitt CV och skickat in det.
Ärendestegen
Oavsett om ni väljer att den anställde ska lägga in uppgifterna i samspråk med en handläggare eller själva, är det samma steg som måste gås igenom.
Steg 1 - CV-profil
Första steget är att fylla i personuppgifterna för den anställde.
Sedan fortsätter vi med att fylla i "Nuvarande anställningsinformation", "Önskvärda jobb", hur länge personen i fråga har varit anställd om ni så önskar samt önskad geografisk placering.
Under rubriken ”Anställningstid” anges anställningstiden inom de olika sektorerna i antal dagar; stat, landsting, kommun och privat.
Sedan så finns möjligheten att skriva in ett personligt brev eller eventuell övrig information. Efter det behöver villkoren godkännas och sidan sparas innan ni kan gå vidare.
Steg 2 - Arbetslivserfarenhet
När ni lägger till en arbetslivserfarenhet är det obligatorisk att fylla i följande fält "Arbetsgivare", "Omfattning", "Påbörjades" och "Avslutades" (eller eventuellt att tjänsten är pågående). Ni har också möjlighet att fylla i befattning och arbetsuppgifter i fälten högst upp.
När ni har valt och skrivit in uppgifterna i fälten klickar ni på ”Lägg till”. Har ni fler arbeten/praktikplatser ni vill lägga till upprepar ni stegen ovan. De uppgifter ni har lagt in lägger sig som en lista högst uppe på sidan. När listan över dina arbeten är klar går ni till nästa steg.
Glöm inte att spara!
Steg 3 - Utbildning
Klicka på ”Lägg till utbildning”.
Här fyller ni i den anställdes utbildningar, en åt gången. Nivå, namn och datum när utbildningen påbörjades/avslutades är obligatoriskt att fylla i. Om utbildningen pågår bockar ni i checkrutan och behöver inte fylla i avslutningsdatum.
Klicka på ”Lägg till” för att spara.
Har ni fler utbildningar ni vill lägga till så upprepar ni stegen ovan.
Steg 4 - Kunskaper
För att lägga till en språkkunskap klickar ni på ”Lägg till språk”.
En ruta öppnas där ni väljer ett språk i rullistan och bocka i hur goda den anställdes kunskaper är inom Tal/konversation och skrift (båda dessa är obligatoriska). Därefter klickar ni på ”Lägg till”. Vill ni lägga till fler språk klickar ni på “Lägg till språk” igen och upprepar stegen ovan.
Under övriga meriter anger ni datorkunskap, körkort och övrig information. Spara längst ner på sidan när ni är klar.
Steg 5 - Referenser
När ni lägger in referenspersoner är alla fält obligatoriska förutom “E-postadress” och “Kommentar”. När ni är färdig klickar ni på ”Lägg till referens”. Om ni vill lägga till fler referenspersoner upprepar ni nämnda steg.
De referenspersoner som ni har lagt till sorteras i bokstavsordning. Vill ni att någon av referenspersonerna ska kontaktas i första hand rekommenderar vi att ni skriver in det, exempelvis genom att ange det inom parentes efter namnet eller titeln. Ni kan också börja namnet med en siffra för att poängtera att denna är huvudsaklig referensperson.
Om den anställde hellre vill uppge referenspersoner vid en intervju skriver ni det i kommentarsfältet längst ned på sidan. T ex: "Referenser lämnas vid intervju eller på er begäran". Tänk dock på att ni måste skriva in åtminstone en punkt eller liknande i övriga fält, eftersom alla fält är obligatoriska förutom “E-postadress” och “Kommentar”.
Steg 6- Klar/skicka
När den anställde lagt in alla sina uppgifter går hen till steget ”Skicka in CV” och bockar i ”Jag är klar med mitt CV”.
Det är bara om den anställde själv lägger upp ärendet som hen behöver bocka i detta. Lägger handläggaren upp ärendet kommer de åt uppgifterna med en gång.
Bifoga filer
Om du som handläggare lägger in CV:t tillsammans med den anställde har du möjlighet att bifoga filer, efter att du sparat första steget (CV-Profil).
Lägger den anställde själv in CV:t får de inte den möjligheten. När ni fått den anställdes CV kan du som handläggare lägga till eventuella filer.
Vi rekommenderar att ni lägger till filerna när ni och den anställde är klar med CV:t. Ni gör det genom att öppna ansökan.
Om ni väljer ”Ja, jag vill lägga till filer nu” kommer ni till ärende/CV-översikten där ni ges möjlighet att ladda upp filer till ärendet.
Det krävs en viss behörighet för att kunna bifoga filer till ärendet.