I denne guiden går vi gjennom hva som kreves for at du skal kunne jobbe med volumrekruttering, kontoinnstillinger, rettigheter og generell administrasjon rundt det.
Hva kreves for at du skal kunne bruke volumrekruttering?
Aktivering av modulen på kontoen din
Rettigheter for volumrekruttering
En volumrekrutteringsprosess
Hendelser for å administrere kandidatene, for eksempel reservere/låse dem til arbeidsgrupper.
Modulen
Når du begynner å bruke volumrekruttering, kontakter du din Customer Success Manager (CSM) som vil hjelpe deg i denne prosessen. De sørger for at modulen er på kontoen din, og at du har gjort de grunnleggende innstillingene for å komme i gang.
Rettigheter
Nedenfor er alle rettighetene som er knyttet til volumrekruttering. Disse vil være tilgjengelige ved opprettelse/redigering av autorisasjonsgrupper, roller i rekrutteringar og roller i arbeidsgrupper som er et tillegg som følger med modulen.
Prosess for volumrekruttering
Det opprettes en volumrekruteringsprosess der andre prosesser opprettes, dvs. under Admin - Rekruttering - Prosesser.
Forskjellen er at det nå vil være valg som tidligere ikke var tilgjengelige.
Inkluder arbeidsgrupper (volumrekruttering) - valget i prosessen som gjør det til en volumrekruttering. Dette legger trinnet "Arbeidsgrupper" til rekrutteringen.
Tillat bruk av reservasjoner – valgfri innstilling som du kan velge om du vil jobbe med å reservere kandidater for arbeidsgrupper før du låser dem
Tillat tilfeldig tildelingav kandidater til arbeidsgruppe - tilfeldig tildeling brukes når du ønsker å trekke kandidater til arbeidsgrupper tilfeldig.
Hendelser
For å administrere kandidatene (reservere, trekke lodd, låse og fjerne kandidater til/fra arbeidsgrupper osv.), må det opprettes hendelser for disse handlingene. Disse opprettes akkurat som andre hendelser under Admin - Organisering - Hendelser og automatiseringer
Hvis du ønsker at de nye hendelsene skal gi en spesifikk status, for eksempel at hendelsen "Reserver til arbeidsgruppe" skal gi status "Reservert kandidat" i søknadslisten, må du starte med å opprette disse statusene under "Status"-knappen ovenfor listen.
Dersom du ønsker at hendelsene skal grupperes i menyen for hendelser som kan søkes på kandidater, må du opprette kategorier for disse, for eksempel «Volumrekruttering».
Du må opprette både status og kategori før de nye hendelsene opprettes.
Applikasjonsfilter
I standardsettet er det alltid flere forhåndsinnstilte søknadsfiltre for enkelt å filtrere kandidatene i søknadslisten.
Filtre med typen "Standard søknadsliste" vises i alle rekrutteringer.
I en volumrekruttering er det imidlertid mulig å legge til spesifikke filtre som kun er synlige i volumrekrutteringer!
Når du klikker "Legg til" for å lage et søknadsfilter for volumrekruttering, vises feltene du trenger og kan velge mellom.
Slik oppretter du et søknadsfilter for volumrekruttering:
Skriv inn navnet som beskriver hva filteret skal vise
Velg "Tab" som filtertype.
Velg "Volumrekrutteringsliste" som listetype.
Deretter velger du hva slags filter du vil sette opp, for eksempel et filter for kandidatene knyttet til hendelsen for reservasjon og låsing til arbeidsgrupper.
Lagre når du er ferdig.
Ved hjelp av pilene i listen kan du flytte filteret slik at det havner i den rekkefølgen du ønsker. Som standard havner alle nyopprettede filtre nederst på listen.
Rettighetesgrupper/roller
Ved bruk av volumrekruttering vil det være en mulighet i tillatelsesgruppeadministrasjonen for å opprette spesifikke roller for bruk i arbeidsgruppene.
Rettighetene som kan legges til med denne rolletypen er stort sett knyttet til kandidatledelse og arbeidsgruppeadministrasjon. En rolle kan tildeles brukere når de legges til en arbeidsgruppe i volumrekrutteringen.
