För att komma till själva administrationsvyn där du kan skapa sökandebanker så trycker du helt enkelt på just "Sökandebanker" i menyraden på toppen av skärmen! 😄
Här kan du se om ni redan har några sökandebanker på ert konto och du kan skapa en ny bank.
Skapa sökandebank steg för steg
För att skapa en ny bank så trycker du på knappen "Skapa ny sökandebank".
Information om sökandebanken
Nästa steg är att ange inställningar som du vill ska gälla för just denna banken! Här nedan går vi igenom dem punkt för punkt, inställning för inställning, i den ordning som de dyker upp.
Välj namn på banken. Det här är inget som några kandidater kommer se utan är enbart för er internt.
Ange referensnummer. Helt valfritt, om du inte anger något referensnummer så kommer den här lämnas tom. Det här, precis som namnet på banken, är inget som per automatik kommer delas med kandidaterna utan är mer för er internt för att hålla koll på era banker!
Välj vilken organisation er sökandebank ska tillhöra. Den här inställningen hjälper dig begränsa t.ex. den interna åtkomsten till banken om inte alla era användare ska kunna komma åt den.
Tillåta ansökan med personuppgifter. Om du vill att de sökande ska kunna skicka in ansökan med bara sina personuppgifter så är det den här rutan du bockar i. (OBS! för att den här rutan ska vara synlig så behöver alternativet tillåtas i den valda organisationens inställningar! Det ställs in under Admin -> Organisation -> redigera organisationen i fråga -> fliken Rekrytering).
Det innebär att kandidaten bara anger sina personuppgifter i ansökningsformuläret, som då inte kommer ha stegen för "Arbetslivserfarenhet", "Utbildning" etc. så en bra rekommendation kan då vara att kombinera den här inställningen med nästa punkt😉
Bifoga filer. Om kandidaterna ska kunna bifoga filer i sin ansökan till sökandebanken bockar du i rutan ”Tillåt att sökande bifogar filer till ansökan”. OBS! Det här kan du inte ändra eller bocka i efter att publiceringsdatumet för banken passerat!
Aktualiseringstid
Aktualiseringstid är ett fancy sätt att säga "giltighetstid", alltså när du vill att banken ska vara aktiv och möjlig at skicka ansökningar till!
Ange ett start- och slutdatum för aktualiseringstiden. Du kan välja vilket startdatum som helst från och med dagens datum och ett slutdatum som är åtminstone en dag efter det. Eller så sätter du banken tillgänglig tills vidare!
Yrkesklassificering
Den här biten kan vara förvirrande, då en sökandebank inte publiceras någonstans. Så varför ska du välja en klassificering? Tja, svaret är lite tråkigt men det är på grund av tekniska skäl om ni skulle vilja inkludera en sökandebank i ett så kallat XML-flöde. Vill du ha en mer utförlig förklaring så kan du kontakta supporten! 😄 Det som är viktigt att veta är att den inte påverkar er bank eller kandidaternas ansökningar, och kommer inte synas någonstans!
Yrkesklassificering. Att lägga till en yrkesklassificering är obligatoriskt, och du kan välja att lägga till en eller flera klassificeringar. Klassificeringssystemet som används är Platsbankens, men notera att det inte innebär att sökandebanken kommer publiceras på Platsbanken!
Börja med att välja ett yrke. Vill du inte leta i rullistorna kan du skriva in yrket i fritextfältet och söka efter det.
När du har hittat yrket klickar ni på ”Lägg till”. Det valda yrket lägger sig då längre ner på sidan.
Vill du nu att banken ska ha flera klassificeringar upprepar du stegen; leta upp yrket och klicka på ”Lägg till”.
Vill du inte välja någon specifik klassificering kan du använda valet ”Ospecificerat yrke”.
Preferenser
Inställningarna i det här steget är för ett ge kandidaterna möjligheten att berätta för dig vilken typ av tjänst det är som de skulle vilja ha i just din organisation 😍
Du kan använda en, flera, eller alla!
Anställningsform.
Ganska tydlig i sig, att inkludera det här valet ger den sökande möjlighet att välja vilken typ av anställningsform de är ute efter.
Valen kandidaten kan välja mellan är
Sommarjobb/ säsongsanställning
Tidsbegränsad anställning
Tillsvidareanställning
De kan välja att de är intresserade av en, flera, eller alla!
Geografisk placering.
Även denna är ganska okomplicerad, kandidaten får då chans att välja vart de önskar vara placerade.
Alternativen de har tillgängliga baseras på vilka val du har gjort, om de får välja på vart som helst inom världen, vart inom landet eller valet "Utomlands", eller vart inom länet.
Vilket län de kan välja på styrs av den geografiska placeringen av organisationen som banken skapas på!
Yrkeskategori.
Används mest för sökandebanker som är väldigt generella, t.ex. för öppna intresseanmälningar.
Kandidaten får här möjligheten att välja om de önskar jobba som något särskilt, t.ex. om de enbart är intresserade av jobb som fastighetsskötare eller handläggare. Kandidaten kan här välja flera olika yrkeskategorier som de är intresserade av!
Organisation.
Det här valet är väldigt kopplat till ert organisationsträd 🌳
Är det strukturerat på så sätt att det speglar de olika avdelningarna som ni rekryterar till så kan du genom det här valet ge kandidaterna möjlighet att välja på vilka avdelningar/enheter som de vill söka till!
Organisationsnivån som du väljer här motsvarar då hur långt ut på organisationsträdets grenar som kandidaterna kan se och välja i formuläret.
Tillgänglighetsperiod.
Det här valet gör att kandidaterna får ange från när de är tillgängliga och om det finns ett slutdatum eller om de är tillgängliga tillsvidare.
