Under fanen kandidatkontakt finner du innstillinger og tekstmaler som du kan bruke i din kontakt med kandidater.
Toveiskommunikasjon (e-post)
Som et første steg under «Kandidatkontakt» har du mulighet til å velge om du ønsker at dine kandidater skal ha mulighet til å svare på e-postene du sender ut. Denne muligheten gis både til kandidater som søker med eller uten konto.
Kandidater som søker med konto har også mulighet til å sende deg nye meldinger dersom de har en søknad i en aktiv rekruttering hos deg.
Hvis du velger å ha toveiskommunikasjon tilgjengelig for kandidater, vil meldingene du sender ut inneholde en svarlenke. Denne lenken fører enten til en påloggingsside (med konto) eller direkte til en side hvor kandidaten kan svare (uten konto). Lenken kan brukes når som helst i opptil 30 dager (så lenge rekrutteringen fortsatt er aktiv). Hvis rekrutteringen avbrytes, deaktiveres lenken.
Passert søknadsfrist
Her har du mulighet til å velge om en automatisk e-post skal gå ut til dine kandidater når søknadsperioden har gått.
Kommunikasjonsmaler
Deretter kommer vi til kommunikasjonsmalene dine. Dette er maler du kan lage for ulike typer utsendelser til dine kandidater slik at du kan standardisere kommunikasjonen og unngå å skrive meldinger for hånd. (Du kan alltid legge til og fjerne informasjon i utsendelsene når du sender dem, hvis du ønsker det).
Første trinn er "Mal for kontakt med søkere". Det er her du velger om du vil se en eksisterende mal eller om du vil lage en ny. Den vil alltid stå på "Opprett ny" når du går inn i denne fanen.
Alle malene du finner her har det til felles at de innebærer kontakt med kandidaten – så det finnes ingen maler for f.eks. varsler for rekrutterere.
Lag ny mal
For å lage en ny mal, la "Maler for kontakt med søkere" stå på "Opprett ny".
Du velger selv om malen kan brukes av organisasjoner som er under den du redigerer.
Du velger maltype, dvs. hvilken type mal du vil lage. Dette vil kontrollere hvilke fletterfelt som vil være tilgjengelige for deg.
Noen maler kan bare eksistere én gang, f.eks. kalenderhendelser for intervjuer, og disse vil allerede være på kontoen din. Derfor vil disse ikke være tilgjengelige som alternativer når du oppretter en ny mal.
Neste steg er å velge om malen skal referere til e-post eller SMS. Dette valget vil kun være tilgjengelig dersom du som bruker har rett "Rekruttering - SMS".
Da bør du velge en tittel, pass på å være så tydelig som mulig i tittelen om hva malen handler om og om den gjelder e-post eller SMS. Denne tittelen vil ikke være synlig for kandidatene.
Deretter kommer du til de tilgjengelige fletterfelterne, emnelinjen og selve meldingen.
I boksen for meldingen skriver du meldingen du ønsker skal gå ut til kandidatene.
Her kan du bruke ulike typer formatering. For eksempel. fet, kursiv, lage punktlister osv. MERK! Merk at du vanligvis ikke kan bruke HTML-kode når du administrerer kommunikasjonsmalene. Teksteditoren for kommunikasjonsmalene kan kun håndtere tekst og kan kun formateres ved hjelp av formateringsknappene i tekstboksen (ikke via HTML).
Både i meldingen og emnelinjen kan du bruke de tilgjengelige fletterfelterne for å hente informasjon fra systemet, som referansenummer, logo, navn på kandidat, navn på rekrutterer mv.
De ulike maltypene styrer hvilke fletterfelt som vil være tilgjengelige
Du kan se alle fletterfelt som er tilgjengelige for alle maltyper i artikkelen "Oversikt over fletterfelt i kontaktmaler".
Rediger eksisterende mal
For å redigere en eksisterende mal, velg den i rullegardinlisten.
Når du åpner en allerede eksisterende mal, vil de resterende feltene allerede være fylt ut - i.o.m. at de er obligatoriske for å spare.
Du kan redigere alle felt, bortsett fra om malen skal brukes av underorganisasjoner og maltypen.
For å slette en mal trykker du på søppelbøttesymbolet til høyre for "Maler for kontakt med søkere".
På slutten finner du "Lagre malinnstillinger" - husk å lagre hver gang du lager en ny mal eller redigerer en!