Du kan bruke spørreskjema på flere måter, både i forkant av en søknadsprosess for en kandidat, i selve søknadsskjemaet, og for å kunne hente inn informasjon senere i prosessen, etter at søknadsskjemaet er levert.
Ønsker du å lage et spørreskjema går du inn under menyvalget «Rekruttering» og velger «Spørreskjemaer».
Her finner du også tidligere opprettede spørreskjemaer.
Kopier spørreskjemaet
Hvis du vil se spørsmålene i et spørreskjema, klikker du på navnet på spørreskjemaet. Du kan også kopiere og slette eksisterende spørreskjemaer ved å bruke symbolene til høyre, under Handlinger.
Velger du å kopiere et spørreskjema, vil det komme opp en boks hvor du kan velge hvilken organisasjon spørreskjemaet skal tilhøre. Velg organisasjonstilhørighet og klikk på "Kopier". Spørreskjemaet vil da bli lagt til listen, med betegnelsen "Kopier" etter navnet, f.eks. "Bibliotekar - Kopi".
Rediger deretter det kopierte spørreskjemaet og lagre endringene.
Globalt spørreskjema
Kolonnen med globussymbolet indikerer at et spørreskjema er globalt, dvs. tilgjengelig for hele organisasjonen. Spørreskjemaer som ikke har symbolet er kun tilgjengelig for den valgte organisasjonen og de som har tilgang til den. For å lage globale spørreskjemaer kreves det at du har rettigheter til dette.
Opprett spørreskjema
Start med å navngi spørreskjemaet i feltet "Navn". Navnet på spørreskjemaet må være unikt, dvs. To spørreskjemaer kan ikke ha samme navn. (Kandidater kan ikke se navnet på spørreskjemaet).
Velg så om det skal være screeningspørsmål, forhåndsinformasjon eller oppfølgingsspørsmål.
Hvis du skal lage oppfølgingsspørsmål, ikke glem å lage en kontaktmal for det også! Se artikkelen "Organisasjonsinnstillinger - Kandidatkontakt"
Kryss av om spørreskjemaet skal være globalt eller knyttet til en spesifikk organisasjon.
Dersom spørreskjemaet ikke er globalt, spesifiserer du hvilken organisasjon eller avdeling den skal tilhøre. Dette valget tas kun én gang når spørreskjemaet opprettes, og kan ikke endres senere.
Hvis spørreskjemaet er globalt, trenger du ikke velge en organisasjon
Hvis du klikker på "Vis ytterligere spørreskjemaopplysninger" åpnes flere innstillinger for spørreskjemaet, som du kan fylle ut hvis du ønsker det.
Der kan du skrive inn hvilken som helst tekst knyttet til spørreskjemaet eller søknaden. Det kan for eksempel være informasjon om formål eller forklaring på hvordan de skal fylle ut spørreskjemaet eller hvordan søknadsprosessen ser ut.
Der kan du skrive inn hvilken som helst tekst knyttet til spørreskjemaet eller søknaden. Det kan for eksempel være informasjon om formål eller forklaring på hvordan de skal fylle ut spørreskjemaet eller hvordan søknadsprosessen ser ut.
Hvis du skriver inn en URL i teksten og vil at den skal bli en hyperlink, må du skrive https:// - det er ikke nok bare å skrive www. F.eks.: https://recruit.visma.com. Teksten vil bli plassert som en introduksjon over spørsmålene.
Du har også mulighet til å legge inn en link og en beskrivelse av linken, i et eget felt. Det kan for eksempel være en link som leder til en side med informasjon om rekrutteringsprosessen eller lignende. Linken havner under den innledende teksten.
Krysser du av for «Aktiver vekting» vil du kunne markere om noen eller alle spørsmål er avgjørende for kandidatens aktualitet, d.v.s. om det er noen spørsmål som veier tyngre enn de andre i rekrutteringsprosessen og er avgjørende for om kandidaten får stillingen eller ikke.
Velg "Legg til spørsmål" eller "Legg til screeningspørsmål". Vær oppmerksom på at du bør stille spørsmålene ut fra kravprofilen i annonseteksten. Du legger til screeningspørsmål hvis du vil at kandidatene skal sorteres automatisk basert på deres svar i spørreskjemaet.
Dersom du har valgt å ta med screeningspørsmål, må minst ett av svarene merkes som «Kvalifiserende svar».
Under feltet der du skrev inn spørsmålet ditt, velger du type svar – d.v.s. hvordan du vil ha svarene på spørsmålet. Du finner alternativene i nedtrekkslisten.
Vær oppmerksom på at du ikke bør bruke begge de følgende tegnene i samme undersøkelse: < > (Ett av disse er ok.)
Spørsmålstyper
For spørreskjemaer er det fem forskjellige svaralternativer å velge mellom:
Enlinjestekstrute (maks. 50 tegn inkl. mellomrom.)
Flerlinjertekstrute (maks. 8000 tegn inkl. mellomrom.)
Rullegardinmeny (kun ett valg kan gjøres.)
Envalgsknapper (kun ett valg kan gjøres.)
Flervalgsknapper (flere valg kan gjøres.)
Rangeringsliste (Flere valg kan gjøres og rangeres.)
Spørsmålstypene envalgsknapper, flervalgsknapper og rullegardinmeny bør ha minst to svaralternativer og det er vanlig å velge dette alternativet der spørsmålet skal besvares med "Ja" eller "Nei".
Ved valg av "envalgsknapper" kan det settes inn oppfølgingsspørsmål knyttet til spesifikke svaralternativer.
