Når dere har valgt hvilke kandidater dere ønsker å gå videre med i rekrutteringen, kan det være på tide å booke dem inn til et intervju! 🕒

For å opprette en intervjutid i en rekruttering, går du til knappen som heter "Intervjuplanlegging".

Denne knappen ser du i trinnet "Søknader" etter at den første søknaden er sendt inn!

Det første du vil se, er en seksjon som heter "Informasjon for kalenderinvitasjon". Kontaktinformasjonen du oppgir der, er informasjonen som flettefeltene i kontaktmalen henter når informasjon om intervjuet sendes ut til kandidaten. Vi kommer tilbake til dette senere i seksjonen "Kalenderinvitasjon/bekreftelse på booking" 😄

Besøksadressen som oppgis her, vil også automatisk bli inkludert i nye intervjutider, men den kan også endres per intervjutid hvis du ønsker det.

Hvis det er forhåndsinnstilte intervjuadresser angitt i organisasjonsinnstillingene, vil disse hentes automatisk. Hvis det er mer enn en, kan du velge hvilken du vil bruke i nedtrekkslisten. Hvis du vil legge til en helt ny, merker du av for "Legg til en annen adresse" og skriver inn en egen adresse. Denne vil ikke bli lagret på organisasjonsnivå, men vil kun være tilgjengelig i denne rekrutteringen.

Litt lenger nede på siden ser du listen over opprettede intervjutider og en oversikt over deltakere, dato og klokkeslett. Hvis det ikke finnes noen intervjutider, er listen tom. Den vil også være tom hvis det ikke er opprettet noen aktuelle intervjutider. For å se intervjutider som allerede har passert, klikker du på knappen "Vis intervjutider som passert".

For å opprette en ny tid, klikker du bare på "Opprett ny intervjutid"! Kontaktinformasjonen fylles ut automatisk basert på det du skrev inn i den forrige seksjonen, "Informasjon for kalenderinvitasjon".

Hvis det er flere brukere lagt til i rekrutteringsgruppen, vil du også ha mulighet til å velge flere deltakere til intervjuet! Det er ingen begrensning på hvor mange rekrutterere du kan velge, men minst én må velges. Ellers blir det vanskelig å gjennomføre intervjuet 😉

Deretter angir du også hvilken dato intervjuet skal finne sted, mellom hvilke klokkeslett, og hvor mange kandidater som kan booke seg inn på akkurat denne tiden.

Hvis dere bruker modulen for intervjutidsklassifiseringer, må en klassifisering også velges ved opprettelse av hver intervjutid!

Kontaktinformasjonen hentes, som vi nevnte ovenfor, fra det du skrev inn i "Informasjon for kalenderinvitasjon". Men akkurat som der, kan du også her velge å oppgi annen kontaktinformasjon, en annen adresse eller legge inn en helt ny adresse! Merk at hvis du endrer noen av opplysningene, vil endringen kun gjelde for denne spesifikke intervjutiden!

Når du har lagret intervjutiden, kan du også skrive inn notater for den. For eksempel notater om hvem som er ansvarlig for/skal holde intervjuet hvis det er flere deltakere. Dette gjør du ved å trykke på notatsymbolet i listen over opprettede tider.

Når en kandidat har booket seg inn på et intervju, vises navnet på kandidaten i kolonnen for bookingstatus. Hvis det er mer enn én deltaker, vil alle deltakerne vises i en liste.

Fra denne visningen kan du ikke fjerne eller avbestille en tid som allerede er booket. Dette gjøres ved å legge til en hendelse for å avbestille et intervju på den aktuelle kandidaten/kandidatene 😊

En intervjutid som en kandidat er booket på, kan heller ikke redigeres. Kun ubookede tider kan redigeres!

Når du registrerer en intervjutid, har du mulighet til å angi hvor mange kandidater som kan booke seg inn på én og samme intervjutid. Antall deltakere vil automatisk stå som "1", men du kan registrere at dere ønsker at opptil "100" kandidater skal kunne booke seg inn på samme tidspunkt!

I listen over intervjutider viser kolonnen "Status" antall kandidater som har booket seg per valgte tid, for eksempel 1 av 3 booket. Hvis du åpner denne kolonnen, kan du se navnet på alle kandidatene som har booket seg inn på akkurat den tiden.