Anbefalte roller
Nedenfor er noen forslag/anbefalinger for hvordan dine autorisasjonsgrupper/roller per arbeidsgruppe kan settes opp. Det er også anbefalinger om roller i rekrutteringens rekrutteringsgruppe.
Alle brukere som har blitt tildelt en rolle i en arbeidsgruppe må også ha en organisasjonstillatelse og potensielt også en rolle i rekrutteringsgruppen avhengig av hvordan du ønsker å fordele tilgangen.
Merk!
En bruker som ikke skal ha tilgang til hovedsøknadslisten kan ikke ha rett "Rekruttering - Bruk filter" som organisatorisk rettighet eller rettighet per rolle i rekrutteringsgruppen. Dette betyr at denne rettigheten kun kan være i rollen som er tildelt per arbeidsgruppe.
Dersom brukeren som oppretter rekrutteringen også skal opprette arbeidsgruppene, må rett "Volumrekruttering - Opprett arbeidsgrupper" legges til en organistorisk rettighetsgruppe som disse brukerne er knyttet til. Alternativt legges til rollen som automatisk er tildelt brukerne som oppretter rekrutteringen. Dette fordi brukeren som oppretter rekrutteringen ikke kan endre sin egen rolle.
For å kunne reservere eller låse en kandidat trenger du to ting: Rettigheter til å låse og reservere, og tilgang til rekrutteringens arbeidsgrupper.
Tilgangen til å bruke låse- og reservasjonsbegivenhetene styres av høyre "Volumrekruttering - Lås kandidater/reservasjoner"
Tilgangen til arbeidsgruppene styres av høyre "Volumrekruttering - Vis arbeidsgruppens søknadsliste".
Dersom en bruker har disse rettighetene i sin rolle i selve rekrutteringen (Rekrutteringsdetaljer), må brukeren også legges til som medlem av arbeidsgruppene der de skal kunne reservere eller låse kandidater.
Dersom brukeren skal kunne låse/reservere kandidater til alle grupper uten å måtte legges til hver enkelt arbeidsgruppe, må brukeren ha disse rettighetene lagt til sin organisatoriske rettighetsgruppe.
En anbefaling kan være å kopiere den eksisterende organistorisk rettighetsgruppe, legge til rettighetene til den nye gruppen, og til slutt tildele den rettighetssgruppen til brukerne som alltid skal ha mulighet til å låse/reservere kandidater i alle arbeidsgrupper.
Anbefalte roller for arbeidsgrupper
Rolle - lesetillatelse i arbeidsgruppe (Volymrek.)
Gir minst mulig tilgang i en arbeidsgruppe. Har kun tilgang til applikasjonslisten og har mulighet til å åpne applikasjoner i en arbeidsgruppe.
Rettighet | Beskrivelse |
Kandidatdata |
|
Rekruttering - bruke filter | Gir tilgang til å bruke filter. |
Rekruttering - Vise søknad | Gir tilgang til å utvide søknaden i listen og til å vise hele søknaden. |
Volumrekruttering |
|
Volumrekruttering - Vis arbeidsgruppesøknadsliste | Gir tillatelse til å se arbeidsgruppens søknadsliste for å kunne håndtere sine kandidater. |
Rolle - Kandidatledelse i arbeidsgruppe (Volymrek.)
Tilgang til å administrere kandidater i gruppene som rollen er tildelt.
