Når dere har valgt hvilke kandidater dere ønsker å gå videre med i rekrutteringen, kan det være på tide å booke dem inn til et intervju!

For å opprette en intervjutider i en rekruttering, går dere inn på knappen som heter "intervjuplanlegging".

Det første dere ser er "informasjon for kalenderinvitasjon", som er kontaktopplysningen som er angitt i kalenderinvitasjonen som automatisk sendes ut til kandidaten når de har booket et intervjuavtale.

Litt lenger ned på siden vil dere se om det allerede er opprettet noen intervjuavtaler, hvem som er ansvarlig for intervjuet, og om noen kandidater har booket seg inn på det.

Merk at som standard vises kun intervjuavtaler som ikke har gått forbi ennå. For å vise også de som har vært, aktiverer dere boksen "Vis intervjuavtaler som har gått forbi".

For å opprette en ny avtale, klikker dere ganske enkelt på "Opprett ny intervjuavtale".

Kontaktinformasjonen for kalenderhendelsen fylles i automatisk basert på organisasjonens og den ansvarlige rekruttererens innstillinger.

Hvis dere har lagt til brukere i rekrutteringsgruppen, har dere også muligheten til å velge hvem i rekrutteringsgruppen som skal delta på intervjuet og hvem som skal motta bekreftelsesmail, kalenderhendelse for intervjuavtalen osv. Det er ingen begrensning på hvor mange rekrutterere dere kan markere, men minst en må velges.

Besøksadressen for intervjuet hentes fra organisasjonsinnstillingene, men dere har muligheten til å markere boksen "Legg til en annen adresse" og i stedet angi en manuelt. Merk at dette brukes for midlertidige adresser, hvis dere har flere forskjellige permanente adresser, bør de legges til under organisasjonsinnstillingene!

Dere angir også hvilken dato intervjuet skal skje, mellom hvilke tider og hvor mange kandidater som kan booke seg inn på denne tiden.

Hvis dere bruker intervju tidsklassifiseringer, må en klassifisering velges ved oppsett av hver tid.

Når dere har lagret, kan dere også skrive inn notater for intervjuavtalen. For eksempel merknader angående hvem som er ansvarlig for/skal holde intervjuet. Det gjør dere ved å trykke på notatsymbolet.

Når en kandidat har booket seg på et intervju, vil kandidatens navn vises i kolonnen for bookingstatus, og hvis det er flere enn en deltaker, vil det også listes hvem de andre deltakerne er.

Dere vil ikke fra dette vinduet kunne slette eller avbooke en tid som allerede er booket, men dette gjøres gjennom å legge til en hendelse for å avbooke et intervju på den aktuelle kandidaten/kandidatene.

Dere kan enten invitere kandidater til intervju ved å sende flere tidspunkter som kandidatene selv kan velge mellom (første mann til mølla) eller invitere en bestemt kandidat til en spesifikk tid dere har opprettet.

Hvis dere velger å direktebooke en eller flere kandidater, gjør dere dette gjennom hendelsen "Direktebooke intervju" (hendelsen kan ha et annet navn hvis dere har redigert eller opprettet en egen hendelse for dette). Hvis dere markerer flere kandidater og velger å direktebooke disse til et intervju tidspunkt, må dere ha opprettet en intervjuavtale som tillater booking av antall kandidater dere har markert.

Hvis dere ikke allerede har opprettet en intervjuavtale og velger å direktebooke kandidater fra søknadslisten, vil dere ha mulighet til å opprette en intervjuavtale direkte i boksen som dukker opp. Feltet "Maks antall kandidater" vil da automatisk justeres til antallet kandidater som er valgt og kan ikke endres fra dette vinduet.

Hvis det allerede finnes opprettede intervjuavtaler, vil alle tider der antallet plasser er lavere enn antall kandidater dere har valgt, være låst for booking.

For å direktebooke en kandidat på en eksisterende tid, klikker dere på knappen "Book" ved tiden dere ønsker å booke kandidaten på. Hvis det ikke finnes en passende tid, kan dere opprette en ny og deretter klikke på "Book", som bildet ovenfor viser!

For å invitere en kandidat til et intervju, gjør man det gjennom en hendelse! Her kan dere lese en oversikt over hva en hendelse er og hvordan de fungerer.

Men kort sagt er hendelser ganske enkelt en handling som dere gjør via systemet, som enten bare innebærer at dere klassifiserer en kandidat på en bestemt måte, eller at dere kontakter dem.

Avhengig av hvordan dere jobber og om dere har valgt å lage/redigere egne hendelser, kan de se forskjellige ut og ha forskjellige navn.

Slik heter de standardhendelsene knyttet til intervjuer som følger med kontoen deres:

Når dere ønsker å invitere en eller flere kandidater til intervju, må dere opprette intervjuavtaler som kandidatene kan velge mellom. Som vi forklarte ovenfor, kan dette gjøres via intervjuplanleggeren, eller direkte i kontaktruten når dere har lagt hendelsen på kandidaten/kandidatene.

Kandidatene dere inviterer til intervju, vil da få en liste over alle dager og tider dere har opprettet intervjuer på, og vil få velge i listen hvilken av dem de ønsker å booke seg på.

Hvis dere bruker intervju klassifiseringer, vil kandidatene kun kunne velge intervjuavtaler som stemmer overens med klassifiseringen de er invitert til.

