För att kunna använda Recruit så behöver ni ha en användare!
Nya användare skapas upp av en chef/kollega/superanvändare som redan har en användare i Recruit.
Notera att användare inte kan administreras av supporten utan detta måste hanteras internt.
Första steget är att hitta vart man lägger upp nya användare. Navigera till Admin-fliken i menyraden och klicka på "Användare".
Skapa användare
För att skapa en ny användare klickar ni på: "Skapa användare".
Användarinformation
Vi rekommenderar att ni lägger upp / administrerar era behörighetsgrupper innan ni skapar en användare, då man inte kan skapa en användare utan att tilldela den till en behörighetsgrupp.
Under Användarinformation fyller ni i användarens:
Personuppgifter, t.ex. förnamn, efternamn.
Yrkestitel.
E-postadress, etc.
Här har ni även möjlighet att fylla i önskat språk om användaren föredrar att använda Recruit på ett annat språk än svenska.
Alla fält med röd stjärna är obligatoriska.
Kontouppgifter
Vidare i nästa steg behöver ni fylla i användarnamn och välja uppgifter om lösenordet.
Här har ni ett val att antingen själva välja ett lösenord åt användaren, alternativt skicka ett bekräftelse-email med temporärt lösenord när ni sparar användaren.
Här har ni även möjligheten att inaktivera ett konto om ni så önskar och även aktivera ett redan inaktivt konto.
Notera att om ni använder kontoinställningen där användarnamnet måste vara en e-postadress så tas fältet för användarnamn bort.
Var noga när ni skapar användarnamnet så att ni inte har råkat få med något extra mellanslag eller liknande.
Om ni skriver in ett manuellt lösenord för användaren behöver lösenordet innehålla innehålla en liten bokstav, en stor bokstav, en siffra och dessutom vara minst 8 tecken långt.
Vid användande av bekräftelse-email med temporärt lösenord skickas ett mail innehållande ett temporärt lösenord som endast kan användas vid första inloggningen. Användaren blir efter första inloggningen ombedd att skapa ett eget lösenord.
Datumet i "Gäller från" kommer per automatik vara ifyllt med dagens datum.
Ni måste inte ange något datum i "Gäller till", då kommer användaren vara aktiv tills vidare.
Därefter kan ni välja om åtkomsten för användaren ska stängas temporärt genom att bocka i "Stäng åtkomsten temporärt". Ni behöver då även välja från vilket datum och till vilket datum åtkomsten ska vara stängd.
Om ni stänger åtkomsten kommer användaren inte att kunna logga in före slutdatumet passerat.
Använder ni er av inloggning via SSO så kommer det också finnas fält för att ange vilken SSO-leverantör ni använder och vilket SSO-användarnamn användaren ska ha.
Tillhörighet
Under titeln Tillhörighet så lägger ni till användaren i de behörighetsgrupper som de ska tillhöra. Det är obligatoriskt att lägga till användaren i minst en behörighetsgrupp.
I rullistan väljer ni den / de behörighetsgrupp(er) som användaren ska tillhöra och klickar på “Lägg till”.
Behörighetsgrupperna lägger sig sedan i en lista.
Om användaren ska tillhöra flera behörighetsgrupper lägger ni till dem en i taget.
Det är viktigt att ni klickar på “Lägg till” efter att ni valt en behörighetsgrupp eftersom gruppen inte läggs till annars.
För varje tillagd behörighetsgrupp har ni möjlighet att definiera en tidsperiod där användaren inte ska ha tillgång till behörighetsgruppen via checkrutan "Stäng åtkomsten".
Glöm inte att spara längst ner på sidan när ni är färdiga!
Inaktivera, radera och redigera användare
Ni kan inaktivera användare, radera dem permanent och redigera dem ifrån samma vy. Precis som när ni ska skapa en användare så går ni via menyvalet admin - användare.
Inaktivera en användare
När en användare inte längre ska ha åtkomst till verktyget kan ni välja att inaktivera användaren. Detta gör ni genom att klicka på symbolen längst ut till höger i listan över registrerade användare.
Detta tar inte bort användaren, utan den blir bara inaktiv.
Radera en användare
När användaren är inaktiverad kan ni också välja att radera den helt från verktyget. Eftersom det endast är inaktiverade användare som kan raderas behöver ni alltid först inaktivera användaren för att sedan radera dem.
Om ni bockar ur "Visa endast aktiva användare" i filtreringsfunktionen kommer även inaktiva användare att visas med en papperskorgsikon i användarlistan. När ni klickar på papperskorgsikonen på den inaktiverade användaren kommer användaren att försvinna helt från ert konto.
Vid borttag kommer en raderad användare, i rekryteringslistorna samt statistiken att anges som borttagen för de rekryteringar som denne skapat eller legat som ansvarig.
Notera att ni inte kan återställa användaren när denne blivit raderad.
Återaktivera en inaktiv användare
Om ni vill återaktivera en användare behöver ni följa stegen här ovan för att först hitta den inaktiva användaren (avmarkera checkrutan “Visa endast aktiva användare” när ni söker på personen). När ni hittat användaren klickar ni på pennikonen för att redigera.
Under steget “Kontouppgifter” i redigeringsläget kommer ni hitta checkrutan “Kontot är aktivt”. Om användaren är inaktiv kommer rutan inte vara markerad. Markera rutan och spara längst ner för att återaktivera användaren.
Bekräfta även om ni behöver korrigera datumfälten “Gäller från” och “Gäller till”. Om dessa har passerat kommer användaren inte kunna logga in.
Om användaren glömt bort sitt lösenord kan ni även markera rutan “Ändra lösenord” och skicka ett nytt temporärt lösenord till användarens e-postadress när ni sparar.