Rettighet | Beskrivelse |
Kandidatnotater
|
|
Rekruttering - Opprett søknadsmerknader | Gir tilgang til å opprette og fjerne søknadsmerknader. |
Rekruttering - Vis søknadsnotater | Gir tilgang til å se søknadsnotater. |
Kandidatdata |
|
Rekruttering - bruke filter | Gir tilgang til å bruke filter. |
Rekruttering - Lagre filter | Gir tilgang til å lagre filter. |
Rekruttering - Vise søknad | Gir tilgang til å utvide søknaden i listen og til å vise hele søknaden. |
Rekruttering - Vis hendelser/status | Gir tilgang til å se kandidatens seneste status og hendelseshistorikk under fanen "hendelser" i kandidarket. |
Kandidat håndtering |
|
Rekruttering - Administrere hendelser | Gir tilgang til å legge til, endre og slette hendelser på søknader. |
Rekruttering - Legge ved filer til søknaden | Gir tilgang til å vedlegge filer til digitalt innkomne søknader. |
Rekruttering - Utvalgsrangering | Gir tilgang til å redigere utvalgsrangering. |
Kandidat intervju |
|
Rekruttering - Redigere intervjutidspunkter | Gir tilgang til å redigere (legge til/endre/slette) intervjutidspunkter. |
Volumrekruttering |
|
Volumrekruttering - Vis arbeidsgruppesøknadsliste | Gir tillatelse til å se arbeidsgruppens søknadsliste for å kunne håndtere sine kandidater. |
Rolle - Full rett i arbeidsgruppe (Volymrek.)
Tilgang til både å administrere gruppene og administrere kandidater i gruppene som rollen er tildelt.
Rettighet | Beskrivelse |
Kandidatnotater |
|
Rekruttering - Opprett søknadsmerknader | Gir tilgang til å opprette og fjerne søknadsmerknader. |
Rekruttering - Vis søknadsnotater | Gir tilgang til å se søknadsnotater. |
Kandidatdata |
|
Rekruttering - bruke filter | Gir tilgang til å bruke filter. |
Rekruttering - Lagre filter | Gir tilgang til å lagre filter. |
Rekruttering - Vise søknad | Gir tilgang til å utvide søknaden i listen og til å vise hele søknaden. |
Rekruttering - Vis hendelser/status | Gir tilgang til å se kandidatens seneste status og hendelseshistorikk under fanen "hendelser" i kandidarket. |
Kandidat håndtering |
|
Rekruttering - Administrere hendelser | Gir tilgang til å legge til, endre og slette hendelser på søknader. |
Rekruttering - Legge ved filer til søknaden | Gir tilgang til å vedlegge filer til digitalt innkomne søknader. |
Rekruttering - Utvalgsrangering | Gir tilgang til å redigere utvalgsrangering. |
Kandidat intervju
|
|
Rekruttering - Redigere intervjutidspunkter | Gir tilgang til å redigere (legge til/endre/slette) intervjutidspunkter. |
Volumrekruttering
|
|
Volumrekruttering - Administrer arbeidsgruppespesifikke reservasjonsinnstillinger | Gir tillatelse til å angi og endre gruppespesifikke reservasjonsinnstillinger. Krever "Volumrekruttering - Vis arbeidsgruppetrinn" brukerrett. Krever også "Volumrekruttering - Opprett arbeidsgrupper" eller "Volumrekruttering - Rediger arbeidsgrupper". |
Volumrekruttering - Komplett arbeidsgruppe | Gir tillatelse til å merke en arbeidsgruppe som fullført. Krever "Volumrekruttering - Vis arbeidsgruppetrinn" brukerrett. |
Volumrekruttering - Rediger arbeidsgrupper | Gir tillatelse til å redigere arbeidsgrupper. Krever "Volumrekruttering - Vis arbeidsgrupper trinn" brukerrett. |
Volumrekruttering - Vis arbeidsgruppesøknadsliste | Gir tillatelse til å se arbeidsgruppens søknadsliste for å kunne håndtere sine kandidater. |
Volumrekruttering - Vis arbeidsgrupper trinn | Gir tillatelse til å se «Arbeidsgrupper»-trinnet i Rekrutteringsoversikten (trinnet hvor alle arbeidsgrupper er satt opp). |
Volumrekruttering - Gjenåpne arbeidsgruppe | Gir tillatelse til å gjenåpne en fullført arbeidsgruppe. |
Anbefalte roller for rekrutteringsgruppe
Rolle - Tilgang til rekrutteringen (volumrek.)
Minimum mulig tilgang til rekrutteringen (se rekrutteringsdetaljer). Må kombineres med en rolle i arbeidsgruppen. Best kombinert med "Lesetatelse i arbeidsgruppe"-rollene.
Rettighet | Beskrivelse |
Saker |
|
KBR - Vise sak | Gir tilgang til å se opprettede rekrutteringer. |
Kan brukes som den automatiske tillatelsen for de som legges til i arbeidsgruppen.
