Ibland kan det vara så att det krävs kompletterande information från en kandidat för att kunna ta ställning till deras ansökan. Det kan man begära in via systemet på olika sätt!
Den här guiden kommer gå igenom hur du skickar ut en kompletteringsenkät till en kandidat. Skulle det vara så att du vill begära in kompletterande filer istället så kan du kika på den här guiden, som förklarar det 🌼
Vad krävs?
För att kunna skicka ut en kompletteringsenkät så behöver ni:
Ha minst en enkät skapad av typen "kompletteringsfrågor"
Ha en uppsatt händelse för att skicka ut dem
Du som användare som ska skicka ut enkäten behöver ha rättigheten för att göra det
Händelsen finns generellt sett skapad på ert konto, men skulle det vara så att den saknas, eller du inte kan använda den för att du saknar rättigheten, kontakta en intern admin så kan de hjälpa dig!
Skicka ut enkäten
Okej, då har du säkerställt att det finns en enkät som du vill använda, det finns en händelse för att skicka ut den till kandidaten och du har rättigheten för att göra det, vad är nästa steg?
Gå in i ansökningslistan i det ärende som det gäller
Markera en eller flera kandidater som du vill ska svara på kompletteringsfrågorna i enkäten.
Välj händelsen i er lista.
I bilden ovan så ser du att vi har valt en kandidat i listan, och vår händelse heter "Enkätutskick". Det kan ju då se lite annorlunda ut för dig beroende på vad ni har döpt er händelse till.
När du valt händelsen så kommer en kontaktruta poppa upp där du får välja vilken enkät du vill använda (om ni har flera olika).
Det vanligaste är att ni redan har en kontaktmall kopplad till händelsen, annars får du även välja det eller kan du välja att skriva meddelandet själv!
Notera! Det går inte att skicka en kompletteringsförfrågan till ansökningar som du eller en kollega manuellt lagt in i systemet!
Parametrar
När du skriver ett eget meddelande så kan du ta hjälp av parametrar. En parameter hämtar information från systemet, som delvis gör att du inte behöver skriva i all information manuellt, och att du kan skicka ett meddelande till flera kandidater samtidigt, utan att behöva skriva i deras uppgifter för hand.
T.ex. så hämtar parametern %FIRSTNAME% förnamnet på kandidaten som du vill skicka meddelandet till, baserat på vad kandidaten har skrivit i sin ansökan, och kommer alltid skicka ett individuellt mail till varje kandidat. Det är gör att du kan skicka personliga meddelanden till flera kandidater samtidigt utan att det innebär någon extra handpåläggning. Smidigt va? 😍
Det som är viktigt att tänka på när du skriver ett eget meddelande till kandidaten när du ska skicka ut en kompletteringsenkät är att du inkluderar parametern %QUESTIONNAIRELINK%. Utan den här parametern så kommer inte kandidaten att komma åt enkäten!
Svar på enkäten
Kandidaten får då ett mail med en länk, där de kommer åt enkäten, och svarar på de frågor som du skickat. När kandidaten är klar och skickar in svaren så kommer de att hamna i deras ansökan och kandidaten får statusen "Enkät besvarad"