Det är ett bra val att använda om sökandebanken t.ex. är till för sommarjobb!
Bra att veta! Alla preferenspunkter som du väljer att inkludera kommer vara obligatoriska för kandidaten att fylla i.
All den här informationen kommer syna spå kandidatens ansökan och går även att filtrera på så att du lätt kan få en överblick över alla som t.ex. är intresserade av samma yrke, eller som kan jobba en specifik period!
Enkät
Precis som för vanliga rekryteringar kan du välja att ha med urvalsfrågor/en enkät i er sökandebank! En enkät med urvalsfrågor ger dig möjlighet att få in mer specifik information om/från kandidaterna än de fasta preferensvalen som vi gick igenom ovan 😊
Det är inte svårare än att du väljer en enkät i rullistan och, när du valt den du vill använda, trycker på "Välj enkät"!
Du kommer då kunna se enkäten med alla frågor och svarsalternativ precis under rullistan.
Notera! Du kommer inte kunna byta enkät när du väl gjort ett val och publicerat banken. Det går inte heller att, när du skapar sökandebanken, redigera eller skapa en enkät direkt i banken. Den behöver i så fall skapas/redigeras under Rekrytering -> Enkäter.
Notifieringar vid ny ansökan
Här kan du ställa in om du vill att ett e-post ska skickas till en eller flera specifika e-postadresser när en ansökan har inkommit till sökandebanken. Vill du lägga till fler e-postadresser så skriver du in adresserna med ett semikolon (;) mellan varje e-postadress.
Ansökningsbekräftelse och påminnelse
För att kandidatupplevelsen ska bli så bra som möjligt så kan du, precis som i vanliga rekryteringar, ha specifika automatiska utskick till kandidaterna när de skickar in sin ansökan! Det som är lite speciellt med en sökandebank är att kandidaterna även behöver förnya sin ansökan vid jämna mellanrum, mer om det nedan 😁
Automatiska bekräftelse-mail. Vill du att kandidaten ska få ett "Tack för din ansökan" - mail när de skickat in sin ansökan så anger du det här!
Börja med att bocka i rutan "Bekräftelsemail".
I fritextrutan nedanför så skriver du det meddelande du vill att kandidaterna ska få.
Tänk på att i det här meddelandet så kan du inte använda dig av parametrar (t.ex. %FIRSTNAME%) utan meddelandet du skriver kommer behöva vara mer generellt.
Automatiska påminnelsemail. Nu då till det som är lite nytt, påminnelsemail!
I och med att en sökandebank, till skillnad från en vanlig rekrytering, kan vara aktiv i flera år så behöver kandidaterna med jämna mellanrum meddela om de fortfarande vill finnas kvar i banken eller inte.
Hur ofta de behöver göra det ställs in på annat håll, läs mer om det här!
En vecka (7 dagar) innan deras ansökan inaktiveras så skickas då ett mail ut till kandidaterna där de behöver ta ställning till det här, och i detta meddelande kan du då inkludera egen text.
Meddelandet som kandidaten kommer få, oavsett om du anger något i inställningarna när du skapar banken ser ut så här:
Titel: Vill du fortfarande vara aktuell i %ASSIGNMENTTITLE%, %REFNO% hos %ACCOUNTNAME%?
Innehåll: %ASSIGNMENTAPPLICATIONFOLLOWUPMSG%
Om du inte återaktiverar dig kommer du att inaktiveras %APPLICATIONINACTIVATIONDATE%.
Klicka på länken nedan för att återaktivera dig:
%APPLYURL%
(Markera, kopiera och klistra in länken i en ny flik/nytt fönster om den inte visas som klickbar.)
Gå till sista steget och skicka om ansökan för att slutföra aktiveringen.
Med vänlig hälsning
%ACCOUNTNAME%
Bortsett från de snygga parametrarna, som kommer ersättas med faktisk information om ert konto och den aktuella sökandebanken, så är det ett standardmeddelande som ser likadant ut för alla. Det är över denna text, där det står %ASSIGNMENTAPPLICATIONFOLLOWUPMSG%, som du har chansen att lägga in egen text som gör det hela lite mer personligt 🥰
Information om arbetsplatsen
Sist, men absolut inte minst, kommer det fält som (kanske lite missvisande beroende på syftet med banken) heter "Information om arbetsplatsen".
Det är i det här fältet som ska innehålla den faktiska informationen som kandidaterna ser när de ska skicka in en ansökan! Se det som en sökandebanks motsvarighet till annonstexten i en vanlig rekrytering.
I och med att en sökandebank dock inte är en vanlig rekrytering så finns det inte möjlighet att inkludera riktigt lika mycket information eller att styra hur den informationen visas. I själva "annonsen" så kommer all information du skriver hamna under rubriken "Om arbetsplatsen".
Publicera en sökandebank
Som vi nämnde tidigare så kommer en sökandebank inte att publiceras någonstans när ni trycker på knappen "Publicera", ironiskt nog 😂
För att få ut banken på er hemsida så behöver du hämta upp ansökningslänken. Det gör du så här:
Gå tillbaka in till startsidan för sökandebankerna genom att trycka på "Sökandebanker" i menyraden längst upp på skärmen.
Hitta banken som du vill få ut på er hemsida och klicka på knappen under kolumnen "Åtgärder", välj alternativet "Visa information".
En ruta med information poppar då upp, och längst ner hittar du "Sök jobbet-länken"
Länken tar du sedan och lägger upp på er hemsida! Antingen som den är, eller genom att koppla den till någon snygg knapp som ni har tagit fram. Är den här biten något du själv inte är så hajj på så vänd dig till er IT-/ Kommunikations-/ Webbansvariga så kommer de kunna hjälpa dig! 🧑💻