Dersom brukeren skal kunne reservere, låse og kansellere kandidater fra arbeidsgrupper, men ikke ha annen tilgang til rekrutteringen, må rollen inneholde følgende rettigheter:
Rolle - Tilgang til rekrutteringen+ reserver/lås reservasjon/fjern fra gruppe (volumrek.)
Minimum mulig tilgang til rekrutteringen (se rekrutteringsdetaljer). Også muligheten til å reservere kandidater, låse reserverte kandidater og fjerne kandidater fra deres arbeidsgruppe. Må kombineres med en rolle i arbeidsgruppen. Best kombinert med rollene «Full rett i arbeidsgruppe» eller «Kandidatledelse i arbeidsgruppe».
Rettighet | Beskrivning |
Volumrekruttering
|
|
Volumrekruttering – Lås opp kandidater/kanseller reservasjoner | Gir tillatelse til å låse opp kandidater/kansellere reservasjoner fra en arbeidsgruppe slik at kandidatene blir tilgjengelige for andre arbeidsgrupper. Krever brukerrettighet "Rekruttering - Administrer hendelser". |
Volumrekruttering - Lås kandidater/reservasjoner | Gir tillatelse til å låse kandidater/reservasjoner til en arbeidsgruppe. Krever brukerrettighet "Rekruttering - Administrer hendelser". |
Volumrekruttering - Reservekandidater | Gir tillatelse til å reservere kandidater til en arbeidsgruppe. Krever brukerrettighet "Rekruttering - Administrer hendelser". |
Saker
|
|
KBR - Vise sak | Gir tilgang til å se opprettede rekrutteringer. |
De som skal kunne opprette arbeidsgrupper, administrere de generelle innstillingene for disse gruppene og kunne slette grupper må ha følgende rettigheter, enten i srollen eller i den organisatoriske autorisasjonsgruppen:
Rettighet | Beskrivelse |
Volumrekruttering |
|
Volumrekruttering - Administrer generelle arbeidsgruppeinnstillinger | Gir tillatelse til å angi og endre de generelle arbeidsgruppene"-innstillingene. Krever "Volumrekruttering - Vis arbeidsgruppetrinn" brukerrettighet. |
Volumrekruttering - Opprette arbeidsgrupper | Gir tillatelse til å opprette arbeidsgrupper. Krever "Volumrekruttering - Vis arbeidsgruppetrinn" brukerrettighet og de generelle arbeidsgruppeinnstillingene for å settes/lagres. |
Volumrekruttering - Slett arbeidsgrupper | Gir tillatelse til å slette arbeidsgrupper. Krever "Volumrekruttering - Vis arbeidsgruppetrinn" brukerrett. |
Automatiske tillatelser/roller
Under Admin - Kontoinformasjon - Annet er det to nye innstillinger angående forhåndsinnstilte roller ved opprettelse av arbeidsgrupper.
Innstilling angående automatisk tildelt rolle til skaperen av arbeidsgrupper.
For å kunne velge en rolle som automatisk tildeles de som oppretter arbeidsgrupper, må du ha minst én autorisasjonsrolle opprettet med typen "Autorisasjon per arbeidsgruppe".
Innstilling angående automatisk tildelt rolle til brukere i rekrutteringsgruppen for de som er lagt til en arbeidsgruppe.
En bruker som legges til i arbeidsgruppen må også ha tilgang til rekrutteringen. Dette får de enten gjennom sin organisasjonsstyrte autorisasjonsgruppe eller som en rolle i rekrutteringens rekrutteringsgruppe.
Brukere legges automatisk til rekrutteringsgruppen hvis en rolle legges til her under kontoinnstillingene. Dersom en rolle ikke er valgt i listen, vil ingen bruker automatisk bli lagt til rekrutteringens rekrutteringsgruppe. Da må det gjøres manuelt.
Kontoinnstillingen vil bare påvirke brukere du legger til i en arbeidsgruppe som ikke allerede er i rekrutteringsgruppen.
Ikke glem å lagre nederst på siden etter at du har valgt ønskede roller.