Da har vi opprettet intervjutidene, og nå er det på tide å sende ut invitasjonene! 😍

Dette gjør du ved å legge til en hendelse på kandidaten. Hvis du vil ha en mer detaljert gjennomgang av hva hendelser er og hvordan de fungerer, kan du lese mer om det her!

Kort fortalt er hendelser rett og slett en handling du utfører via systemet, som igjen fører til ulike ting. En hendelse for å invitere en kandidat til intervju vil føre til at det sendes en e-post til kandidaten/kandidatene.

Hendelser er noe mange velger å tilpasse selv, så navnet på hendelsen varierer ofte. Hvis dere ikke har tilpasset hendelsene selv, men de er satt opp av oss, heter hendelsene knyttet til intervjuer som følger:

Ganske tydelig, ikke sant? Selv om dere har tilpasset hendelsene selv, bør det fremgå av navnet hva de innebærer 😊

Når du legger til hendelsen på kandidaten/kandidatene, vil det dukke opp en boks der du ser hvilke tider som er opprettet (og dermed kan bookes), samt hvordan meldingen kandidaten vil motta ser ut.

Du ser sikkert også at det finnes en knapp for å legge til nye tider 👀

Skulle du ha glemt å legge til en tid, eller kanskje du vil fjerne eller redigere en opprettet tid, kan du enkelt gjøre det fra denne visningen uten å måtte gå tilbake til intervjuplanleggeren!

Hvis du vil opprette en ny tid, har du nøyaktig de samme valgene som når du gjør det i intervjuplanleggeren. I denne visningen er det imidlertid kun intervjutypen (hvis dere bruker det) og antall kandidater som kan redigeres for en allerede opprettet tid.

Når du er fornøyd med intervjutidene, er det på tide å se på selve meldingen! Det vanligste er at det finnes en ferdig kontaktmal som, ved hjelp av ulike såkalte flettefelt, automatisk henter informasjon om kandidatens navn, rekrutteringsnummer, stillingstittel osv. Det er flettefeltene som gjør at du kan sende en masseutsendelse til flere kandidater samtidig, samtidig som hver melding blir personlig tilpasset hver enkelt kandidat! Dette sparer dere for masse tid uten at det går på bekostning av det personlige preget i meldingen 🥰

Hvis dere kun har en kontaktmal, eller hvis dere har knyttet en spesifikk mal til denne hendelsen, vil den automatisk vises i meldingsboksen. Hvis dere har mer enn én mal, vil det være en nedtrekksliste der du kan velge hvilken mal du vil bruke. Skulle dere mot formodning ikke ha noen mal, eller hvis du heller vil skrive en egen melding eller redigere en eksisterende mal, er det også helt i orden! Eventuelle redigeringer påvirker ikke selve malen, kun denne spesifikke meldingen.

Det er også mulig å sende en SMS til kandidatene i stedet for en e-post 📱

Det fungerer på samme måte som en e-postutsendelse, og også i SMS-en må du inkludere flettefeltet %INVITELINK%. Det er "Visma" som vil stå som avsender i SMS-en, så det er lurt å inkludere i meldingen hvilken annonse det gjelder og hvor du kontakter dem fra!

Hvis du ikke ser alternativet for å sende SMS, betyr det at dere ikke har denne muligheten aktivert på deres konto. Hvis du ønsker å kunne sende SMS til kandidater, ta kontakt med deres kundeansvarlig!

Hvordan ser det da ut fra kandidatens perspektiv? Uansett om du har sendt en e-post eller en SMS, vil kandidaten motta en lenke som de skal følge. Lenken tar dem til en nettside med en liste over de dagene og klokkeslettene du har opprettet, hvor de kan velge hvilken tid de vil booke.

De vil også kunne velge "Ingen tider passer" hvis de ønsker forslag til flere tider, og "Ikke interessert lenger" hvis de ikke lenger er interessert i å være med i rekrutteringen.

Når en kandidat velger enten "Ingen tider passer" eller "Ikke interessert lenger", vil brukeren som er ansvarlig rekrutterer i rekrutteringen motta en e-post med denne informasjonen.

Når en kandidat booker et intervju eller avbestiller et allerede booket intervju, vil alle valgte deltakere på intervjuet motta en e-post med denne informasjonen, så lenge dere har aktivert automatisk utsendelse av kalenderinvitasjoner. Mer om dette nedenfor i seksjonen "Kalenderinvitasjon/bekreftelse på booking"!