Oppfølgingsspørsmål for envalgsknapper
Ved opprettelse av spørreskjemaer med spørsmålstypen «envalgsknapper» er det mulig å legge til et fritekstfelt etter hvert svaralternativ ved å fylle ut boksen «Krev ekstra svar på fritekst». På denne måten kan du lage et oppfølgingsspørsmål til et bestemt svaralternativ, som kun kandidatene som har valgt akkurat det alternativet trenger å svare på.
Husk at avhengig av hva du vil at kandidaten skal fylle ut, må du kanskje justere svaralternativet siden fritekst-feltet ikke får sin egen tittel.
For kandidater vil fritekstfeltet være låst inntil svaralternativet som fritekstfeltet refererer til er valgt. Når dette svaralternativet er valgt, åpnes fritekstfeltet og er da obligatorisk å fylle ut.
Feltet har en tegngrense på 500 tegn.
Fritekstfeltet er ikke obligatorisk og kan ikke fylles ut dersom tilsvarende svaralternativ ikke er valgt.
Eksempel på spørsmål og tips om formulering
Alle spørreskjema-spørsmål er obligatoriske (med unntak av oppfølgingsspørsmål, som kan legges til i forbindelse med et alternativ med envalgsknapp-spørsmålstype). Det betyr at alle søkere skal svare på alle spørsmålene uavhengig av hvordan spørsmålene stilles. Unngå derfor formuleringer som «Du må gjerne si...».
Hvis du stiller et spørsmål som kun skal besvares som et oppfølgingsspørsmål – dvs. relatert til det forrige spørsmålet - må du gi en slags forklaring. Dette for å gjøre det lettere for søkere å forstå at de må svare på alle spørsmål, selv om det ikke er relevant for dem spesielt.
På hvilken nettside så du annonsen? (Hvis du ikke har sett annonsen på noen nettside, skriv en x/prikk/strek i feltet nedenfor.)
I hvilken avis så du annonsen? (Hvis du ikke har sett annonsen i noen avis, skriv en x/prikk/strek i feltet nedenfor.)
Hvis du oppretter et spørsmål som skal besvares i en tekstboks, kan det være nyttig å angi hvor mange tegn som får plass i boksen.
Derfor søker jeg denne stillingen. Skriv inn en begrunnelse (maks. 500 tegn).
Gjelder spørsmålet for eksempel kurs med ulike eksempler, må det alltid finnes et alternativ for de som ikke mener at noen av alternativene er riktige. For eksempel: «Annet», «Ingen av de ovennevnte» eller lignende:
Grad i sosiologi
Atferdsforsker
Annet
Velger du en av spørsmålstypene envalgsknapper, flervalgsknapper eller rullegardinmeny, klikker du på "Legg til svaralternativ" for hvert alternativ du vil legge til.
Hvis du velger spørsmålstypen enlinjetekstboks eller flerlinjetekstboks, får du ikke alternativet "Legg til svaralternativ".
Hvis du vil endre rekkefølgen på noen av spørsmålene, klikk på "Flytt opp" eller "Flytt ned" til høyre for spørsmålet.
Når du er fornøyd med spørsmålet, klikk "Lagre", så kommer du tilbake til listen over opprettede spørreskjemaer.
Søk etter spørsmål i maler
Hvis du har markert et spørreskjema med «Tillat at disse spørsmålene kan gjenbrukes i andre spørreskjemaer», er det mulig å søke opp spørsmålene fra dette når du oppretter/redigerer et spørreskjema.
Nederst i skjemaet klikker du på "Kopier spørsmål fra andre spørreskjemaer" og skriv deretter inn et ord du vet spørsmålet inneholder. Ordet må inneholde minst fire tegn.
Klikk deretter på "Søk".
Hvis du får et resultat og du mener spørsmålet er riktig, kan du bruke det i undersøkelsen din ved å klikke "Legg til".
Når du har lagt til spørsmålet, plasseres det øverst på siden blant dine andre spørsmål. Der kan du redigere det videre for å se svaralternativene og eventuelt endre dem.
Vektet spørreskjemasvar
Hvis du tidligere har krysset av for «Aktiver vekting» i spørreskjemaet, kan du (for svaralternativene envalgsknapper, flervalgsknapper og rullegardinmeny) vekte alternativene. Hvis det er et svaralternativ som veier tyngre, gir du det svaret en høyere poengsum.
Kvalifiserende svar i screeningspørsmål
De kvalifiserende spørsmålene kan ha ett eller flere riktige svar, som du definerer.
Avhengig av svaret vil kandidatene bli sortert som "Ny" eller "Ny (Ikke kvalifisert)", som vil vises i søknadslisten og i kandidatdetaljene. Hvis du legger til flere kvalifiserende spørsmål, må kandidaten svare riktig på alle spørsmålene for å få statusen "Ny". Dersom det er ett eller flere feil svar, vil kandidaten få status som "Ny (ikke kvalifisert)".
Hvilke svar som er riktige eller feil er ikke synlig for kandidaten i søknadsprosessen.
Kvalifiserende svar på forhåndsinformasjon
Dersom du bruker spørreskjematypen «Forhåndsinformasjon» kan du krysse av for «Kvalifiserende svar» for hvert spørreskjema. Dette gjør du dersom spørsmålet er av en slik karakter at det er avgjørende for om du blir ansatt eller ikke (f.eks. krav til identifikasjon). Hvis kandidaten velger et ukvalifisert svaralternativ, vil følgende melding vises:
"Svarene dine samsvarer ikke med kravene som arbeidsgiver har stilt, og du kan dessverre ikke fortsette med søknaden din."
Redigere spørreskjemaer
For å endre et spørreskjema, klikk på penn-symbolet (rediger), som tar deg til spørreskjemaet med alle innlagte spørsmål. Du får da tilgang til å endre spørsmålene dine. Hvis du vil fjerne et svaralternativ, klikker du på søppelbøtta.
Og som vanlig, ikke glem å lagre når du er ferdig!