Når dere legger hendelsen på kandidaten/kandidatene, vil en boks dukke opp hvor dere delvis ser de ledige intervjuavtalene, men også ser hvordan meldingen ser ut som kandidaten får.

Dere velger om dere skal sende e-post eller SMS (mer info om SMS nedenfor) til kandidaten og hvordan selve meldingen ser ut.

Det vanligste er å ha en allerede ferdig mal som med hjelp av ulike fletterfelt automatisk henter informasjon om kandidatens navn, rekrutteringsnummer, navn på stillingen osv., men det er mulig å omskrive/redigere denne direkte før dere sender ut meldingen hvis det er nødvendig.

Merk at fletterfelt %INVITELINK% må legges til i meldingsboksen for at lenken, til siden der kandidaten kan booke seg på en tid, skal følge med i e-posten.

Ved intervju booking er det mulig å sende den som en SMS til kandidatene.

I SMS-invitasjonen skal en lenke sendes med (fletterfelt for dette må altså legges inn i meldingen), akkurat som i invitasjon via e-post. Det er denne lenken kandidaten trenger å klikke på for å komme til siden der de kan booke seg på en intervjuavtale. "Visma" står som avsender i SMS-en.

Hvis dere ikke ser alternativet for SMS, betyr det at dere ikke har dette tillegget på deres konto. Ønsker dere å kunne sende SMS til kandidater, ta kontakt med deres Customer Success Manager (CSM)!

Når dere registrerer en intervjuavtale, har dere muligheten til å angi hvor mange kandidater som skal kunne booke seg på ett og samme intervjuavtale. Automatisk vil antallet deltakere stå som "1", men dere kan registrere at opp til "100" kandidater kan booke seg på samme tidspunkt.

I listen over intervjuavtaler viser kolonnen "Status" antallet kandidater per valgt tid, for eksempel 1 av 3 booket. Hvis dere åpner denne kolonnen, kan dere se navnene på kandidatene som har booket seg.

Ved bruk av klassifiseringsmodulen i intervju bookingen, ekskluderer dere tidligere inviterte kandidater, som ikke har gått videre i intervju prosessen, fra å få tilgang til tider ved kommende intervjuer for en spesifikk stilling.

Hver tid som legges til trenger å klassifiseres, og hver klassifisering regnes som en egen intervju runde.

For eksempel, kan man klassifisere intervjuene som "Første intervju", "Andre intervju", "Tredje intervju" osv.

Når dere da oppretter intervjuavtaler, vil det være en ytterligere valgmulighet, og det er "Intervju type". En intervjuavtale som er opprettet som typen "Første intervju" vil bare være synlig for de kandidatene som inviteres spesifikt til det første intervjuet, de vil ikke kunne se noen tider som er opprettet som typen "Andre intervju".

På denne måten er det enkelt å holde kandidatene adskilt, se tydelig hvor langt de har kommet i rekrutteringsprosessen, og forhindre unødvendig administrasjon ved oppretting og sletting av intervjuavtaler for forskjellige trinn i prosessen.

Når en kandidat booker seg på en intervjuavtale (enten som de har valgt selv eller blitt tildelt), vises vedkommendes navn i listen over lagte intervjuavtaler. Hvis det er en gruppeintervju (mer enn 1 plass), vises antall kandidater per valgt tid, for eksempel 1 av 3 booket. Navnene på kandidatene vises når man utvider informasjonen via pilikonet.

For å bekrefte bookingen og sende en kalenderinvitasjon med informasjon om besøksadresse osv., kan du enten gjøre det manuelt eller aktivere en organisasjonsinnstilling slik at det sendes automatisk. Vi anbefaler alltid at dette sendes automatisk, og det er standardinnstillingen på alle kontoer.

Hvis den er sendt automatisk, vil det vises i kolonnen for "Kalenderinvitasjon", og hvis ikke, er det mulig å sende den manuelt ved å trykke på lenken.

Hvis en eller flere kandidater bookes når intervjuavtalen skapes, vil både teksten "Send bekreftelse til nylig bookede kandidater:" og lenken for å sende bekreftelse vises. Dette inntil de valgte kandidatene har mottatt en kalenderinvitasjon. Når alle kandidater har mottatt en intervju bekreftelse, vises kun teksten "Intervjubekreftelse sendt". Knappen for å sende bekreftelse forsvinner.

Sørg for at riktig besøksadresse og kontaktopplysninger er oppgitt før du sender kalenderinvitasjonen.

Teksten "Intervjubekreftelse sendt" vil vises i bookinglisten.

Både dere og kandidatene kan avbestille et intervju hvis det oppstår forhindringer. Ved avbestilling av en kandidats intervjuavtale sendes en automatisk e-post ut til kandidaten og valgte deltakere (rekrutterere). Hvis en kandidat angir at ingen av de tilgjengelige tidene passer – via den samme lenken som brukes for å booke en intervjutid – sendes en e-post til rekruttereren om at kandidaten ønsker nye forslag på tider.

Hvis en rekrutterer trenger å avbestille intervjuavtalen, har vedkommende muligheten til å legge til en e-postmelding som skal sendes ut til kandidaten og deltakere. E-postmeldingen kan legges til ved bruk av hendelsen "Avbryt intervju". Hvis du ønsker å sende en e-postmelding, markerer du boksen "Send e-post om avbestilt intervju til jobbsøkeren og ansvarlig rekrutterer" og skriver din melding. Du kan for eksempel legge til årsak til avbestillingen og informasjon om hvordan en eventuell ny booking av tid vil foregå.