Det kan være tilfeller der du vil booke en kandidat til en spesifikk tid uten at kandidaten får velge fra en hel liste, f.eks. hvis du har snakket med kandidaten på telefon og dere har avtalt en tid muntlig. Det er selvfølgelig også mulig!

I stedet for å invitere kandidaten, direktebooker du kandidaten til en spesifikk tid. Dette er en egen hendelse, og akkurat som med invitasjon til intervju, kan den ha litt forskjellige navn. Vi har her valgt å kalle det "direktebooking" i denne guiden 😊

Når du legger til hendelsen på kandidaten, får du opp en boks som ser ut som den nedenfor. Der kan du enten direktebooke kandidaten til en allerede opprettet intervjutid, eller opprette en ny tid for akkurat denne kandidaten.

Det er mulig å direktebooke mer enn én kandidat samtidig, men kun til intervjutider som tillater mer enn én kandidat. Velger du å opprette en ny tid, vil feltet "Maks antall kandidater" automatisk endres til det antallet kandidater du har markert da du la til hendelsen, og dette tallet kan ikke endres fra denne visningen.

Hvis det allerede finnes intervjutider, vil alle tider der antall plasser er færre enn antallet kandidater du har markert, være låst for booking.

Så, hva skjer når en intervjutid har blitt booket? Jo! Så snart intervjutiden er booket – enten av kandidaten via en tilsendt lenke eller ved at de har blitt direktebooket – sendes det en e-post til samtlige deltakere, både kandidater og intervjuere. E-posten er en kalenderinvitasjon der mottakeren kan legge til bookingen i sin kalender. Denne e-posten fungerer dermed som en bekreftelse på at bookingen er gjennomført!

Det er også i denne e-posten kontaktinformasjonen du fylte ut under seksjonen "Informasjon for kalenderinvitasjon" i intervjuplanleggeren dukker opp. Sirkelen er nå sluttet 😄

Det vanligste er at kalenderinvitasjonen sendes ut automatisk, men det er mulig å slå av denne funksjonen. Hvis den er slått av, må kalenderinvitasjonen sendes ut manuelt. Siden det ikke finnes noen annen bookingbekreftelse for intervjuer, anbefaler vi at denne funksjonen er aktivert!

I intervjuplanleggeren kan du se om kalenderinvitasjonen er sendt. Det vil da stå "Intervjubekreftelse sendt" i kolonnen som heter "Kalenderinvitasjon" i listen over intervjutider.

Hvis den automatiske utsendelsen ikke er aktivert, vil du se at det i stedet er en klikkbar lenke i samme kolonne, der det står "Send kalenderinvitasjon". Hvis du vil sende den ut, er det bare å trykke på lenken!

Hvis du har en intervjutid der mer enn én kandidat skal delta, vil det i stedet stå "Send bekreftelse til nybookede kandidater:" etterfulgt av den samme lenken for å sende bekreftelsen.

Når alle kandidater har mottatt en intervjubekreftelse, vises kun teksten "Intervjubekreftelse sendt", og knappen for å sende bekreftelsen forsvinner 😊

Både du og kandidatene kan avbestille et intervju hvis noe skulle komme i veien!

Kandidaten gjør dette via den samme lenken som de booket intervjutiden sin med. Når en avbestilling gjøres av kandidaten, får alle intervjuerne og den aktuelle kandidaten en e-post om at intervjuet er avbestilt.

Hvis du som rekrutterer skal avbestille et intervju, gjøres det via en hendelse. Når du legger til hendelsen på kandidaten, dukker denne boksen opp.

Her har du mulighet til å legge igjen et internt notat (dette vil ikke kandidaten se), og du kan velge om du vil sende en e-post til kandidaten og ansvarlig rekrutterer. Hvis du vil sende en e-post i forbindelse med avbestillingen, merker du av i boksen "Send e-post om avlyst intervju til arbeidssøkeren og ansvarlig rekrutterer" og skriver meldingen din. Du kan for eksempel legge til årsaken til avbestillingen og informasjon om hvordan en eventuell ny booking vil foregå 😊

Husk at hvis du ikke gir beskjed til kandidaten, får de ingen informasjon om at intervjuet er avbestilt!